基于会计电算化档案管理研究分析

李玉芝（山东财经大学 燕山学院）

■ 引言

会计人员需辩证的看待电算化会计档案管理工作，能理性和客观的审视当前工作的特点和不足。管理应体现先进性和科学性，既要在工作思维上与时俱进，还需在模式和程序等方面进行创新和改革。工作人员应根据会计电算化档案管理的工作特点，有针对性和计划性的细化工作内容，并结合大环境的技术变革与应用的态势，有选择性地对档案管理程序进行简化，并主动的优化工作环境。通过合理的制度创新和技术引进，为会计电算化档案管理效能的提升带来更多可能性和优越性。

■ 会计电算化档案管理的工作特点

（一）归档范畴扩大化

电算化档案中的信息呈现形式是多样的，会以不同的介质为载体进行存储和传输。档案管理人员利用硬盘、云端、光盘等媒介，对会计信息数据进行存储、传播、共享的过程中，无形当中会催生新的归档行为。从这个层面来看，会计电算化档案管理的归档范畴被不断地扩大，不仅对工作信息的处理带来一定难度，而且对工作人员的信息素养和媒介素养有着较高要求。即档案管理人员需对会计数据库、电子表格、网络系统的操作方式进行区分，安全和有效的对各式档案进行归档。

（二）管理效率高效化

会计电算化，将会计管理和软件系统进行密切的联结，软件系统与物理设备的有机结合，大大优化工作程序和流程。会计人员可基于电算化系统自动生成主题明确的报表，利用专门的财务软件分析财务数据，使得管理效率展现出明显的高效化特点。而对会计工作进程中的所有数据信息进行管理的过程中，工作人员可利用网络平台实现快速的打印、传输和共享信息。在既定的时间和空间内，具有工作关联性的人员可在线上平台进行沟通与交流。电算化的会计档案管理，可助力企业逐步实现降本增效。

（三）存储条件高要求化

基于会计电算化的档案管理，相较传统的纸质档案存储条件要求更高。必须充分保证计算机系统的安全性和稳定性，否则会给档案管理工作带来较大的安全隐患，甚至会对企业的经营和投资产生一定的消极影响。因此，在具体开展电算化会计档案管理活动过程中，注重提高工作效率的同时，必须动态的优化工作平台和软件系统。档案管理人员需正确处理归档的载体，应将其放置干燥和安全的地方，必须丢失和损坏。

■ 会计电算化档案管理的注意事项

（一）注意档案管理模式的创新

电算化会计档案种类较多，既包含传统的纸质档案，还包括网络中多样的数据格式。面对复杂多样的会计档案，管理人员需注意科学的创新管理模式。根据会计档案的类型和存储的格式等，采取不同的方式方法进行管理和共享。无论是依托计算机系统开展档案管理工作，还是脱网脱机的进行信息的录入与备份，都必须保证满足档案管理的基本要求和标准。对具体的工作模式进行丰富和拓展的过程中，必须秉承“信息安全”的原则，利用多样化的管理模式对不同类型的档案进行管理。

（二）档案管理属性需进行扩展

会计电算化，主要是依托计算机设备和专门的软件开展的管理活动，可自动化的存储和生成会计报表。而工作模式和会计信息的呈现方式发生变化时，必须进一步拓展档案管理的属性，即从传统的制度管理升级为多维管理。既要发挥制度属性的作用，还需赋予档案管理技术属性。即应加强档案管理的信息化建设，利用技术手段优化管理流程，以及创新管理模式。对打印出的会计凭证、会计数据等逐步实现数字化和信息化管理，大大提升档案管理的可靠性和高效性。

（三）注重技术和制度的协同改革

技术是丰富档案管理形式的重要工具，更是会计电算化管理的关注要点。而制度是档案管理质量提升的必要保障，需根据实际的工作环境和要求，及时地进行制度的创新与改革。基于会计电算化档案管理模式的创新，需注意在技术和制度层面进行双重的改革，二者能相互配合和彼此支撑，充分发挥其协同效益，以达到最大程度的优化工作流程和提高服务质量的目的。管理人员应将技术手段和制度创新进行科学的融合，依托现代信息技术优化工作环境的同时，及时生成相匹配的管理制度。

