完善图书信息化管理模式增强图书馆服务能力

苏燕

摘要：在这个信息化电子化发展日新月异的今天，电子产品和智能手机、平板电脑成为人们不离手的工具和生活必需。这个现象从成人蔓延到大中小学生，可以说“人手一机，形影不离”成为现代人尤其是大学生的生活模式。如何把我们的大学生从对手机的痴迷中拯救出来，如何用书籍的营养滋润大学生的心灵，是高校图书馆需要破解的一个难题，也是高校图书馆发挥德育教育辅助功能的一项重要使命，更是高校圖书馆履行文化传承功能展示文化自信的魅力所在。新时代对高校图书管理服务提出了新要求，大学生对图书管理的多样需求和优质服务也提出了更高要求。特别是信息化、智能化时代的到来，为传统的图书管理模式提供了一个发展转型的契机，数字化、网络化、自动化的图书管理模式逐步淘汰传统的人工化、低效率、高耗时模式，成为时代的潮流。本篇论文旨在讨论高校图书管理模式如何应对现代化信息化的挑战，如何最大化满足大学生不同层次的阅读需求，如何利用现代化管理与个性化服务手段把大学生吸引到“爱上阅读”的行为上来，更好地发挥图书馆德育、智育和文化传承的育人功能。

关键词：图书档案;信息化管理;智慧阅读;文化传承

高尔基曾说过“书籍是人类进步的阶梯”，他也曾深情地发出呼喊“热爱书吧，这是知识的源泉。书籍是全世界的营养品，阅读使人精神世界丰富，心灵层面丰盈。“腹有诗书气自华”从来不只是一种传说，而是实实在在地被人们所验证和体会。高校图书馆被誉为高等院校“知识殿堂的中心”和师生“德育教育的无声导师”，在高校的专业课补充和文献资料查阅、德育教育中的潜移默化润泽心灵、传统文化的传承和高校特色的延续上，起着不可替代的重要作用。信息技术不发达时期，传统的图书馆和图书管理模式让人们享受着“岁月静好，时光安稳”的同时，也承受着“人工查找图书时间长、效率低、图书摆放随意不规律、收回不及时、图书借阅与归还信息失准”等无奈和不足，这是受制于客观条件的制约，比如：电脑普及率低，系统检索不完善，人工服务出错率高、信息沟通受限制等①。时代的发展，科技的进步，信息的更迭，新技术的应用给人们的生活带来了质的飞跃和前所未有的体验，特别是未来5G技术的应用，VR虚拟情景的变幻模拟，信息技术革命成果显现在人们生活的方方面面，在信息技术的时代，传统的图书馆管理模式已经不再适应时代的发展。信息时代的图书管理模式将不同于传统的图书管理形式，其特点就是可以把海量的纸质藏书转化为电子版存储到移动设备上，比如优盘、硬盘、云盘等，体积小，容量大，不占空间，携带方便还使用便捷，通过互联网对在线云端的访问，可以随时的查看需要借阅的图书，符合现代人“快餐速食”的特点和需求②。对于图书管理者来说，利用信息时代的特点，建立网上云端和APP，把大量的图书录入成电子版，方便人们借阅浏览，同时利用相关软件和管理程序，节省了大量的人力物力，收获了高效的借阅和检索效率。同时，信息图书馆的建立，特别是数据库的建立，可以让管理者通过大数据分析和系统资料备份，对图书状态有个清晰准确的把握，比如可以轻松查阅到书籍的借阅状态、流通次数、归还时间以甚至借阅人群资料等，还可以通过梳理该类图书的流通范围分析阅读此书的人群特点及借阅偏好等，找寻图书流通的规律，有针对性地做好图书借阅分析，更好地服务读者需求。

一、传统图书管理模式的局限性

（一）闭锁性是传统图书管理受限的现状之一

传统高校图书馆主要功能分对内和对外两种情况：对内是对馆内现有的图书进行整理保存及登记收藏工作;对外是对前来借书的读者提供藏书检索、查阅借阅等基本功能的服务，受人力、时间、业务熟练与否、归档及时与否等条件的限制。图书馆在为读者提供借阅服务的同时，对图书的借阅有时长的限制，一般为两周到一个月的借阅周期，这限制了图书的传播范围，特别是社科类图书，即时性、信息性很强，怎样高效周转，适应读者需求是一个需要面对的问题。其次，在发展的过程中，由于科技的限制不能普及运用现代化的信息传播手段，导致高校图书馆之间、图书馆与读者之间产生交流闭锁，信息互不通的现象，特别是一些不发达地区高校图书馆，因传统的图书馆管理模式导致信息资源封闭从而产生浪费，图书只在小范围内局限性交流，无法发挥它们的价值最大化，本身就是一种资源浪费。另外一种客观存在的原因就是，高校图书馆一般都有属于自己的一些独特的藏书，是高校的珍贵资产，它们非常珍贵且数量很少，高校出于保护的原则，图书馆对这类图书的保护措施是不允许外借，只能查阅，或者不能在单位之间传播交流，只能在划定的区域内小范围借阅，这也导致了图书资源传阅受限，形成事实上的资源浪费③。

