高校档案管理数字化进程中的措施优化探讨

杨玲花

【摘要】    时代的发展与信息化息息相关，高校作为新时代的新技术的重要源泉，当然将信息化通过最大化的方式进行利用。在这其中，档案管理数字化进程便是其中重要的一系列措施，这给高校一种前列的思路来管理，其高效性和准确性以及方便性不言而喻，这种利用前沿科技的方法无疑是国家和社会发展的必经之路。总的来说，本文通过探讨高校档案管理数字化进程的概述分析，高校档案管理数字化进程的重要性，以及如何优化高校档案管理数字化进程中的措施来达到更好的效果这三个方面深入地分析了高校档案管理数字化进程中的优势以及所需要相关管理人员在管理过程中所必须要注意的地方。

【关键词】    高校    档案管理    数字化管理    措施优化

一、高校档案管理数字化进程的概述分析

随着中国乃至世界的科技的不断飞速发展，信息的数字化在人们的生活中表现出了越来越多的应用，展现出了越来越多的优势。而高校里的档案管理也是需要通过数字化进程得以实现，我们都知道，高校内的档案与普通的档案有着很大的差异性，如果还是使用传统的档案管理模式的话，其记录和调用会变得异常麻烦，且如果保存的方式不得当的话，可能部分档案数据会被丢失，造成无法估计的负面后果。而相比于传统的档案管理记录方法，利用数字化进程进行高校档案管理能够有效使得信息快速共享，方便多人进行记录并整合。

与此同时，信息不会受到环境因素的影响，能够展现出档案数据的权威性和准确性。本文的后面部分会详细地讨论高校档案管理数字化进程的重要性以及如何优化高校档案管理数字化进程中的措施来达到更好的效果。

二、高校档案管理数字化进程的重要性和功能

2.1使档案数据便于融合和修改

高校檔案会记录有各种各样的数据，在高校里面，不仅有学生，还有老师，其他教职员工甚至是其他为学校工作的人员比如清洁工、食堂厨师、电工、维修工等都需要有他们相应的档案，而他们的档案信息可能随时需要被修改。在传统的纸质档案的记录方式中，如果需要修改某些人员的相关档案信息，便需要相关负责管理的人员花费大量的时间进行查找并修改，在修改完成之后，这些管理人员还需要花费一定的时间将这些档案文件重新进行封装并寻找到正确的位置进行存放，我们可以很清楚地发现，这种管理方式无疑是非常不便捷地，并且可能会发生错误。在需要记录或者修改的档案数据很多的情况下，这种方式便会显得更加麻烦，各管理人员之间的配合也会面临一定的考验，如果他们不能良好地团队协作，整个流程会变得异常繁琐，甚至可能出现档案信息没有按照正确的方式完全被修改或者修改成他人的信息的情况的发生。而如果各高校能够采用数字化管理体系来进行档案管理，相关管理人员只需要用电脑来进行寻找，便可以快速得到他们需要的信息，以进行记录，整个过程所需要的时间比传统的纸质档案会少很多很多，并且不同管理人员的配合会变得更加容易，这就说明这种新型的管理方式会使得管理更加高效。

2.2易于保存，难以丢失

传统的纸质档案管理会面临各种各样的问题。首先，纸质档案无论密封地再好，也会由于档案袋中必然会存在部分氧气而发生氧化反应，档案纸会逐渐变黄，部分信息可能因此丢失，特别如果档案随着时间可能会完全丧失密封的效果。并且如果档案被进行了多次修改，相关管理人员很有可能会不小心对档案袋造成一定的损害，这对以后的使用无疑是有很负面的影响的。再者就是纸质档案袋需要花费大量的精力进行管理，无论是监管和管理的人员以及负责记录的人员，都意味着更多的人力资源以及高校在这些方面有着更高的经济开销，更重要的是，这种人数需要更多的档案管理方式仍然会面临一定的风险，相关监管人员仍然可能因为疏忽以及监管不当造成档案信息损失甚至是整体全部丢失的现象，火灾这种情况更造成大量人员的档案无法复原，这些肯定是各个高校所不想看到的。而且高校中需要记录的人员的档案肯定是有很大的数量的，传统的纸质档案管理法肯定会需要大量的纸张来记录那些人员的档案信息，这样会消耗学校大量的储存空间，使得管理十分不便利。与传统的纸质档案管理相比，现代的高校档案数字化进程的模式则有效地避免了这些问题的发生，数字化管理体系使得档案可以储存在电脑中，甚至是云端，这就意味着这些信息可以被有效保存，在进行严格加密的基础上，这些信息便不会被泄露，也就不会被丢失。数字化进程的管理方法不需要占用纸张资源，也就不会浪费学校大量的空间，只需要几台用于记录和管理的电脑便可以满足档案管理人员的需要。

2.3减少档案错误的情况的发生

传统的纸质档案管理会面临各种错误的地方，第一个就像前面所讨论过的一样，如果需要修改、增添或者删除的档案信息过大，就需要各管理人员的配合，在面临整个高校如此多的档案数据的情况下，档案袋拿错或者是封装错误的情况是很难避免的，一旦出现这种情况，便会非常影响未来的工作的开展，产生蝴蝶效应。然后就是查找档案袋和封装档案袋也会可能出现一定的错误。但假如所有高校全都采用现代化的数字化管理体系，管理人员只需要通过电脑搜索就可以找到他们想要修改的内容并进行修改，这种方式更加权威且准确，也更加有说服力。