■ 基于会计电算化环境的档案管理改革和创新的措施

（一）开发信息化电算化会计档案管理系统

基于会计电算化环境下，档案管理应逐步实现信息化。管理人员应利用先进的科学技术，联合专门的机构开发信息化电算化会计档案管理系统。利用安全性高、功能完善的会计电算化软件处理复杂的会计数据，利用信息技术快速的集成、分析和处理大量的电子化的会计档案。管理人员既要将现代信息技术科学的应用到档案管理中，还需不断地加强物理防护。即从管理视域出发，设计和开发有登录和操作权限的档案管理系统，避免造成重要档案信息泄露和丢失等问题。有条件的企业应尽量实现“专人专机”，并为工作人员分发专门的登录账号。同时，软件开发人员需深入到会计工作和档案管理工作中，全面了解他们的工作内容和工作流程，确保所研发的档案管理系统具有高度的实用性。如人机交互页面既要清晰展现主要的工作模块，还需高度保证档案信息管理的安全性和高密性。可在账号登录和权限设置方面进行多层考虑，系统应根据账号的数字组合或位数，自动地识别或授权信息访问权限。这样，可大大优化档案管理的流程和程序，既要保证系统运行的安全性，还应体现信息化档案管理系统的优越性，从而全面提高管理效能。

（二）以问题为导向创新和优化档案管理制度

制度化管理，是档案管理工作有序推进和顺利完成基础。基于会计电算化对档案管理模式进行升级与创新的过程中，应着重以问题为导向进行制度的改革和创新。如针对电子档案的更新、修正和存储等，应制定严格的操作流程和规则。合理的设置系统登录的权限，应制定科学的制度和规范，禁止不符合要求的人员私自进入系统中进行操作。无论是完善档案信息，还是删除无用的数据，都必须基于系统化的审批流程和操作规则。财务部门应经理或主管为主导，督促档案管理人员优化档案信息，除此之外不允许任何人下载和更新会计资料。管理人员需针对会计电算化的档案管理内容进行细化，根据工作内容的重要程度，分别制定具有匹配性的管理制度。同时，对于极为关键和机密的会计档案，应要求经理以上级别的人有权利和权限进行信息处理，且制定电子化和纸质档案双重管理和备份的规定。要求档案管理人员定期备份所有的电子档案，并与纸质档案的归档编号进行统一。这样，根据日常工作当中的实际存在的问题，及时的优化与完善档案管理制度，为会计管理与信息更新提供良好的制度支持。

（三）动态优化计算机安全网络管理体系

基于会计电算化优化档案管理模式的过程中，应注重及时的改善操作系统的运行环境。支撑会计电算化管理的计算机系统，在工作和运行中的稳定性安全性，会对最终的档案管理质量和效果产生关键的影响。若系统和平台出现安全隐患，将会导致会计档案丢失和损坏的问题。因此，管理人员需根据档案信息存储更新情况，积极的优化计算机安全网络管理系统，以保证构建安全的工作环境。管理人员要结合实际的工作量，以及计算机系统的运行情况，对电算化系统进行科学的升级和优化。如会计应利用安全性高的杀毒软件定期的清理系统，不断加强防火墙的防御功能，尽量避免因非法操作和病毒侵入而泄露财务重要数据的问题。管理人员需认识到数据、文字、音频、视频、网页链接等，作为会计电算化档案管理的重要构成要素，在存储和应用的过程中，会对计算机系统的安全性和稳定性有一定的要求。因此，管理人员需动态的优化计算机安全网络管理体系，生成具体的工作要求、标准和程序，将工作职责和责任落实到个人。安排专人负责财务部门计算机设备和系统的安全维护和管理，为档案管理和共享提供健康的操作平台，进而全面提高管理质量和效率。

■ 结语

总之，信息化时代下，会计人员需对档案管理建立新的认识。利用会计电算化系统处理工作的过程中，应利用技术手段实现档案的高效管理，并根据实际管理成效，积极地进行制度的创新与改革。基于会计电算化的档案管理，需注重构建安全的工作系统和平台，既要保证会计数据的安全存储和共享，还需切实发挥档案管理的功能与作用，为各个岗位或部门做好信息服务工作。同时，管理人员应加强计算机系统和信息化档案管理系统的升级和管理，为有序、顺利、顺畅的开展档案管理工作提供有利的条件和空间。