浅谈企业档案收集工作

王茂 孙浩然

摘要：档案收集工作是档案工作的起点和基础，做不好档案的收集工作，就没有完整的档案。本文通过阐述档案收集工作的内容和重要性，分析企业档案收集工作现状，就做好企业档案收集工作提出对策措施，供各企业参考借鉴。

关键词：档案；收集；意义；现状；对策

0引言

档案收集工作是按照《档案法》的规定和档案管理制度要求，通过执行接收归档制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散在其他地方的档案，分别集中到档案管理机构的业务活动，是档案工作的起点，是档案工作环节之一。没有档案收集工作，就没有档案工作。档案收集工作是档案工作的起点和基础。本文论述档案收集工作的意义、档案收集工作现状、难点以及对策，仅供大家参考。

1档案收集工作的内容和重要性

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，具有凭证和参考作用。而狭义的档案工作是档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作，档案工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。档案的收集工作是档案工作的一个环节，主要内容包括：各个单位按照归档制度要求，接收本单位需要归档的文件材料；其次是各档案馆按照接收范围接收有关现行单位和撒销单位具有长久保存价值的档案；第三是各档案馆按接收范围接收和征集历史档案。

档案收集工作，档案工作的一个重要环节，与档案管理中其他各环相比，它处于一个特殊的地位，是所有档案工作的起点，因此，做好收集工作对档案管理具有重要的意义。主要体现在以下这几个方面：

一是，收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。档案并不是由档案机构自己形成的，而是由历史上形成的和现实生活中不断产生的，经过长期收集和积累起来的。事实上，档案的收集就是档案机构取得和积累档案的一种手段。所以，从全部档案业务工作程序来说，收集是档案工作中的一个重要环节，通过收集为档案工作提供实际的管理对象，有了档案，档案机构才有进行其他各项工作的物质条件。

二是，收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。从组织整个国家、单位档案工作来说，档案收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和具体措施，只有通过收集工作，才能把有保存价值、分散在不同地方、个人手上的档案集中到档案管理机构，形成统一的档案基地，实行统一的科学管理。

三是，收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。档案收集工作质量的高低直接关系到档案工作的其他环节，档案收集及时、系统、完整、准确，为档案管理各个环节创造良好条件，从而能集中力量对档案进行研究，广泛开展档案利用工作，才能真正地发挥档案的作用。如果档案收集很少，不齐全、完整、准确，或者只收集到一些残损零乱的和实用价值不大的档案，不仅会直接影响档案的鉴定、整理、编目、保管、统计等一系列档案业务工作。而且更重要的是不能让档案为各项工作服务，这对于维护历史文化财富的安全，为发展社会主义科学文化事业提供条件，都是极为不利的。

因此，收集工作是档案业务基礎工作中的基础，做不好档案的收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作，便不会发挥工作在企业生产经营中的基础工作，不能为企业发展保驾护航，档案工作也就不会得到人们的认可。

2企业档案收集工作现状

随着档案工作现代化、标准化不断推进，随着档案的作用进一步挖掘，重视档案、利用档案的良好氛围逐步回升。同时，档案管理理论也得到了进一步丰富，特别是国家档案局10令发布以来，各企业各单位依据国家档案局10令制订了本单位归档案文件收集范围与保管期限表，依据制度对企业文件材料收集工作进行规范化和标准化，通过数字档案馆平台实现了文档一体化，靠前收集，实现了网络实时归档，将档案收集工作的触角延伸到业务工作各个环节，从而提高了文件收集效率、质量，有效地确保归档文件材料齐全、完整、准确、有效。但企业收集工作也存在着一些问题，主要如下：

一是全体全员档案意识薄弱。企业档案收集水平高低与企业全员档案意识有着密切的联系。企业员工如果没有档案法制意识、归档意识，就有可以出现不知道自己形成的文件材料是否要归档，哪些需要归档，什么时候应该归，为什么要归档，有的甚至拒绝归档。档案意识薄弱造成文件材料收集不全，档案没有起到应有的作用，反过来又影响了员工归档移交的积极性，从而形成了恶性循环。

二是档案管理机制不够完善。档案管理机制不健全，无档案管理网络，未实现档案集中统一管理，文件材料归档责任不明确，就会造成档案门类不齐全，许多重要文件材料散落在各单位或个人手中，造成档案的丢失，给企业带来不可挽回的损失。

三是无档案管理制度或档案管理制度不完善。很多企业，由于领导专心发展经济，不太支持档案工作，因此很多单位没有自己的档案管理制度，或者有的单位有自己的档案制度，但因为制度不完善、不科学、粗放不细致，使档案收集工作无法可依，无章可循。如果企业没有文件材料收集归档的圣经或字典——文件材料收集范围和保管期表，或收集范围过粗，没有细化、量化，档案人员、文件材料形成单位和个人就不能准确把握哪些应该收集归档，哪些不应该归档，从而出现漏归不齐，未实现应归尽归。