三、如何优化高校档案管理数字化进程中的措施来达到更好的效果

3.1加大对相关管理人员的培养力度

与传统的纸质档案管理有所不同，传统的纸质档案管理员中主要负责档案的记录、寻找和封装，他们的任务核心离不开纸质文件，与电脑操作毫无关系。而随着信息化时代的到来，档案管理的数字化进程是离不开拥有一定相关技术经验的档案管理员的，特别是对于高校这种伴随着大量的档案记录的地方而言。

所以，在从传统的纸质档案管理和数字化档案管理的交接过程之中，高校需要相关的档案管理人员能够熟练操作电脑，而由于之前的管理人员已经对学校的总体档案情况有了比较深入的了解，所以对他们进行额外的培训而不是重新招收新的管理人员会是一种比较合适的解决方案，而且招收新的管理人员也不是一蹴而就的，可能不得不会面临很长的空窗期。

在培养管理人员的整个过程中，中国的各大985或者211高校就很好地做到了这一点，他们积极组织所有的管理人员定期进行适当的培训，这些培训模拟了真实的数字化档案记录以及修改的情景，也清楚地说明了需要注意的事项，让这些管理人员能够很好地分工合作，一起完成工作量很大的任务。

在熟悉了整个流程后，他们便可以进行实际的操作，对电脑更加熟悉的管理人员可以被提拔为管理组长，负责更多的管理任务，以及相关职责的安排，甚至是辅助教导其他有疑难问题的管理人员来帮助他们更加熟练地运用数字管理系统进行相关操作。

当所有管理人员都有熟悉了整个操作流程之后，当有大量新生或者是学校内的务工人员需要录入档案信息的时候，整个团队才能够更加条例清晰地进行档案管理的工作，这样培训才是达到了应有的效果，数字化管理高校档案也才拥有了应有的意义。

3.2完善数字化档案管理流程中的各项制度以及各种技术

在数字化档案管理中，保障档案的安全性是非常重要的一点，如果数字化档案丧失了安全性，那这些档案将会失去意义，高校的学生、老师以及其他职工的权益也会被侵害。要做到这一点，高校就需要明确国家制定的法律法规，让相关的管理人员不去做违法的事情，这也属于安全教育的范畴。与此同时，要加大数字化档案管理系统的投资，对这个系统设计好非常严密的保密系统，让外来的不法人员无法入侵。中国的名校一般在这方面的资金投入一般都不少，这些资金不仅用在了系统的设计和搭建中，数字化系统的更新也离不开这些资金的扶持。只有资金链稳定了，高校才能引进充足的相关人才，逐步找出数字化档案系统中的漏洞，不断提高档案管理的技术，进行持久的更新维护，保障好系统的安全性，提高整个系统的生命周期，将整个数字化档案管理的作用发挥到最大化。这样也才不辜负国家对号召实行高校的数字化档案管理的决定的初心。

3.3加大数字化档案管理阶段中的信息共享

数字化档案管理阶段中的信息共享也是非常重要的一个方面，不仅是高校不同部門所对应的人员的档案资料共享，也有不同高校的档案资料共享。随着现在教育的发展，硕士研究生乃至博士研究生已经不像以前那么罕见，而是成为了一个人数很多而且人数涨势很快的群体，当大量学生接受完本科阶段的教育之后，他们需要接受更高的教育，甚至是出国接受教育，如果信息封闭的化，其中的档案转移会是一件非常麻烦但却必须要做到的事情。由此可见各高校需要积极共享档案信息，让档案信息得以流通，并与国际上的学校进行合作。

现在的各大高校也和外国的学校有着很亲密的合作，包括交换生等等，只有加大这些学生的信息共享，才能够保障这些学生应有的权益。现在中国的比较好的学校，特别是C9联盟已经很好的做到了这一点，这些学生从中国去往世界各地继续深造，遍布各州，比如亚洲出名的就有新加坡南洋理工大学、东京大学，英国的就有帝国理工学院、爱丁堡大学等，美国就有宾夕法尼亚大学、波士顿大学，这些学校都是C9联盟的学生进行深造的热门选择，而正是由于信息共享的便利，他们的数字化档案能够迅速流通，实现他们留学深造的想法。

四、结束语

在信息化时代来临之前，我国主要都是使用的纸质档案来进行档案管理，各大高校也无一例外。而随着相关技术的发展，高校逐渐开始采用数字化管理体系来对相关档案进行管理，这种管理体系相对于传统的纸质档案管理模式有着能够使档案数据便于融合和修改，易于保存且难以丢失，以及减少档案错误的情况的发生等优点，其重要性不言而喻。本文还通过探讨加大对相关管理人员的培养力度，完善数字化档案管理流程中的各项制度以及各种技术，加大数字化档案管理阶段中的信息共享这三个方面详细分析了如何优化高校档案管理数字化进程中的措施来达到更好的效果。

参  考  文  献

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