信息化时代公安档案管理模式初探

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2108-5042-3877

摘  要：在信息化时代，信息化建设逐渐成为档案管理发展的主流趋势。尤其是在我国众多档案中占据着至关重要位置的公安档案，更需要加快建设档案管理信息化的步伐。但是受到多种因素的影响，比如公安档案管理制度不健全等，使我国公安档案管理工作陷入了诸多困境，对我国公安档案管理信息化建设带来不利影响。为此，找到公安档案管理工作面临着各种难题，并找出行之有效的解决策略，是现阶段值得相关管理人员深入研究的重要课题。现基于信息化时代背景，针对我国公安档案管理信息化建设的必要性进行了分析，结合当前工作中存在的问题提出了相应的解决策略，希望能为公安档案管理事业的可持续发展提供一定帮助。

关键词：信息化时代   公安部门   档案管理   管理模式

中图分类号：G271                           文獻标识码：A               文章编号：1672-3791（2021）06（b）-0075-03

On the Management Mode of Public Security Archives in the Information Age

ZHU Jianzhen

（Jianning Public Security Bureau， fujian province， Sanming， Fujian Province， 354500 China）

Abstract： In the information age， information construction has gradually become the mainstream trend of the development of archives management. In particular， the public security archives， which occupy a vital position in many archives in China， need to speed up the construction of archives management informatization. However， influenced by many factors， such as the imperfect public security archives management system， China's public security archives management has fallen into many difficulties， which has an adverse impact on the information construction of public security archives management in China. Therefore， finding various problems in public security archives management and effective solutions are important topics worthy of in-depth study by relevant managers at this stage. Based on the background of information age， this paper analyzes the necessity of information construction of public security archives management in China， and puts forward corresponding solutions combined with the problems existing in the current work， hoping to provide some help for the sustainable development of public security archives management.

Key Words： Information age; Police; Archives management; Management model

近年来，随着信息技术突飞猛进地发展，其在我国档案管理领域中得到了广泛应用。公安档案管理工作的信息化建设，指的是借助于先进的计算机技术，使纸质档案实现向电子档案的转变，最终能够通过网上公安档案有效地对信息资源进行共享。信息化技术的发展和应用，推动档案管理工作成功迈进了新的发展阶段，特别是对于公安部门来说，由于该单位内部涉及到大量的档案资料，档案管理的信息化建设是公安部门进行改革和发展的大势所趋。因此，在信息技术不断发展的趋势下，公安档案管理应该紧跟时代发展步伐，加快信息化建设，这样才可以做到与时俱进，走得更高更远。

1  公安档案信息化建设的必要性

1.1 改变传统档案查询，为群众查询提供便利

公安档案管理工作主要包含两方面内容：一是为公众享有知情权提供保障，便于公众查阅相关档案资料;二是更好地满足内部办公的实际需要。由此可见，公安档案管理工作的改革与发展，必须要将“为民服务”的行政理念落到实处，将“方便群众”作为工作改革的出发点和落脚点。例如：在进行户籍档案管理时，过去群众要想对自己的户籍档案局进行调阅，必须要前往相关派出所申请开具有关证明，并交由相关档案人员到档案室对户籍资料进行查找，在这个过程中需要花费很多时间。而现如今仅需要进入公安内部网络，调取群众需要的户籍资料，通过电脑即可完成资料的打印，并第一时间提供给群众，使群众因此获得极大的便利^[1]。信息化管理为人民带来的便捷服务在英国表现得最显著，英国警察局针对档案查询建立了专门的自助查询大厅，同时投放了各种各样的实用性工具，包括纸、手机、网络、笔等，公众只需要凭借合法、有效的手续和证明，便能通过自助服务机查询到自己需要了解的信息。

