大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨

王小萍

摘 要：高校在对人才信息进行管理的过程中，人事档案管理是重点，其主要在人才管理、人才流动以及人事信息等方面有着重要的作用，同时也是高校开发和利用人事档案中极其重要的环节。当前，在信息技术与互联网的推动下，我们已经逐渐进入了大数据时代，如何利用大数据的优势提升高校人事档案管理的成效，加强对高校人事档案管理的信息化建设是本文研究的重点。

关键词：大数据;人事档案管理;信息化建设

引言

我国在积极构建和谐社会的过程中，各级政府以及相关部门，都需要通过其独特的形式提供公共信息资源，积极为公民参与社会、政府活动创造良好的条件。在这个过程中，高校是提供人才信息资源与公共教育资源的重要载体，在高校职能不断发展转变的过程中，其公共程度也随之提高。所以高校人事档案管理工作，作为高校信息资源的重要构成部门，受到了社会的广泛关注，也成为了高校人才引进过程中了解人才信息的重要途径。

一、高校人事档案管理的特点分析

1.复杂性特点

因为高校的人员非常复杂，所以人事档案管理的内容也比较复杂，同时其覆盖范围非常广泛。根据职能的不同，通常还可以将高校档案分为教职工档案和学生档案两个部门。其中，教职工档案可以根据职称分为低、中、高三个等级，也包括了本科、硕士、博士三个学位等级的档案。从目前高校档案管理的工作范围来看，囊括了教育教学、后勤管理、行政管理、科学研究等几个方面的档案管理，如果高校人员的流动性较强，则会增加高校人事档案管理的负责性，所以运用一种信息化的手段做好人事档案管理工作，对高校来说有非常重要的意义。

2.社会性特點

高校内部汇集了大量高水平人才，同时也承担着培养人才的重任，是我国科技创新的重点载体。高校需要从社会中获取优质的学生资源，而学生在毕业之后会直接流向社会，向社会提供服务。高校各项工作的开展，都是为了向社会各领域培养优秀人才。同时高校内部开展科研工作以及技术研发，也是为了向社会提供服务，是为了解决生活中存在的各种难题，推动社会进步，为社会的快速发展奠定了扎实的基础。同时，高校还需要对国家相关单位的科研过程中的档案文件进行管理，包括了已经实现成果转化的鉴定结果、专利转让、技术转让等方面的方案。所以从高校的重要使命来看，其所开展的人事档案管理工作与社会有着非常密切的联系。

3.系统性特点

因为高校人事档案管理工作，需要涉及到多个部门的工作，档案内容种类、数目众多，同时内容载体的种类也呈现多样化特点，包括电子档案、纸质档案、实物档案等，从而构建了一个系统性的档案管理系统。当前，各大高校所开展的人事档案管理工作。除了需要采用传统的管理方式外，还构建了信息化管理的模式。人事档案管理期间所涉及的档案整理、档案传输、档案查阅等部门，使得高校人事档案管理工作具备了一定复杂性的特征。

4.通用性特点

国内各大高校在人才选拔、职称评定、人员管理等方面具有一定共同性，所以关于高校人事档案的管理制度与办法也具有一定的普适性。同时，高校在不断对人事档案管理进行改革的过程中，高校人事档案管理工作在全国范围内都值得借鉴，所以通用性也成为高校人事档案管理的一大特征。

二、大数据时代下高校人事档案管理中存在的问题分析

1.缺乏信息化管理的意识

自我国进入大数据时代之后，档案管理信息化成为必然的趋势。不过当前我国各大高校在开展人事档案管理工作的过程中，普遍缺乏信息化管理的意识，在有充足的硬件设施以及信息技术保障的情况下，高校在对人事档案进行管理的过程中很难发挥信息化技术以及各项硬件设施的作用，人事档案管理模式仍然受到了传统固化思维的影响。在人事档案管理无法跟上时代发展步伐的情况下，这种管理方式必然会被淘汰。所以从我国高校人事档案管理工作开展的现状来看，当前亟需解决的就是思维、观念转变的问题。受传统管理思维的影响，许多人事档案管理人员仍然采用的是传统的档案管理方法，普遍缺乏信息化管理的意识。人事档案管理人员的业务水平，直接对人事档案管理的水平影响。在人事档案管理工作受重视程度不足的情况下，高校还没有安排专业的人才对人事档案进行管理，这就使得人事档案管理人员的综合水平以及业务能力达不到正常的管理标准。同时，高校在未对人事档案管理人员进行专业培训的情况下，也会导致人事档案管理过程中出现趣多问题，如档案遗失、档案内容不可靠等情况，使得高校人事档案管理工作无法更适应信息化的改革，同时也无法主动去发现人事档案管理中存在的问题，也不会积极总结工作经验并提出一些实质性的改进意见。

2.人事档案管理的信息开发程度较低

在传统管理思维的影响下，我国高校人事档案管理工作的透明度不足，教职工、学生很难接触到自己的人事档案，并且对人事档案内容的了解比较模糊。因为高校人事档案中的内容，涉及许多隐私性的问题，所以在查阅人事档案的过程中，需要经过严格的审核，同时还需要出具较为烦琐的手续，有很多限制条件，在这样的情况下，严重影响了人事档案的利用效率。对于一些信息化建设水平较差的高校来说，还未能实现对人事档案的数字化整合，还没有构建以信息化技术为支撑的人事档案查阅系统，这就使得在对高校人事档案进行查阅的过程中会受到一定阻碍。可以看出，在高校人事档案管理信息化开发程度较低的情况下，会严重影响高校人事档案的开发与利用效率，进而会制约档案服务质量提升。在科技不断进步的过程中，信息化水平提升支撑着高校人事档案管理的改革，但是目前仍然有许多高校针对人事档案管理工作还没有构建完善的信息化管理平台，也没有建立人事档案数据库，高校人事档案管理工作仍然受纸质管理方式的局限，无法在网络平台上进行档案的整合和归档。这种传统的管理方式，无法及时进行档案补充，同时档案查询、归档的流程也非常烦琐，人事档案长期保存的效果并不理想，在这样的情况下高校随时都面临着人事档案缺失的风险。而在高校改革逐渐推进的过程中，短期内引入了大量人才，随之而来的是高校人事制度的改革和创新，同时高校人才流动性也逐渐增加，这就进一步增大了高校人事档案管理的难度和强度，所以采用一种信息化的档案管理方式是必然的选择。