（二）公益性图书管理模式不能形成市场化运作模式

高校的图书馆大部分是国家出资建造或者是高等院校、科研院所内部的图书馆，主要针对的读者群是校内师生，就算允许校外群众读者现场阅读，由于公益化的原因，所以无法吸引市场化运作公司的投资兴趣，例如扩建图书馆、增设图书存量和种类等。因为不盈利的原因，所以形不成良好的市场竞争，而没有竞争就没有压力，从而也没有了发展和前进的动力。这也是高校传统图书管理模式的局限性之一。

（三）高校传统图书管理的工作量大且效率不高

高校传统的图书管理模式有它很多局限性：一是图书馆藏数量多，占空间，所以导致书籍的管理难度大，工作量大，需要的人多，且因为传统的图书管理采用的纯人工劳作，需要投入大量的人力物力精力，高强度的工作造成图书管理人员巨大的工作压力的同时，工作效率却不尽如人意，人工操作的程序，容易出错，且在借阅繁忙的时间段更容易导致图书归还杂乱无序的现象发生。传统的高校图书馆的信息化，就是对所采购的书籍进行简单的电子文档的记录，做不到专业性强的书籍编号和分类，为以后师生的借阅和归还以及管理人员的检索工作埋下了隐患。由于传统的图书管理系统缺乏现代化的信息技术处理手段，比如扫码定位、条码归类、借阅电子信息追踪、防水防虫防盗等手段应用，导致借阅者在寻找图书的时候因无法跟踪定位而浪费借阅时间，缺乏信息化的检索工具，对书籍的检索查找也会让借阅者产生疲劳和厌倦心理④。这些情况的发生都会给借阅者带来了极大的不便。再加上有限的馆藏资源无法共享，急需的文献资料却在馆内查找不到的现象存在。这是传统图书管理模式的一大弊病。不尽完善的图书管理模式满足不了读者的需求，随着时代的进步科技的发展和信息技术的应用，高校图书馆呼唤信息时代的到来，以便给图书管理者和借阅者带来方便快捷的体验。

二、现代信息技术管理手段给传统图书馆带来的挑战和影响

（一）现代信息技术管理的定义

信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源，以现代信息技术为手段，对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。它相对于传统的技术管理来说，具有信息化（又叫数字化）、便捷化、集约化和永久化的特点，对传统的技术管理是一场革新和震撼。

（二）信息技术有利于馆藏书籍实行数字化管理

信息技术相于传统图书馆来说，最大的吸引力和优势就是对书籍进行数字化的保存技术，它颠覆了传统的纸质书籍保存技术所存在的不足和缺憾。传统的图书的保存方法繁琐，保存条件苛刻，占据大量的空间，可以说是耗时、费力、烧钱的一项工作。纸质书籍存放地要求要干燥，但是同时带来火灾和虫吃鼠咬的隐患;避免书籍遇水，防潮防湿防腐措施要到位，这些限制都会占用大量的人力和物力。特别是对于一些价值珍贵的书籍，更是在借阅方面限制颇多，使得借阅人群受限，无法真正发挥书籍的作用。信息技术的发展能突破纸质书籍的存放、保管、借阅障碍，尤其是为稀有图书的面世提供了良好的载体，因为它可以利用多媒体技术手段把珍贵的信息资料扫描、上传到数据库里，避免了人工翻阅和保存的后患，同时还节省了存放空间。数据化的资料还可以通过网上下载，在线或者离线观看书籍，实现远距离信息输送，安全快捷还省时。比如在上海世博会上或者故宫博物院里，都可以看到电子版的国宝《清明上河图》，真迹保存完好，而展现的是电子版的《清明上河图》在视觉效果上同样不输与真品。同时，对书籍的数字化可以增加图书馆的教育能力和传播能力，借阅者可以通过对电子版的借阅看到完整的书籍内容，可以分享给朋友，和朋友一起学习成长，还可以同时选择借阅其他的书籍，不受图书馆场地所在和闭馆时间的影响。

