基层单位档案信息化建设途径分析

王海霞

摘要：对于基层单位的发展而言，什么是最重要的呢？有的人认为是管理，有的人认为是相关的制度。大家似乎都忽略了基层单位档案信息的管理工作。通常来说，基层单位档案信息的管理工作是被忽略的，因为在人们的印象当中，这项工作并没有任何的工作难度，并且更多的是在记录已经完成的项目工作，看似对于单位的发展没有做出太多贡献。但是，难道基层单位的档案信息管理真的没有任何关注的必要吗？

关键词：基层单位;档案信息化建设;途径分析;档案管理

本文重在谈论基层单位档案信息化的建设，其实主要谈论的目的是为了让更多基层单位能够认识到档案信息化建设的重要性，然而，根据我国现阶段基层单位发展的情况来看，在此之前，我们必须要让相关管理人员认识到档案管理的重要性以及必要性，只有让相关管理人员明确的认识到档案管理工作的价值，才能够让基层单位更加投入到档案的信息化建设工作中来。因此，本文会针对档案信息管理的重要性、信息化建设的优势等内容展开分析。

1 档案管理的意义

在基层单位发展的过程中，即便是档案管理工作，一直在被人们忽略的情况下，这项工作却依然没有被废除。原因就是这项工作有开展的必要性。我们可以从个人的角度理解。在一个人成长的过程中，必然会经历许多事情，并且在每一件事情过后都会进行相应的总结与复盘，这项工作的目的是为了找出自己在这件事中的不足，方便在下一次优化自己的处理方式。也就是说，这是一种经验积累的过程。对于基层单位的发展而言，同样是如此。基层单位在发展的过程中，势必会经历很多项目，而在做项目的过程中，也会遇到许多的阻碍，在克服阻碍与处理困难的过程中，我们往往会根据实际情况的不同而选择不一样的方式，这些做法有时会让我们克服困难，而有时会让我们的项目陷入困境。我们希望记录的就是每一次处理困难与阻碍时的经验。这些经验能够在日后的发展过程中给予管理人员一定的处理问题的思路。可以让相关团队在日后做项目的时候，更加游刃有余地面对产生的困难，也能够更加及时快速的处理好相应的阻碍。在整体上来看，是能够提高项目完成质量的，而项目的完成质量又与基层单位的发展息息相关。综上所述，基层单位的当管理是具有一定的必要性的。

2信息化建设的优势

在发展的过程中，档案管理已经形成了较为成熟的一套體系。即便是人们不花多余的精力去关注，该项工作也能够进行的井井有条。所以在全民创新的背景下，大家都在优化其他的工作板块，都选择使用更加先进的技术来提高工作的质量与效率，却偏偏忽略掉了档案管理项工作。其实，这也与人们的陈旧思维有关。在人们的印象当中，档案管理是有专门负责人来完成的工作，一来只是对发生过的项目进行简单的记录，二来是在记录过后对相关的档案进行分门别类的整理。无论是哪一种工作都不具备较高的难度，即便是受教育程度比较低的人群，也能够胜任工作。从这个方面来看，的确，档案管理并不需要过多的关注。也并不需要投入过多的人力、物力来优化该项工作的发展。然而，事实真的如此吗？在经历了长时间的发展之后，基层单位的档案信息真的是能够通过人力来完成相关整理的吗？我们先不论信息的基础数量，先来谈论信息的分类方式，以及整理方式，陈旧的管理方式是否能够符合现代化工作情况的需要呢？这些才是决定我们是否要针对档案管理做工进行信息化建设的主要因素。

在现代化社会发展的背景下，无论是做什么工作都以质量以及效率优先，而传统的档案管理方式，并不能够利于相关管理人员快速的寻找档案信息，不能够快速的提供给管理人员思考的方向，换言之，缺少了提供参考的“及时”，让参考价值有所降低。而信息化建设会利用计算机技术以及信息技术等先进技术，将所有的档案信息进行分门整理分类，建立属于基层单位发展的专属数据库，一旦在项目进行的过程中出现任何的阻碍，管理人员都能够在数据库中借助不同关键词来找到自己想要的档案信息，而这个过程也不过短短几分钟，大大提高了信息筛选的效率。而另一方面，在基层单位工作的过程中，时间在推移，档案信息的数量也一直在增加，大量的档案信息会管理人员带来不小的工作压力，很容易出现管理的问题。比如记录的内容并不符合实际的情况，比如在做档案时，没有针对细节部分进行描述，以及没有按照原有的分类方式，将所有档案进行有序的分类等等。这些不仅会让档案管理的工作陷入混乱，还会让人们的查阅更加的麻烦，而信息化建设就能够优化这些内容，强大的智能化信息处理能力能够快速完成信息库的建立。

总结语

基层单位必须要意识到对档案管理工作的忽略，并且改正这种想法。积极投入人力物力来完成档案管理的信息化建设。虽然是后勤部门的工作优化，却能够影响到其他项目部门工作的进行，因此，该工作有一定的监督必要。基层单位应该聘请有能力，有专业技术的人来完成相应的管理工作，并做出一定的监督。在落实信息化建设的过程中，基层单位要给予足够的支持，无论是人力上的支持，还是经济上的支持，这都是建设落实的关键。

参考文献：

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