浅论高校实物档案科学整理的具体方法

陶曼 陈玉英

摘 要：由于实物档案的特殊性以及重视度不够，造成当前高校实物档案管理混乱，影响到实物档案的开发和利用，文章从实际管理实物档案工作经验出发，结合实物档案的特点，就实物档案鉴定收集、分类、编号、编目、保管和利用等等管理环节探讨其科学、规范管理的方法和具体措施，与同行一起交流和学习。

关键词：实物;档案;科学;整理;方法

湖南工业大学是一所具有60年光辉办学历史、以包装为特色的综合性大学，档案馆在2010年启动了实物、声像档案的收集、整理工作，包括印章、字画、锦旗、证书、奖牌、牌匾、赠品、历史照片、录音录像带、光盘等。2018年在学校60周年校庆之际，把学校历史老照片近7000余张共113卷、荣誉证书500多本、98幅字画全部数字化，以便于学校做专题宣传片和专题展览。另外，档案馆建立了一个校史陈列室，收集各类实物档案1000多件，其他部门展品用于2018年学校建设校史博物馆、展示基地、新生入学教育、兄弟院校交流、领导视察工作参观点，为大家更直观地了解学校、增强学生的归属感、提升学校的影响力发挥重要的作用。虽然实物档案有着特殊的价值，但在实际管理工作中存在着许多的难点，本文以实践工作为基础，尝试与同行专家探讨高校实物档案的管理的具体方法。

一、实物档案管理紧迫性及其意义

高校实物档案是高校在教学、科研、管理、服务社会及对外交流等活动中形成的对学校和社会有珍藏和利用价值的特定物品，实物档案是学校档案资源的重要的组成部分。高校实物档案馆保管的现状参差不齐，存在基础条件不完善、管理不规范、利用不充分、也不具备成熟的保管技术和方法等问题。第一，目前高校绝大多数档案馆归档意识不强;第二，由于实物档案的载体多样，形态各异，种类繁多，各种类形成时间的不确定性等等因素，使得搜集不齐全，归类不明确;第三，在编辑内容、保管模式、装具形式、保管条件等方面也会有差异，加大了实物档案整理、保管的难度。

因此，如何对各种形式的实物档案进行有效的管理成为我们档案工作者必须思考和解决的问题。只有实物档案进行科学的管理，才能得到有效保护，充分发挥其作用。实物档案的生动直观性，实物档案的视觉感强，加强实物档案的开发利用，能够更好地直观反映学校教学、科研等各方面的工作成就，展示校园文化风貌、办学特色。在激发师生的归属感和提升校园的文化品位和学校的影响力等方面有着巨大的作用。

二、实物档案的管理

1.强化实物档案的收集归档意识，规范制度管理

首先，加强《档案法》和《高等学校档案实体分类法》、档案知识以及利用流程的宣传。在每年的6月9日国际档案日，档案馆制订具体宣传活动方案，可通过横幅、校园广播、校报、各学院LED电子屏幕宣传档案业务知识、档案法律法规、档案查询流程、毕业生档案利用等档案知识，组织学生通过考试档案法律法规和档案知识调研问卷等方式强化档案意识。其次，2010年学校档案馆根据工作实际制定《湖南工业大学实物档案管理办法》并校内行文，对实物档案的归档范围、归档要求、保管期限、归档时间和移交手续、档案利用、奖励、处罚做出了明确规定。并制定了实物档案的收集、管理、查阅、利用等制度。最后，每年定期下发《湖南工业大学实物档案收集整理的通知》，指导和监督档案员做好上年度实物档案收集，档案专职人员主动联系党政办、国际交流处、科技处、教务处等部门及二级学院的兼职档案员，提醒其做好实物档案归档工作，确保实物档案收集齐全。

2.对实物档案进行鉴定接收

首先，每年定期下发的《xxxxxxx大学实物档案收集整理的通知》文件，明确收集的范围、收集方法以及如何进行移交、保管与利用，并明确相关人员责任。如有逾期没有移交的，要主动联系并提醒相关部门，特别是学校重要的对外交流部门、教学竞赛主办部门、学校科技研发部门等等。

其次，档案的鉴定要根据档案产生的背景、学校发展的历程与特色、实物档案的内容与载体等进行综合评价，按照不同的价值层次分为永久和长期保存、暂时保存。收集能反映学校各时期历史的、有典型代表的、有保存价值的实物档案，在收集之前做好鉴定把关很重要，确保馆藏档案的质量。

3.实物档案的整理

实物档案的整理是实物档案管理中一项很重要的内容，本着方便管理便于利用的原则，对实物档案进行科学分类、编制档号、编制目录、拟写文字说明以及制作标签，做好实物档案的整理工作为充分利用和实现档案价值打好基础。

（1）实物档案的分类。实物档案的分类和编号是管理实物档案非常重要的环节，在做分类和编号之前，要编制实物档案的分类说明，规定分类原则、标准，标清分类代码以及档号模式的编制原则。

实物档案种类繁多、形态各异，学校通常收集到的实物档案类别是字画、印章、证书、奖状、奖牌（奖杯）锦旗（现在不多）、牌匾、礼品以及其他类。

第一，一般情况下，如果高校由多所学校合并而成且每年收集的实物档案数量较多的话，那么按照学校—年度—类别—物件流水号来区分，这样更方便编号、查找实物、不易漏号。

第二，按照实物档案产生的部门或来源分类。在第一种分类基础上增加二级类目，即增加了档案获得的部门来源，按照学校—年度—院系（拼音首字母代码）—类别—物品流水号来分类，这种分类法基于学校属各二级单位和部门移交或收集的实物档案门类齐全且数量众多，不然没有必要如此分类复杂，反而不利于查询利用工作。

第三，按实物档案产生的事由分类。基于档案保管条件允许的情况下，有独立的、专门的实物档案库房，學校某些大型活动（如学校60周年校庆）集中产生并形成的大量实物档案，可以将某一活动集中陈列一个专题实物展厅。

实物档案的编号：按照实物档案的分类方法，依次编全宗号、类别号、件号。全宗号、合并学校的分别代号，一般可用阿拉伯数字表示，如果没有合并学校则无需区分，不需设全宗号。分类号即实物档案的分类号，根据学校收集的实物类别分类;件号即某类别实物档案的流水号。