（三）信息化技术让图书管理系统实现网络智能化

信息化的技术解决了传统的书籍人工管理费时费力占用人力资源的难题，体现在以下几方面：一是信息检索技术的便捷，利用信息化管理手段，在信息系统上查找书籍简直易如反掌，特别是现代化的扫码技术和定位系统，完全实现一键查找不费吹灰之力。而同样的查找技术，人工查找则费时十倍甚至几十倍。二是书籍归类有序化。传统的人工管理书籍，需要图书管理人员熟练掌握各类书籍的摆放地点和位置，才能做到存放有序，查找方便。而面对成千上万的书籍资料，再好的记性也有记忆失准或者弄错的时候。特别是在借阅人群短时间增多时，对图书管理人员是一个考验，从而导致忙中出错、忙而无序的现象发生。当图书管理系统实施网络智能化管理手段时，由于提前输入了图书的分类位置和信息定位，从而避免了上述的难题发生。信息化的检索和查找为图书的分类提供了依据，对图书进行分类编号，可以彻底的区分书籍的类别，避免效率的低下，在对进行书籍检索时，可以按照排、列、组和日期进行检索，还可以利用语言的分类和主题语言的检索达到目的。三是信息化图书管理模式提升了书籍管理效率，简化了业务流程，精简了人员开支。信息化的图书管理在管理的流程上做了优化，使得借阅流程简捷高效。借阅导致的效率的升高必然会引起图书馆业务人员的精简，图书的采集、编号的自动化，文章的数字化录入的简单化，图书整理检索等这些方面的流程的信息化和简便性，精简了流程，极大的提升管理服务效率。

（四）信息化技术产生冲击了图书馆对人们的吸引力

在信息技术不发达的年代，人们获取知识的途径少，消息传播流程长速度慢，信息的相对闭锁让传统的图书馆和馆里的书籍对渴求知识的人们有较强的吸引力。随着科技的进步和信息化技术的发展，特别是信息爆炸的时代，人们获取信息的途径多样化，特别是电子产品的普及和应用极大的分散了人们对于书籍的兴趣和注意力，导致了人们的系统化学习的能力的降低。同时，对书籍的需求淡漠加大了图书馆的冷清，尤其是与互联网信息的多元化相比，图书馆的书籍信息比不上网络信息的更新迭替，所以人们的精力和注意不断地被互联网所吸引，图书馆和图书的吸引力相对削弱，这是信息化对图书馆带来的挑战，也可以说是信息化时代对图书管理的冲击，这也是图书管理人员要面对的现实所在。

三、信息技术对图书管理的双重考验

事物都有两面性，信息技术也不例外。信息技术丰富和完善着图书管理工作的同时，也存在着它的局限性。

（一）信息技术对图书档案管理的支持

信息技术对图书档案管理的支持分为硬件和软件方面。硬件方面包括電脑、扫描仪等立体的服务器，实现全省或者全市的范围内图书馆资源的共享，实现数据的共享和互联，避免书籍的重复率。且克服了传统存贮书籍的占地空间巨大，保存困难等特点。在软件方面，使用专业的软件如office等进行数据的记录。比如，对图书编号的信息，还有借阅信息等记录。同时，建立图书管理网站，增加图书馆等图书管理机构与社会的交流渠道，增加受众面积。

（二）信息技术对图书档案管理的发展限制

对于图书档案管理来说，信息技术对于图书管理也有一定的发展限制主要体现在版权方面。在线下的实体图书馆，购买书籍的消息也算是为版权而消费，但在线上的营销和购买需要征求书籍作者的同意，即使是以文件共享的形式作为传播，在法律上面来说也需要征求作者的同意。其次，要防止有一些不法商家利用图书馆的书籍进行商业传播以此盈利。第三，图书相关网站的建设要跟得上。应该积极更新网站内容，管理板块设置的科学性，以增加吸引力和便捷性。

四、信息技术在传统的图书管理模式中的创新

（一）管理理念的创新

在传统的图书馆管理理念中，没有共享的概念。进入信息化时代，互联网的产生和应用让信息共享化、多元化，传统的闭塞式图书管理已经适应不了新时代读者的需求，接受并适应共享理念，建立共享机制和平台，通过完善信息化图书馆增强自身的吸引力是现代化图书馆的出路和方向。其次，增强对数据库的安全保障工作，确保图书管理系统的安全运行，也保障了读者的信息隐私。因为现代化的图书馆都是用身份证办理借阅证的，不健全的数据库容易被黑客攻击管理系统，从而导致读者的身份证信息泄露。第三，积极响应国家的文化自信倡导，推动传统文化的传承和发展，利用市场信息化运营图书事业，利用好互联网积极向市场机制靠拢，引进先进的管理体系、管理人才和管理理念。