四是档案收集管理不科学，不到位。由于企业较为庞大，特别是工程项目单项工程较多、零碎且数量庞大，涉及到的参建单位也较多，参建单位管理水平参差不齐，项目文件材料形成、收集来源、渠道也多，文件材料控制、收集的难度非常大，这是一个非常复杂的系统工程，稍有不慎，即造成大量文件材料流失，不齐全、完整、准确、系统。同时项目文件材料是工程建设过程中实际形成，但该工程项目开工建设，未实现档案全过程管理，未在工程项目开工前进行技术交底，档案管理机制未健全，造成大多数文件材料未能收集齐全、完整、准确、系统，且已既成事实。

五是档案技术力量和档案人员欠缺。很多大型企业或大型的项目，由于无档案人员或在工程项目档案管理方面经验十分欠缺，无法独立完成文件材料形成、收集、积累的指导、监督、检查工作。待档案开始整理或移交时，才发现很多文件材料收集不全，不完整，为时已晚。

因此，文件材料收集不全，质量不高，文件残缺不完整，档案门类不全，甚至有伪造、编制档案的现象，等等，从而影响档案有效利用，妨碍档案作用的发挥，对企业生产经营造成极负面影响和安全隐患，造成不可挽回的损失。

3做好企业档案收集工作对策措施

3.1建立健全档案管理体制

在单位范围内开展学习《档案法》、国家档案局《企业档案工作规范》以及中共中央《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提高全员的档案意识，并结合本单位实际情况，从档案管理机制建设、各类档案资源的收集、整理、保管、利用和服务、档案管理现代化等多方面，认真梳理公司档案管理存在的问题。

单位领导层要高度重视档案管理提升活动，将档案工作列入单位领导的议事日程，关心支持档案工作，解决档案工作存在的问题。健全以企业主管领导、办公室主任、档案管理员、各部门兼职档案员为节点的档案管理组织机构。进一步完善“三纳入” “四参加” “四同步”制度，对文件材料的形成、积累、立卷、归档、保管、利用实行全过程管理，确保文件材料处于受控状态，提高各门类档案归档率、完整率和准确率。

3.2 制订科学的档案管理制度

开展企业档案管理制度和各门类档案管理办法修订工作，细化、量化归档文件材料收集范围和保管期限表。在编制归档文件材料收集范围和保管期限表时，应全面分析和鉴别本企业形成文件材料的现实作用和历史价值，统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理要求，编制归档范围和确定保管期限应考虑多方面的需要。以下四点必须列入归档范围：

一是反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。

二是本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。

三是本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。

四是其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。

只有制訂科学的符合本单位实际情况的归档文件材料收集范围和保管期限表和收集归档制度，才能实现文件材料收集有法可依，有制度可循。

3.3求实创新，夯实档案建设

各企业单位应认真梳理文件材料形成、收集、归档的各个环节，以文件的生命周期理论为依据，通过公司数字档案馆，将档案工作前移，将文件材料收集归档工作嵌入形成部门及相关人员在日常企业管理工作中，通过在线归档功能即完成了文件材料的收集、积累与归档工作。OA系统与数字档案馆无缝链接，OA系统办结的文件自动归档、分类、组卷。从而形成了线上文件文档一体化与线下文件材料在线归档功能相结合的格局，实现了文件材料收集、归档、整理的智能化与网络化，初步实现了文件材料形成、积累、收集、归档的全过程管理，减少了重复劳动，提高了工作效率。

为了确保文件材料齐全、系统、准确地归档，公司根据工作实际需要，按照重收集，轻整理，重利用的理念，理顺了归档流程，加大文件材料收集力度，通过实行设置归档工作日、将归档纳入生产计划、纳入部门绩效考核、加大归档考核力度以及电话、OA、短信催归档、主动上门接收等方式，实现应归尽归，不留死角。

3.4着力开展档案宣传与培训工作

采取各种媒体，在企业范围内开展档案宣传工作，灌输档案法制观念和归档意识。开展员工、专兼职档案员培训班，宣传档案管理理念和档案的重要性，在公司上下形成良好的档案氛围，为做好档案收集工作打好基础。

4结束语

档案收集工作是档案工作的起点和基础，没有档案收集工作，就没有档案工作，我们在实际工作中，要按照重收集，轻整理，重利用的理念，建立健全档案管理机制，编制科学、符合本单位、可执行的文件材料归档案范围，以文件生命周期理论为依据，利用数字档案馆及计算机网络技术，对文件材料从形成到归档进行全过程管理，确保文件材料齐全、完整、准确、系统地收集到档案部门，最大限度发挥档案的作用，为企业生产、经营提供方便、快捷的档案服务。

（作者单位：中国安能集团第一工程局有限公司）