1.2 破解纸质存储弊端，实现高密度信息存储

在公安档案管理工作中，信息化技术的引入，主要是以计算机为重要载体，实现数字化处理各种各样的档案资料，并准确识别其中出现的视频、音频、图片以及文字等，并通过二进制的方式有效存储起来。这种方法与传统纸质化档案存储的优越性表现在，可以最大限度地节省纸质资源和存储空间。由于这是一种数字化的管理方式，档案管理人员仅仅需要将关键词输入电脑中，就可以在短暂的时间里调阅出需要的档案，有效减少了查找时间，对于传统纸质管理方式来说，采用信息化档案管理模式有效弥补了其不足和缺陷。

1.3 充分利用信息优势，实现高质量档案管理

公安档案管理并非是单纯的储存档案，还会对档案内容进行合理的分析。在计算机技术的辅助下，数字化的公安档案管理以现有档案数据为基础，对其展开全面、合理的分析，根据得出的分析结果，对事情发展的趋势进行科学的预测，同时能够为公安各项重大决策提供数据支撑。因此，在实际工作中，应该对信息化带来的优势进行充分利用，通过对数据的加工与分析，为新时代警务工作效率的提升助力，从而更好地服务于群众生活，为维护社会治安的稳定提供保障^[2]。

2  公安档案信息化管理工作中存在的問题

2.1 软件开发深度不足，信息化档案管理流于形式

让群众享受实实在在的便利是档案信息化管理的主要目标之一，主要集中表现在：提高群众查询的效率，最大化减少群众跑腿的次数，追求“让百姓少跑路、让信息多跑腿”。在实际工作中，由于缺乏开发软件的足够力度，软件与软件之间并未实现有机融合，一定程度制约了为群众带来便利举措的数量的增长。例如：在户籍档案管理中，这是一项群众查询频率比较高的资料，但是因为部分部门户籍档案尚未全部完成系统的录入，或者是一些区域尚未完成数据共享，导致要想查询户籍档案的群众可能要到达多个部门，往返多次才能查到相关信息^[3]。因此，为了能为群众提供更多便利，要加快不同软件间的深度融合，早日实现部门与部门的数据共享。

2.2 操作人员意识不足，信息化档案管理覆盖率低

当前阶段，大多数大城市已经拥有了相对完善的公安档案管理信息化模式，还安排了专门的档案操作和管理人员，但是在很多比较偏远的地级市，档案信息化管理模式还缺乏完善性。这些区域的公安机构中，通常来说，档案管理直接交由后勤人员完成，由于后勤人员一般都没有接受过专业的学习和技术培训，便错误地认为这项工作的信息化建设只需要将纸质化材料的内容录入电子系统即可，这样会直接造成两个后果。一是档案利用率较低。对于操作人员来说，其在开展这项工作时主要是完成“录入”和“存储”这两项工作，没有意识到数据分析的重要性。事实上，大部分兼职负责档案管理工作的操作人员，对于信息化系统的应用方法都停留于表面，这也是严重制约操作人员档案管理水平提升的重要因素。二是电子档案覆盖面较低。由于纸质化档案关系到很多部门的信息，但是档案并没有全部实现电子档案的转变，对于一些重要的档案来说，并没有得到信息化管理。

2.3 相关制度建设不全，信息化档案管理缺少环境

在公安档案管理当中，制度的建设可以为其提供方向性引导，从而进一步细化每个部门的分工、职责等。比如：如果没有对人员的具体职责进行明确，会出现其他部门人员负责公安档案管理的工作现象，减低工作的专业性;如果没有制定对设备设施使用的要求，很可能因为没有对设备进行妥善的保存和管理，进而丢失很多重要的档案;如果没有明确部门分工，部门与部门之间会相互推诿，严重影响到公安档案管理工作的高效率开展。上述这些都是因为没有对制度进行细化，没有制定具体的工作要求，最终严重影响到工作质量的改善。