（二）管理系统的创新

第一，建立规范的管理制度体制和电子信息系统。图书资源的开发和共享需要整合图书资源，改变传统的图书资料分类方法。设置一个统一的编码，对编号与分类进行统一的调配，建立完备的数据库。第二，建立图书资料信息的检索系统。对图书的信息进行编码编号，同时通过对关键词、分类和主题的书籍的检索进行升级优化，做到一键检索，扫码定位。第三，建立网上APP，创新图书借阅模式。充分利用现代化信息管理系统，对网上图书馆进行运营，做到线上与线下的结合。比如，可以通过登录网上图书馆系统或一键扫码在网上图书馆进行借阅，借阅时长可设为一个月，到期自动返还系统数据库，需要再次借阅或重复借阅的应通过相关程序再次检索查询点击。也可以使用线上预约，线下借阅，节省了线下寻找图书的时间，提高了借阅效率。第四，用信息管理模式替代书本管理模式。书的本质也是信息，把对书籍的管理转变为对信息的管理，充分利用网络化和信息化的模式提高图书在高校校园流通的效率和范围，同时节省人力资源的消耗。

（三）管理理念的创新

信息化图书管理系统改变了传统的图书管理模式中费时费力、效率低下、图书流转率不高、服务效果差的不足，显示了现代化管理模式的优越性：便携性，数字化的书籍占用存储小，只需要一个手机就可以查看信息化的图书馆;易保存，在线一键下载，离线也可以学习知识。效率高，信息技术对于信息的收集和管理具有超强的能力，只需要建立好图书信息的资源管理库，对图书的动态可以实时的跟踪且不易出现差错，线上与线下多方位的合作给图书的管理提供了一种新的模式，相信也会受到读者的普遍欢迎。

（四）后续服务的创新

第一，充实专项管理人才队伍。建立和完善现代化图书管理模式需要充实专项管理人才队伍，这是保障高校图书馆现代化管理的前提和根本，是促进信息化图书管理正规化，市场化的需要。对原有的图书管理队伍，要通过相关培训和专项学习适应工作需要。第二，增强与其他高校图书馆的交流与合作。做好高校图书馆工作，固步自封是不行的，需要走出去，多学习借鉴其他高校的先进管理经验，加强与对方的交流合作，互通有无是做好图书管理工作的有效法宝。加强与当地图书馆的业务联系，在专业化管理和服务提升上接受指导。第三，创新服务内容。如何最大程序吸引高校师生走进图书馆，利用图书馆，爱上阅读，让冷冰冰的知识变得有趣，让图书馆真正发挥其在高校知识传播和德育教化中肩负的职责和功能，是高校图书管理人员不能回避的问题。这需要管理人员充分认识自我角色，提升图书管理能力，创新服务的方式和内容，让高校图书馆活起来，动起来。比如，充分利用现代化通讯技术如微信、钉钉管理系统，建立读者服务群，给大家创造一个群内沟通和交流的渠道，并通过交流影响和带动更多的人爱上阅读。开展一些生动活泼的读书竞赛、阅读交流会、阅读征文等活动，让读书成为一种乐趣在校园内传播，化被動阅读为主动思考。创办一些专业性阅读论坛或探讨会，集中专业相近、阅读兴趣相同的师生开展讨论等等，打造书香校园。第四，做好图书管理的咨询工作。通过线上线下对读者的建议和咨询做到及时的回复和满意的解答，通过共同探讨做好高校图书管理工作。

（五）做好特色服务

高校图书馆的服务对象主要是在校师生，教师除了教学外，还要大量的搞科研，部分学生在老师的带领下，也在搞学术研究，但随着知识信息的剧增和文献形式的多样化，许多读者苦于原始数据的庞杂性，没时间和精力查阅所需的文献信息，图书馆应对庞杂的文献信息进行整序、归类，根据师生的专业特色和研究对象，开展特定的咨询服务：一是建立学科馆员制，既加强了图书馆与教师之间的联系，又能及时向广大读者介绍图书馆的新知识、新服务和新动向。二是定期到二级学院上门服务，把国内外的最新研究动态介绍给他们，使他们有时间集中精力搞科研。三是图书馆应经常通过信箱、电话、微信群等手段开展互动服务，可以借助电子邮件，由人工参与信息推送，由智能软件完成的全自动检索推送，输入个人信息、需要的信息、信息主题，由人工智能软件进行针对性的信息检索，最后系统定期将信息推送到用户终端。这充分体现了信息服务的主动性和特色化。

五、结束语

党的十九大报告指出，完善公共文化服务体系，深入实施文化惠民工程，丰富群众性文化活动⑤。图书是重要的精神食粮，是中华五千年文明的传承和延续，高校是重要的文化传播阵地，是继承和展示我们国家文化自信的重要阵地。新时代对高校图书管理服务提出了新要求，现代人对图书管理的多样需求和优质服务也提出了更高要求。特别是信息化、智能化时代为传统的图书管理模式提供了一个发展转型的契机，图书管理模式应该朝着开放化、专业化和信息化的趋势发展，顺应数字化、网络化、自动化的时代潮流，为新时代中国特色社会主义文化大繁荣大发展提供智力支持。

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