档案管理系统和OA系统的衔接研究

王枫叶 韩培玉

摘 要：档案管理在目前的工作实践中发挥着重要的作用，所以需要强调档案管理系统的建设和应用。在计算机普遍应用的大环境下，利用計算机进行自动化办公已经成为一种大趋势，所以基于办公自动化（OA）强调各种信息资源的利用有积极的意义。档案管理系统提供的信息资料能够为办公自动化提供帮助，但是两个系统之间的兼容问题会导致档案管理系统的应用问题，所以强调系统的无缝衔接意义显著。文章分析研究档案管理系统和OA系统的衔接，旨在为实践提供帮助。

关键词：档案管理系统;OA系统;衔接

0    引言

在现阶段的管理实践中，管理系统的应用在不断的普及，所以讨论管理系统的专业化、有效化利用非常重要。就当前的管理系统应用分析来看，因为受“双轨制”和系统间不兼容问题的影响，档案数据重复以及“信息孤岛”问题日渐明显。为了有效地解决此问题，强调系统间的衔接是非常必要的[1]。在系统衔接的过程中，将两个独立的系统实现有机结合，这样可以实现文档一体化管理。在管理实践中，基于系统改造和数据交换标准衔接实现OA系统生成的需要归档的电子文件按照，要求的标准导入档案管理系统数据库，这样资源共享目标得以实现，档案管理的实际效果表现会更加的突出。

1    档案管理系统和OA系统衔接的重要性

档案管理系统和OA系统均是目前工作实践中利用的重要系统，其对工作的具体开展有着重要的价值，所以强调二者的概念解读，并对二者的衔接做分析讨论，这于实践工作开展有突出的指导意义。

1.1  基本概念解读

档案管理系统指的是通过建立统一的标准以规范整个文件管理，包括规范各业务系统文件管理的完整的档案资源信息共享服务平台，主要作用是进行档案信息的流水化采集[2]。在信息时代，信息掌握和数据分析有着重要的价值，而要发挥数据信息和资料的综合价值，首要的工作是进行信息采集。档案管理系统实现信息数据流水化采集，这为企业的管理决策工作提供了更加完善的数据资料支撑，这于企业发展来讲意义显著。

OA系统即办公自动化系统，具体指的是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式[3]。办公自动化利用现代化设备和信息技术，其对传统的办公方式进行了替代，有效地提升了办公的效率，而且设备和工具的现代化和统一性，办公质量有了全面的提升。OA系统在办公实践中实现了资源的优化利用，对于提高生产率、辅助决策的目的，最大限度地提高工作效率和质量、改善工作环境。

1.2  重要性分析

档案管理系统和OA系统的衔接重要性体现在两个方面：（1）两个系统的衔接状态影响着各个系统的工作效率和工作结果。就OA系统的具体运行来看，其稳定运行需要数据的支撑，档案管理系统中存储了大量的数据，如果两个系统实现了无缝衔接，OA系统可以直接从档案管理系统中进行数据资料的提取和利用，这样一来，OA系统的运行效率会显著提升，档案管理系统的综合价值表现也会更加的突出[4]。（2）两个系统的衔接对于企业运营成本控制以及工作质量控制有显著的影响。在实践中，工作的具体开展周期会影响投入的成本，主要是时间成本。如果两个系统无法实现衔接，那么在工作实践中，因为要实现数据信息从一个系统向另一个系统的迁移，周期会被拖长，相应的成本会显著增加。如果两个系统不能进行衔接，在数据文件的规格等方面也不会要求统一，这样一来，在数据文件具体利用的时候还需要进行转换，这也会拖长周期，造成工作实效的显著性下降。基于此，在实践中强调OA系统和档案管理系统的衔接工作非常重要。

2    档案管理系统和OA系统的衔接

档案管理系统和OA系统的衔接对于管理工作的整体进步来讲有突出的价值，所以在实践中需要对两个系统的衔接工作进行强调。就目前的分析来看，要真正地实现两个系统的衔接，需要做好如下的工作。

