国企电子档案归档管理存在的问题及对策

2021-09-15钟仕翰

消费电子 2021年8期

钟仕翰

【摘要】电子档案在数据存储、调用、共享等方面，具有传统纸质档案所不可比拟的优势。当前，国企电子档案的归档工作还存在管理制度不完善、文档规范性不足、国企管理者和员工重视程度不足及相关技术保护难度较大等问题。针对上述存在的问题，国有企业应完善电子档案归档工作的执行标准、规范电子档案存储格式、增强电子档案归档管理工作的技术水平，并做好档案管理人员培训工作，以优化国企电子档案归档管理。

【关键词】国企；电子档案；归档管理；执行标准

近些年，随着计算机、互联网和电子信息技术的飞速发展，越来越多的企业开始构建电子档案管理系统[1]。电子档案以计算机、硬盘、数据库等为载体，将企业传统的纸质档案电子化处理，不仅易于文件的保存，在数据存取、调用、修改过程中，也能给档案管理者带来更多的便捷性和安全性。国企是国民经济的支柱和中坚，在社会经济发展中发挥着举足轻重的作用，因此国企的档案管理和数据安全事关重大。但目前在国企电子档案的管理过程中还存在一些问题，影响着电子档案系统效率。本文针对电子档案管理现存问题，提出有针对性的对策和解决方案。

一、电子档案的属性

从使用优势的角度来看，电子档案具有易存储、易调用、易修改等优点，给档案管理人员带来更多的使用便捷性，提高了办公效率。此外，电子档案能够供多个用户端同时使用和查找，满足了多人共同使用的要求，且在档案资源的传输、共享方面也具有一定的优势[2]。

从使用的问题角度来看，电子档案对于资源设备和系统软件的要求较高，前期需要进行数额较大的资金投入。此外，由于网络的安全性问题，电子档案存在被恶意破坏和篡改的可能，也存在发生系统数据丢失的风险。且目前针对电子档案管理，没有明确和完善的法律法规保障，因此，其使用规范性有待提升。

二、国企电子档案归档管理存在的问题

（一）现行管理制度不完善、不健全

大多数国企管理者对档案归档管理方式的转换工作缺乏足够的重视，也鲜有系统性的规划及制度体系，更没有设定专门的部门处理电子档案归档管理工作。这些因素导致国企电子档案归档管理工作較为随意和无序，存在一定的管理风险。此外，目前国家也没有出台相关的准则和指导文件，也没有相对权威的行业管理标准，这些内、外部因素造成了国企电子档案归档管理工作规范性亟待提高的现状。

（二）数据存档管理的规范性有待加强

一方面，由于一些国企的信息化程度有限，在档案存档过程中统一文件格式具有较大的难度，因此，一些国企在电子档案归档时，没有采用统一的数据存储格式，给后续的数据采集、转换、存储及调取使用带来了很大的困扰。另一方面，部分国企在数据归档时没有对基础的元数据做规范管理，也没有对核心的元数据重新定义。元数据包括原始档案数据的文本格式、声音格式、图像格式、视频格式等，如果确定了文档的基础元数据，档案数据管理的规范性将得到显著增强。

（三）对电子档案归档工作重视不足

国企一些部门的主管和员工对电子档案的归档管理工作重视不足。（1）国企的一些职能部门，如财务部，其本身就有一套适合本部门使用的软件，在整个国企范围内实行电子档案归档管理工作，一部分员工会认为工作量增加了，从而产生一定的抵触情绪[3]；（2）国企的部分科室在档案归档管理工作过程中，存在责任人落实不明确，工作分配不合理，缺乏相应的绩效考核等问题，导致电子档案的管理工作很难持续推进；（3）一些国企部门缺乏电子档案归档管理所必需的硬件设备及相关软件，客观上制约了国企档案归档管理工作的开展。

（四）电子档案归档管理的技术还不成熟

电子档案的归档管理以计算机科学技术、网络技术、大数据技术等为基础，其中电子档案的存储和保护是归档管理的核心环节之一。电子档案的存储对存储芯片的质量和存储环境等都有较高的要求，但目前电子档案存储载体的性能不稳定，使用寿命较短，一旦存储芯片损坏还容易导致国企部分关键数据的丢失。存储技术相对落后及存储芯片的质量、耐用性问题，是制约电子档案归档管理的一个重要因素。

三、国企电子档案归档管理的对策

（一）逐步完善国企电子档案归档工作的执行标准

国企电子档案的元数据包含了文本、图片、视频、音频等多种形式，因此，必须制定一套标准化的行业归档制度体系，并在此基础上与本企业的电子档案数据采集、归档整理、统计保存等业务相结合，推进国企数字档案归档工作的稳步开展。同时，在国企实际的电子档案归档工作中，要严格执行相关标准，选择与国企相适应的电子档案归档方式，并定期做好归档系统软件硬件的维护工作[4]。

（二）规范档案归档范围，统一电子文档存储格式

国企的电子文档归档范围覆盖了结构化数据、半结构化数据和非结构化数据，因此在归档前应区分相应的元数据，将目标数据与背景信息、文件格式等统一归档，便于电子文档后续的存储和使用。电子档案的归档工作应根据电子档案的存储格式来确定，具体包括PDF版式文件、JPG文件、AVI文件、TIFF无损文件等，在归档前按照企业的数据文件执行标准，将专用格式统一转换为通用格式，系统会自动检测格式转换是否正确，并自动标记转换失败的格式，提示用户进行重新转换和归档。

（三）增强电子档案归档管理自动化水平和安全性

电子档案归档管理对数据的存储技术和保护技术均提出了更高的要求，从技术管理的角度来看，国企应加大技术投入并聘请优秀的技术管理人员，提高国企的技术实力。电子档案要求同时满足多个客户端数据查询和数据提取的要求，客观上要求电子档案系统具备较高的工作效率和安全性。在电子档案归档管理业务中，可采取分级控制的策略，以增强系统的安全性。同时，可要求登录系统的人员使用专门认证，以避免来自网络的各种威胁。

（四）加强对电子档案归档管理人员的业务培训

国企电子档案的归档工作最终要由档案管理人员完成，但现阶段，部分国企电子档案归档工作的操作者专业性不强。因此，国企应针对档案管理人员的现状，采取业务培训、继续教育和绩效考核等方式，提升电子档案归档管理人员的综合素质和业务能力[5]。同时，还应做好电子档案归档管理人才培养和人才招募工作，为国企做好档案管理工作储备人才。此外，针对国企中存在的管理层和企业员工对电子档案归档工作重视不足问题，可以通过宣传、教育及档案管理知识的普及，提升国企管理者和国企员工对档案管理工作的重视程度。