新时期如何做好档案业务指导工作

孙丽茹

摘 要：在新时期，档案管理的业务指导是一项复杂的工作。想做好指导工作就应该多加关注档案管理业务指导，并且还要构建完善的档案管理设施，改进档案业务指导的体系，进一步保障档案业务指导工作的顺利实施。强化档案管理团队的建设与监督，构建高素质的专业团队。有关部门应根据新时代的特点加快对业务的指导创新。在新时期，我们需要顺应时代要求，更加注重对档案业务的指导，提高档案业务水平。

关键词： 新时期;档案管理;业务指导工作

档案业务指导是档案管理的重要部分。随着社会发展的不断变化，档案为社会各领域提供了强有力的信息支撑，档案管理的重要性逐渐凸显，这增加了档案管理的要求。做好档案管理才能显示档案的价值，所以有效管理檔案业务指导是必要的。用科学的管理制度、方法和手段来指导档案管理。文中分析了新时期档案业务指导的途径和方法，以提高档案管理水平。

一、档案业务指导工作的特点

第一，专业性。首先，档案业务会受其工作对象的影响。档案管理具有很强专业性，所以其业务指导工作必须由专业人员进行实施;其次，业务指导工作的内容是专业的，档案工作经验的交流和传播都具备专业化。第二，实用性。档案业务的理论和方法建立在档案管理实践的基础上，从而保障这项工作的效率。并在实践中不断进行完善。第三，研究性。业务指导员应该做好档案理论研究，认真学习新知识，探索新的方法和技术，并对档案业务管理负责。

二、新时期档案指导工作中存在的问题

1.档案管理人员素质不高

目前，我国档案管理人员的专业建设相对落后，他们没有专业技能的培训，导致许多档案管理员缺乏专业知识，在业务档案管理方面存在着指导不到位的问题。尽管档案干部队伍建设虽然取得了很大进展，但队伍整体素质不高，队伍专业化水平不够，很难适应现代档案工作的要求。在新形势下，管理员在工作中遇到了很多问题。除了传统的档案形式不同，最难的是档案业务的指导。档案工作者的专业素质和专业能力不足以满足现代发展的要求。所以，新时期越来越多档案业务工作对整个档案人员的素质提出了更高的标准。他们不仅要有优秀的档案专业素质，还要有较强的灵活运用能力。

2.档案业务指导方法很难适应新机制

在新时期，档案管理从单一的手工操作转变为现代计算机管理。传统的档案管理很难满足现代档案工作的发展。档案管理具有一定的技术性，但我们的业务指导方法还不完善相对落后。档案指导员需要熟练使用现代办公软件，了解计算机软件管理系统，充分掌握电子档案的优势，做到对各单位、各部门的良好指导。档案管理员必须精通计算机和现代办公工具，需要研究计算机的基本操作能力，了解计算机软件管理系统，研究办公室自动化原理。合理运用网络信息系统，采取新的业务指导手段，进一步指导部门实现档案的有效管理。

3.档案业务指导领域需求无法得到满足

随着业务的不断扩大，需要投入越来越多的业务人员和精力。但档案部门业务指导员较少，业务指导工作面广，工作量也很大。因此，之前的档案指导方式已经很难适应档案发展的现状。随着档案管理的逐步信息化，档案部门的指导范围也在逐步扩大。比如，小规模的业务指导范围已经扩展到社区、农村养老保险、就业培训等领域。传统档案业务指导人员的比例不能满足实际需要，相关人员的培训和招聘不能在短时间内实现，极大影响了档案业务指导的工作效率。因此，档案工作者应该不断思考和改进工作方法。

三、新时期做好档案业务指导工作的建议

1.提高对档案管理业务指导的重视，更新观念增强服务意识

加强对档案业务的管理和指导，在行政管理中档案指导处于最主要的地位。强化监督力度确保档案工作顺利进行。现如今，要重视档案业务指导工作，积极贯彻落实有关政策和标准，加强基础业务和相应规章制度建设。同时，注重各系统档案工作的网络化实施，提高单位之间的交流合作，从而强化业务指导和管理水平。管理人员要多加重视档案管理发展中的新问题，及时解决发展中的问题，做好调查研究，总结各方经验，建议开展和创新监督指导工作。档案部门的业务员都为人民进行服务的，进而推动社会的发展。所以，档案事业的指导思想应该是准确定位、整体意识和服务意识、服务过程中的监督和指导。现在档案业务指导员要改变传统观念，以服务人民为荣，为各类组织提供优质高效的服务，促进服务型业务指导顺利开展。要促进档案工作的全面发展就要有意识地转变旧模式。全面分析过程中发现的问题，多方位地指导和深入探索档案工作的法律导向，从而切实实现从平面思维向立体思维的转变。我们应牢牢抓住信息化高科技的一角，充分利用大数据时代的信息帮助我们更好地完成指导工作，大力加强数字档案资源建设，进一步加强档案工作的发展。

2.明确指导工作的内容

目前，档案业务指导过程中存在的一些问题是因为重视度不够。针对这种情况，要联系宣传部门和培训教育机构，宣传本单位和社会档案管理的历史意义和现实需要，增强档案管理人员的工作意识和责任感，帮助档案单位了解国家有关法律、地方性法规对档案管理软硬件的要求。做好有关领导对档案工作的重视和规划，提高档案管理质量，包括相关人员的岗位职责。在业务方面，要做好这方面的工作，引导和帮助档案人员学习和掌握档案管理的基本知识和不同类型档案整理的标准，这也是业务指导的主要内容。首先，为了实现这一目标需要督促备案单位认真了解国家在这方面的要求和规定，以便建立有能力的机构和组织;其次，协助立档单位制订业务的规范标准，以便为共同档案管理系统和相关标准提供法律可接受的条件;最后，定期培训有关人员，全面提高相关档案工作人员的专业能力和水平。

3.建设现代化档案管理基础设施

如今，档案不仅涵盖了各种各样的内容，而且覆盖的范围越来越大。所以，需要加强对档案管理工作的指导和监督，建立现代化的基础设施。通过提高基础设施和技术设备的效率，增加资金投入，对原有设施进行改造升级。使用计算机软件等设备和技术，优化专门的档案管理软件，并在不同的存档管理部门引入具体的应用程序。根据原始文件数据的编译，所有数据都被输入到计算机中进行有效管理。数据搜索不仅可以提升速度，而且还加强了准确性。同时，所有的存档机构都需要使用无酸文件盒，防止文件档案腐蚀变质。