医院办公室文书档案电子化管理方法探究

胡楠

摘 要：本文主要针对医院办公室文书档案电子化管理方法展开深入研究，先阐述了医院文书档案管理的现状，如文书档案收集工作不够规范、文书档案管理制度有待完善、工作人员的素质参差不齐、医院对办公室文书档案缺少足够重视、档案管理工作存在局限性、信息化建设水平相对较低等等，然后结合医院办公室文化档案实现电子化管理的必要性，提出了几点切实可行的管理方法，如构建文书档案电子化管理体系、加快文书档案信息化和网络步伐、实现办公室工作人员队伍年轻化、完善安全制度、做好电子档案维护工作、建立文书档案电子化工作规范，通过以上措施，促使医院办公室文书档案电子化管理更好实现。

关键词：医院;办公室;文书档案;电子化管理

在医院办公室中，最重要的一项工作就是文书档案整理，此工作主要就是记录医院的各个方面，如政策上的发展和人员交替以及财务历史账单等等。长期以来，对于办公室文书档案工作来说，其整理部分仍运用以往的方式，没有充分认识到应用计算机的重要性，其应用的比较少，使得医院档案电子化应用水平逐渐降低，而且针对办公室文书档案现代化的要求等，还不能够更好满足。基于此，医院文书档案必须要实现电子化管理，进而使得医院办公室文书档案水平获得提高。

一、医院文书档案管理现状

1.文书档案收集工作不够规范

医院临床科室基本上都有好几十个，而且在职员工也非常多。与此同时，医院历史悠久，其原始文书档案和新增资料在种类上相对比较多;在数量上，非常大。对于以往传统的文书档案管理来说，基本上以纸质和人力资源管理为主，而且在开展此工作过程中，从档案管理人员的类别上来看，大多都是医护人员兼任这项工作，由于专业的差异性，在文件保管和传达等方面，很有可能存在一定的错误。比如，当医院下发一些通知时，有的工作人员，对书写的具体格式不够清楚，使得文件在传达上，其内容很容易发生缺失;还有在人员表彰等方面，其文件存档不够及时，或者重复批复文件发生破损现象;从档案管理人员的角度上来看，文件在归档的过程中，收到的文件资料不够完整。

2.文书档案管理制度有待完善

不管是传统档案管理工作，还是现代化档案管理工作，此工作都具有一定的专业性。尤其是在互联网不断发展下，对于医院内部来说，在传达公告等方面也变得信息化。而对于纸质文档和电子文档而言，在医院文书档案管理等方面，需要积极完善相关制度，让档案管理工作做到有据可依，使档案归档及时化。但是医院文书档案管理制度执行时，与实际管理有一定的出入，这就使得文书档案管理工作变得更加复杂化，而且在人力和物力以及时间上，都需要耗费。

3.工作人员的素质参差不齐

对于医院文书档案人员来说，由于数量有限，其综合素质参差不齐。而且办公室文件处理人员在平常工作的过程中，不够专业，较为随意，有时在处理文件上，不够及时，有时因执行轮换制度，使得工作开展不具备连续性。一些公文处理人员在工作时，只负责和完成自身轮值的工作，没有意识到汇总文书档案的重要性，其重视程度不够，一旦出现了问题，难以及时纠正过来，如果接替人员再接受此工作时，很有可能继续出现错误。从某种程度上来说，会使得档案工作人员工作存在返工的现象，加大其成本。

4.医院对办公室文书档案缺少足够重视

有的医院领导认为文书档案工作主要就是留存和保管，在这种单一的认识下，直接关系到医院经营和发展，其只注重医疗服务水平和创新，忽视了档案管理，这种情况将直接影响到相关部门对档案管理工作的关注和配合等问题。而且还忽视了对档案人员的培养，以及优秀人才的引进，使得档案管理工作落后，难以满足现代化档案管理工作的实际需求，不利于档案管理电子信息化发展。

5.档案管理工作存在局限性

针对医院文书档案管理，为了能够更好推进电子化管理，在资金等方面，必须要加大投入力度，并將信息系统建立起来，引进先进的设备。比如，有的医院文书档案管理办公室电脑和系统相对比较落后，在处理文件等方面相对较慢，在室内温湿度等方面，还缺少相应的调节设备，因此会使得原始纸质文档发生受潮的现象。

6.信息化建设水平相对较低

在新时期背景下，对于业务办理体系来说，也在朝着智能化和电子化的方向发展。但是在处理文书档案的过程中，有的时候还需要通过人力进行查询、复印。在信息化建设方面，其建设水平不高，一定程度上，针对文书档案开发不利于更好地实现，这直接关系到信息化建设的进度。比如，档案管理人员在防护等方面，没有意识到其重要性，自身的意识不高，再加上对于信息档案管理系统来说，存在一定的漏洞，此系统很容易遭到黑客的侵入，进而使得资料发生泄露现象。

二、医院办公室文书档案实现电子化管理的必要性

1.实现存在方式多样化，最大限度保护档案原件

针对医院文书档案，通过电脑充分应用，采取扫描和照相等有效的手段，对于文书档案来说，可实现备份，防止文书档案发生丢失，使得以往传统档案方式有所突破，进而通过对电子档案开展管理工作下，能以电子档案方式来保护档案原件，避免档案原件发生丢失的现象。

2.办公室文书档案体现出医院文书档案价值

办公室文书档案电子化，对于档案资源来说，可进一步实现共享。针对办公室文件，如果相关科室需要查阅，必须要经过领导批示才可进行查阅，针对这种查阅方式，文件很容易发生丢失，或者是文件归档推迟，而且针对政策性的文件不能够传达到医院。对于医院文书档案来说，通过实施电子化管理，如果相关科室需要查阅档案，可通过医院局域网。在医院的范围内实现共享，进而还能不断提高档案的实效性，与此同时，确保文书档案更加完整。

3.不断提高办公室的工作效率，文件查找快捷

实现文书档案电子化，一定程度上，能给文件资源各个方面的工作带来了便利，如存储和分类以及统计等方面，使其更加有序化。在查阅文件档案资料的过程中，如果年份不够详细，只将其中的关键词输入即可，点击查找即可获取，并进行打印，从档案人员的角度来看，为其查阅带来了便利，使其时间得到了节省，进而获得良好的工作效果。