破解中小设计企业信息化建设难题

文｜刘国庆 齐刚

企业信息化就是企业利用现代信息技术，通过信息资源的开发和利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经营效益和企业竞争力的过程，其核心就是降低成本和改善管理水平。

中小勘察设计企业是指人员规模在200 人以下，业务主要以方案及施工图为主的设计企业，与中大型设计企业的主要区别是人员规模少、业务范围窄、管理体系相对不健全、管理人员少等。

一、中小设计企业信息化的现状

通过走访了300 多家中小设计企业发现，大多数企业使用的信息平台有QQ、微信、企业微信、飞秋、钉钉等等，像这些平台优点在于使用广泛、难度低、对外交流无障碍。但也有一些致命的缺点，如：无法支撑企业生产质量管理需要，生产过程中的校对、审核、审定、电子签章等环节无法做到有效管理，造成事后扯皮、推诿。无法支撑更专业应用，比如图纸、模型在线打开、在线批注等，这些专业应用在设计过程中需要经常用到。设计过程数据无法有效保存，大量有价值的设计中间版本无法统一管理，为后续设计修改、服务工作造成障碍。

有一小部分超前的设计企业建立了内部信息管理系统，但基本都不完善，构建完整的生产管理系统、经营管理系统、办公自动化管理系统的企业不足10%。

二、中小设计企业信息化需求特点

通过走访300 多家中小设计企业发现，中小设计企业对信息化的需求主要有以下几点：

（1）注重提高生产效率，避免重复工作。

（2）操作要简单，学习难度要低，最好是不需要专门培训直接可以上手使用的“傻瓜式”产品。

（3）低成本、无需专业维护。中小设计企业一般没有专门的机房和计算机维护人员，所以系统最好由第三方进行维护。

（4）功能模块化，随时可增可减。企业可根据自己的业务需求急迫程度灵活选择功能模块，像搭积木一样搭建自己的企业管理系统。

（5）注重外部互联，协同工作。因为中小设计企业很多项目都无法独立承担，需要大量外部资源协作，所以需要软件开放性好。

（6）需要移动办公，需要支撑异地办公、在家办公的需求。

（7）重点关注设计管理、产值、工时、电子签章等实用功能，通用企业管理需求不迫切。

三、中小设计企业信息化的难点

难在观念上。多数中小设计企业仍愿意停留在旧有的管理模式中，并不感觉到信息技术会带来什么样的成效，大多设计企业在面对生存的压力、资金紧缺的情况下很难让他们拿出精力和金钱来投入企业信息化建设。

难在专业性强、管理协作要求高。图纸、模型、设计策划、设校审、电子签章等等这些都是基本要求。想通过直接采用通用产品如：企业微信、钉钉等，很难真正满足使用要求。

四、设计企业信息化解决方案

随着互联网、云技术的飞速发展，信息技术也发生了深刻的变革。新的信息技术给我国的中小设计企业信息化及数字化转型带来了机遇。中小设计企业可以采用互联网SaaS 模式构建自己的信息系统，这种新模式不再像传统模式那样花费大量投资用于硬件、软件采购和人员聘用，只需要支出一定的租赁服务费用，通过互联网便可以享受到相应的硬件、软件和维护服务，享有软件使用权和不断升级。公司不用再像传统模式一样需要大量的时间用于布置系统，多数经过简单的配置就可以使用。这无疑是广大中小设计企业信息化最具效益的建设模式。

基于中小设计企业的业务特点，建议从以下几个方面构建中小设计企业信息系统：

1.设计项目管理与经营管理

专门服务于企业快速协作、简单管理的轻量级产品。

经营与项目管理协作专门服务于各类团队（包括初创团队、分子公司、设计所、临时组织等），既可以为设计生产协作提供方便，围绕任务分工、设计输入、设计编制、校审互提、变更协作、成果交付等设计事务进行业务处理及沟通协商。也可以对合同、收款、开票、费用等经营事务提供登记、查询、统计分析等简单管理。所有沟通协商过程中产生的信息、文档、图纸和数据都被留存下来，做到事事可留痕，事事可追溯。

该产品既可以在团队的内部使用，也可以和外部聘用人员、分包团队、协作单位等一起跨组织跨地域使用，符合很多设计企业借助互联网技术手段进行战略转型的需要。

2.电子签章协作管理

一次提交，电脑全自动签字盖章,省下时间可以再多做几个项目。电子证章类信息由系统集中管理，设计人员只需专注于图纸的设校审本身，图纸审查更便捷，并且多人都能同时参与，提升生产质量，降低项目安全隐患；分公司提交的电子签章审批，线上直达总院，并且图纸审查过程清晰可控。

3.专业图纸、模型线上协作

服务于设计企业与设计方、施工方、业主方、政府部门等各类组织和个人，以文档、照片、图纸、BIM 模型等为对象，通过实时在线会商形式，进行跨组织、随时随地沟通讨论的一款专用产品。解决设计企业与施工代表、设计代表、监理代表、业主代表针对施工现场发生的工程变更、问题整改、技术交底等相关图纸、文档的在线沟通、协商。

解决设计企业日常办公及经营事务中领导、办公人员、管理人员等针对公文、函件、请示报告、纪要、合同、协议、投标文件等进行在线讨论、协商。能够在设计企业人员频繁出差难以凑齐的情况下，组织在线评审会议，如生产过程中针对项目的设计方案、设计条件、成果等进行的会议评审。

4.企业日常办公协作与管理

基础协作面向设计单位，可以解决非生产业务的日常办公管理。利用“互联网+”技术，解决日常办公过程中各类管理事务、事项随时随地的与部门内部人员沟通与协作。可以满足人与人的沟通；满足多人建立工作圈的沟通与协作；满足有计划时间节点要求的任务组的建立与成员之间的协作、沟通；满足总承包企业内各类审批、审核、签收、签报的管理与协作；满足针对文档的在线协作；满足各类文件、设计图纸、施工规范、资料的网上存储；满足在线打卡等日常办公的工作需要。