工程建设项目档案管理中存在的问题及对策分析

邓希亚

摘要：建造项目档案为一种特别的信息资源，不但体现了建造项目的改变与发展，为项目的完工验收、项目审计、项目创优以及达标考核等活动给予参考与凭证;还对项目投入之后的生产运营、设备维护、项目改（扩建）、历史查找、产权查证以及经济纠纷等给予参考，对促进企业可长远稳定进步拥有相当关键的作用。那么，怎样搞好建造项目档案管理工作，保证建设项目档案在企业发展中更好的发挥作用，就自己四年来从事建设项目档案管理工作中遇到的困难和存在的问题谈谈自己的体会。

关键词：建设项目;档案管理;问题;对策

引言：

建筑项目作业技术资料是单位遵照国家法规，标准对作业全进程展开管理，是项目内部质量的凭证，是项目完工验收的基础性完整资料。此资料不但可为项目事故给予正确的资料与强有力的证据，并且是维修、扩建、改建等后期工程的主要参考资料。技术资料管理工作对确保和控制项目质量也拥有相当关键的作用。本文通过分析建设工程项目档案管理中存在的问题，探索加强建设工程项目档案管理的策略。

1建设项目档案管理工作中存在的问题

1.1档案管理机构不健全，建立不及时，责任不明确

建造项目档案构成的主体多样化，每个单位本身的档案管理水平高低不一;不同参建单位无档案管理系统和机构，只派遣1名资料员来展开项目部的常规档案管理工作;档案责任难以明确，导致总体项目建设档案管理工作杂乱，无法快速、精准地体现项目建造全进程;还存有项目文件归档不及时，甚至丢失。

1.2档案管理设施配备不齐全，管理方法落后，不能实现档案共享

项目参建单位为了节约资金，在临建层面投入不足，虽然设置有档案室，可是设施配置不全，管理方式单一，很多档案室配备有一间房子、一台电脑、几个柜子，有些甚至档案室和库房合用，根本谈不上规范管理档案。有些现场条件简陋，网络连不上，档案信息化建设无法进行，档案信息共享难以实现，整个管理方式落后。

1.3档案管理队伍专业知识差、人员配备少，流动频繁

我们要实际工作中，通常可看到，不同参建单位通常仅配置一名资料员，有些甚至为兼职，这些人员多数无上岗证，不拥有档案管理水平，而且这些所讲的“资料员”，将档案管理工作作为更换工作的“中转站”，随着项目的进度，这些人员会调至其它专业，不再从事档案管理工作[1]。这样形成了恶性循环，在不断变换“资料员”中，项目文件移交不明，无法闭环衔接，导致过程文件丢失，资料不足，难以弥补，直接作用于建造项目档案的移交与验收工作。

2加强工程档案管理的策略

2.1充分认识档案管理工作的重要性，由专业部门的专业人员来负责档案管理

作业单位要完全改变只注重项目进程和经济利润的概念，充分认识到档案对于确保工程质量的重要作用。而现实的情况往往是施工单位把大部分精力和人力全部集中在施工上，缺乏对工程档案的督导检查，造成重要施工资料的缺失，影响正常的质量监督检查，避免出现为了应付竣工验收而临时整理工程档案的被动做法，应该让档案室的工作常态化、科学化，积极培训档案管理的专门人才，认真制定档案的管理政策和标准，严格完成档案管理的每项工作。

2.2提高素质，严格要求，为档案管理工作提供人才保证

2.2.1选好档案工作机构的负责人

企业档案工作机构负责人是企业档案工作的引领者，不光要熟知业务之外，还要拥有很高的理论修为、政治能力与丰富的档案管理实践，拥有极强的组织能力，拥有踏实的态度，开拓进取的精神和严谨的工作作风。负责人是档案管理的决定性人物。

2.2.2保持档案工作队伍的稳定

稳定的项目档案工作团队，有助于档案业务情况的熟知和业务能力的增强，进而确保项目档案工作的长远发展。现实证实，多次更换档案工作人员，对项目档案工作必定会产生负面的作用。所以，项目的档案管理部门要主动使用办法，确保档案工作队伍的稳定性。

2.2.3加强对档案工作人员的教育和培训

当作档案管理工作人员，要通过不同途径，使用不同方法，全方位强化档案知识、电脑知识与基建、生产管理程序的教育与培训，逐步增强业务能力，创新知识结构，以顺应档案工作发展的要求[2]。

2.3加强信息化建设，实现工程资料共享，为项目建设提供信息保证

在信息化建设规划中，我们将档案管理作为信息化建设一项关键性内容，开发了拥有自己本身特色的工程管理软件（简称P3系统），需要全部参建单位的档案管理归入其中。借助现代化设备（计算机、扫描仪、服务器等）将各类检索目录录入计算机系统，构成的不同类档案实体，完成电子化工作。并通过基建与生产MIS系统、办公自动化系统系统（OA）以及计算机网络的传输，使电子文件的流转、接收、整编、立卷工作管理达到统一化，即规范了项目档案管理，又便于资料查阅，同时达到信息同享。

2.4重视对竣工验收档案的质量

竣工验收是对整个工程的最有份量的检验，关系到工程的质量、工程的完成和顺利交接，所以必须要严格要求竣工档案的制定和管理，确保给予真实的完式凭证。在完工时期时，作业方人档案管理部门要与项目管理人员共同调整档案的归类工作，对全部项目档案实话完全的审查，快速查缺补漏，严格遵照《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的相关规定来完善竣工档案，为工程的验收和移交做好准备。

2.5充分发挥监理档案的管理优势和技术优势推进建设项目档案管理工作

工程监理队伍大部分是由不同專业的技术专家构成的，负责整体项目建造的监督检查工作。对项目的设计、作业、变更等情况相当明了[3]。所以，充足发挥项目监理的管理优势，强化对项目档案管理工作的监督检查，可高效地推动档案工作的顺畅进行;同时，最大化发挥监理人员的技术优点，对确保档案资料快速、完整和精准性拥有积极的作用。

结语

建造项目档案管理工作离不开不同层面的扶持与协助，可是当作项目档案的核心体—建设单位，在整体项目档案的管理进程中，只有完好的档案组织部门、提升管理队伍素养、加强档案管理概念，逐步探寻项目档案管理方式，并让其逐步完备，构成制度化，才能切实确保项目档案工作有规律、健康、顺畅地开展。

参考文献

[1]贾娜.工程建设项目档案管理中的问题、难点与对策研究[J].黑龙江档案，2014（04）：50.

[2]孙宏卫.工程建设项目档案管理中存在的问题及对策[J].档案，2014（05）：56-57.

[3]王晓莉.工程建设项目档案管理工作存在的问题及对策[J].治淮，2008（05）：42-43.