合同管理中的事前风险防控措施

陈懿行 赵红光

合同又名协议，从调整的法律关系来看，是指平等主体间的有关财产关系的协议，是民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。依法成立的合同受法律保护，对签约双方具有法律约束力，双方均应按约履行。

在企业管理中，合同管理有着举足轻重的作用。企业经营活动离不开各类合同的支持，当出现纠纷时，合同是最有效、最直接的法律依据。企业保持可持续发展，必须依靠法律手段来维护自己的合法权益，生效的合同作为具有约束力的凭证，是最具证明力的书证之一。

由此可见，合同管理是企业发展的根基，加强合同管理可以进一步降低企业的经营风险，促进企业健康稳定持续发展。

以上海联合产权交易所（以下简称“上海联交所”）为例，上海联交所是一家综合性产权交易服务机构，集产（股）权、物权、债权、知识产权等交易业务以及增资扩股等融资业务于一体。上海联交所涉及的业务种类繁多，面对的风险与日俱增，因此需要通过各种手段来控制和应对风险，避免因管理不到位导致经营和法律风险，而合同管理是其中的重中之重。

上海联交所的合同管理风险防控措施包括事前防范、事中控制、事后补救三个阶段，事前防范指的是在合同签约前，上至合同管理制度建设下至合同合规用印，针对合同管理进行体系性建设，事前的合同管理是第一道防线，能在最大程度上降低后续可能产生的不利影响，为企业的持续经营保驾护航;事中控制指的是在合同的履行过程中，签约双方均应遵循诚实信用原则，按合同约定的条款履行义务，及时对合同的执行情况进行跟踪及检查，避免因履约不到位而发生纠纷和风险;事后补救指的是合同履行出现纠纷即合同的一方当事人出现违约行为后需采取的应对措施。一旦发生违约情形，守约方应及时采取协商、仲裁或诉讼等方式，积极维护自身权益。在事前防范和事中控制无法完全规避风险的情况下，为减少企业的经济损失，维护企业的合法权益而采取的措施，也是合同管理的最后一道保障。

为从源头把控企业经营风险，规避可能会产生的不利后果，奠定扎实的风险管控基础，上海联交所着重做好合同管理的事前风险防控措施。

1  完善合同管理制度体系，做到合同管理有规可依

一是依照国家法律法规以及上级规范性文件的相关规定，结合上海联交所自身特点，建立合适的合同管理机制。上海联交所根据部门设置及职能，制定《合同管理办法》及相配套的执行流程指引，明确合同管理工作中风控管理部、合同经办部门及财务管理部的职责。各部门在各司其职的同时互相配合，形成了完善的合同管理机制。

二是加强对合同印章的管理。合同上加盖合同印章，表明双方当事人对订立合同的要约、承诺阶段的完成和对双方权利、义务的最终确认，从而确定合同经当事人双方协商而成立，并对当事人双方发生了法律效力，当事人应当基于合同的约定行使权利、履行义务。合同印章对合同有效性的作用不言而喻，加强保管合同印章管理是合同管理的重要一环。上海联交所制定了《印章使用规定》，合同印章要求做到“专人保管、专章专用”，合同专用章的使用有明确要求及流程规定，有效避免因合同印章的滥用而造成的合同風险。

三是建立对外签订合同的授权、审批制度。严格规范对外签订合同的授权、审批工作，做到“有授权才签订、有审批才用印”，从签订、审批、用印各个环节进行全流程管理，严控合同风险。上海联交所已建立了合同线上审批系统，实现合同立项、审批、执行、归档的全生命周期管理，包括财务付款信息及授权委托书在内的合同信息全方位内容录入，确保每份合同内容的完整性和有效性。

2  制定合同格式文本，掌握文本选择的主动权

根据实际制定合法合规的格式文本，既能给企业节省时间成本，又能减少经营风险，最大程度上避免日后可能会出现的争议，即使出现争议，也可以掌握主动权。上海联交所已实现在交易领域出台各类服务合同模板，并逐步制定采购类合同模板，完善合同风险防范机制。

针对少数未使用提供格式文本的合同，上海联交所亦做到在合同条款中充分考虑己方利益，甄选对己方有利的措词和表述，更好地维护企业权益。

3  重视重大合同的可行性研究

对于重大项目、重大合同，在对合同文本进行审查的同时，也要对合同签约背景进行调查，包括合作方的主体资格、资信、履约能力等多个方面，做出风险的总体评估。这种审查十分必要，是要确认对方是否为一个合法的法律主体，是否具备相关从业资格、履约能力、技术条件等等。

上海联交所对于以购买、租赁、委托等方式获得货物、工程和服务的采购行为，制定了相应的采购管理办法，明确要求不同性质、金额的采购行为须按规定采用公开招标或比选等方式确定合作方，合同签约前应明确项目的核心内容和要求，以避免合同出现重大缺陷。对重大项目、重大合同实行风控部门事先介入的工作机制，由风控部门会同合同主办部门在项目初期先行对合同内容的合法性、合规性进行审核，从源头降低风险存在的可能性。

4  加强员工对合同风险防控的培训教育

合同管理人员业务素质的高低影响着合同风险防控的质量，必须加强对合同管理人员的法律知识和签约技巧等方面的培训，提升员工素质，以应对当前动荡变化的环境和越来越激烈的竞争，切实加强对经营风险的管控。

上海联交所一直积极推进面向全所员工的法治宣传工作，定期分享法律知识，根据实际情况及员工需求举办培训讲座，多角度多方面地提升全所员工的法律素养，为企业防控合同风险添砖加瓦。

企业合同风险管控还涉及业务、合规、审计等诸多方面，本文仅对合同管理中的事前风险防控措施略作分享。

（第二作者为上海联合产权交易所副总裁）