首先，需要对档案管理系统和OA系统的具体情况进行分析。比如对档案管理系统中采集的信息数据文件规格以及存录标准等进行分析，同时明确OA系统中的数据文件具体标准要求[5]。在两个系统文件规格和标准明确的基础上分析二者之间的差异以及在兼容过程中会出现的具体问题，这能够为两个系统的衔接分析与考虑提供重要的参考。简言之，在两个系统的衔接实践中，必须要解决系统的差异问题和两个系统中的数据信息规格标准不一问题。因此，对两个系统的真实应用情况做分析，了解问题所在，这于系统衔接实现帮助巨大。

其次，需要确定两个系统衔接的具体方法。就目前的分析研究来看，在系统衔接的过程中主要有两种方法：（1）系统改造法。这种方法的具体实施旨在改变现有的运行系统，即在系统衔接的标准之上对两个独立的运行系统做改变，使两个系统具备兼容性，从而达到无缝衔接的状态[6]。就这种方法的具体利用来看，其突出的优势是统一性强，或许的工作开展稳定性突出，明显的缺陷是改造成本比较高。 （2）数据交换标准衔接法，即对两个系统产生的数据信息标准等进行分析，并以其中一种数据标准为参考进行另一系统的数据信息标准更改，从而使两个系统的数据标准具有一致性，进而达到共享互用的目标[7]。就此种方法的应用分析来看，其突出的优势是改造内容少，成本消耗比较少。不过这种方法也有明显的缺陷，即在技术进步的大环境下，系统在不断地升级，所以后续会涉及频繁的标准改变问题。

最后，基于具体的方法选用做分析与优化，选择出更加合理且具有超高性价比的衔接方式。就上文的分析来看，两种衔接方法均有优势和不足，所以在实践中需要基于衔接的系统更加具体的分析方法的应用效果[8]。在应用效果测试中可以基于实验研究的方法构建两种系统的衔接模型，即使用不同的方法实现两个系统的衔接，并基于相同单位时间内的工作实效对两种方式的具体结果进行评价。对比最终的评价结果，并从多个方面做不同方式的衡量，这样可以优选出更加合适的方式。在方式选择的基础上基于评价中的问题做优化和改善，这样一来，两个系统的衔接工作开展实际效果会更加的突出。总之，基于实验研究的方法优选出科学合理的衔接方式并对其具体应用做优化，这对于实践工作来讲意义重大。

3    结语

综上所述，在目前的社会环境中，企业的高效、高质量运行需要实现各个系统的稳定性、质量化衔接，这样，相关工作的具体开展才会更具实效性。档案管理系统和OA系统是企业运行中的重要系统，二者的协调合作对工作的具体帮助巨大，所以为了实现二者的整体联动性加强，文章对二者的衔接进行分析与讨论，目的是要为工作实践提供指导和帮助。

[参考文献]

[1任黎.在OA系统上实现文书档案管理的探索[J].机电兵船档案，2020（2）：74-76.

[2]李慧.关于OA系统在医院档案管理应用中存在的问题及解决措施[J].卷宗，2020（2）：2.

[3]李玲.探析OA办公系统与档案管理系统的数据对接[J].办公室业务，2019（13）：30.

[4]纪爱芹，彭桢.OA系统对地方院校档案管理工作的冲击及对策[J].安阳师范学院学报，2019（6）：15.

[5]孔玲玲.档案管理系统与OA系统之间的无缝链接[J].卷宗，2019（3）：58.

[6]姜兆兰.OA办公系统环境下疾控文书档案管理的几点思考[J].兰台内外，2020（1）：14-15.

[7]孔凡丽.OA办公系统在医院档案管理中的建立与应用[J].办公室业务，2019（23）：186，191.

[8]郑越文.OA系统应用背景下医院文书档案如何在线归档[J].档案时空，2019（8）：30-31.

（编辑 姚 鑫）