3  信息化时代公安档案管理模式的构建策略

3.1 加强思想培训，全面梳理可供信息化管理的档案

要想对公安档案管理模式进行创新和改革，需要从思想层面入手，紧密结合档案管理工作的实际需求，不断增强工作人员思想认识培训工作，使其对档案管理形成深刻认识，这也是这项工作改革的重要前提。具体可以关注以下方面：需要让员工深刻意识到信息化改革是新时代背景下一股不可逆转的趋势，是组成公安执法模式必不可少的组成部分。公安档案管理绝非只是简单的储存数据，其还有更重要的功能就是对数据的开发和利用，档案管理人员需要对有价值的数据进行深入挖掘，养成分析数据资料的良好习惯，将档案的重要价值充分发挥出来，必须要摒弃过去的“重管轻用”思想，对档案进行有效的开发利用，为案件的研判以及部门的决策等提供强劲的支撑^[4]。

3.2 做好顶层设计，分步推进档案管理信息化的完善

任何一项工作的有序开展都离不开顶层设计，公安档案管理工作也不例外。虽然国家已经有了相关的规定，但是在实际的落实过程中依旧会有“空洞”情况的发生。因此，公安部门还需要制订细致的阶段性计划，对各个阶段的具体措施进行进一步明确，更好地促进档案信息化改革发展步伐的稳步迈进。在制度设计方面可以从以下几方面入手：第一，完善基础设施建设，对于涉及的档案库房、阅览室以及档案办公用房等，都需要制定详细的建设标准。第二，加强队伍建设和管理，在人才的选拔和录用方面，必须要保证相关人员拥有丰富的档案管理知识，并具有较强的信息化操作水平，同时队伍要尽量维持相对稳定。第三，明确职能分工，在档案管理信息化工作过程中，档案管理部门是重要的牵头部门，协同部门包括装备部门和后勤部门，不同部门需要对分工进行明确，各尽其职^[5]。

3.3 完善平台开发，打通不同平台之间信息互通共享

在公安档案管理信息化建设中，系统平台是一项重要的保障，在系统平台之间如果存在障碍，将会对信息数据的有效传输产生不利影响，同时还不利于提高公安档案工作的整体效率。从当前发展情况来看，公安机关都已经安装了平台管理系统，但是不同的平台之间还并未成功打通数据传输的通道^[6]。

鉴于此，如何实现平台与平台之间数据的有效传输是需要解决的首要问题：首先，从国家层面来说，需要加大对多功能管理平台的研发投入，从而研发出更多的综合性管理平台，公安部门需要升级更新内部的系统，有效介入到国家的管理平台中，从而更好地实现数据共享。公安部门应该使用相同的管理平台，选取现阶段具有较强综合性的平台，并在此技术上，对平台的功能进行拓展，从而满足各个部门办公的实际需求。

4  结语

综合而言，在信息化时代，公安档案管理工作的有效开展，应该与信息化建设有机结合起来，从根本上转变传统纸质化档案管理模式，不断加强对员工的思想培训，对可供信息化管理的档案进行全面梳理，做好顶层设计，对档案管理信息化进行阶段性的完善，加强平台的开发力度，更好地实现不同平台之间信息资源的共享，充分发挥出公安档案管理工作的重要作用，为公安档案管理模式的创新和改革做出更多的贡献。

参考文献

[1] 董志梅.数字化背景下档案管理信息化建设的创新策略[J].科技经济导刊，2021，29（20）：177-178.

[2] 俞国孟，刘文萍，陈庆慧.浙江省公安厅数字档案室建设实践与成效[J].中国档案，2019（9）：32-33.

[3] 陈鹏.开发利用公安档案服务学校思政教育[J].中国档案，2021（5）：38-39.

[4] 王晋.探讨大数据时代下的公安档案管理创新策略[J].传媒论坛，2020，3（2）：116，118.

[5] 李修丞.警务信息共享的利益壁垒：表现、机理与破解之道[D].北京：中国人民公安大学，2020.

[6] 谢梦忆.H市公安局人事档案信息化管理存在的问题及对策[D].武汉：华中师范大学，2020.

作者简介：朱建珍（1980—），女，本科，馆员，研究方向为公安档案信息化管理。