内部控制视角下公立医院经济合同风险与管理探析

叶星

摘 要：随着公立医院改革的不断深入，作为市场经济重要参与主体，公立医院在经营过程中同样面临着各类风险，其中由经济合同引发的合同管理风险不容忽视，因此做好经济合同管理，对医院经济活动的正常开展，对保证医院社会效益与经济效益都有积极的意义。本文基于G医院经济合同管理中存在的问题，从内部控制角度探讨公立医院合同管理存在的风险及改进思路，旨在提高医院精细化管理水平，提升医院经营能力。

关键词：公立医院;内部控制;经济合同;风险与管理

中图分类号：D9     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.27.054

1 公立医院经济合同现状

公立医院与社会各方广泛合作产生经济交往，所有这些经营活动不可避免地涉及合同管理。目前，公立医院经济业务合同的特点：一是内容繁多，按照业务归口可分为医疗设备、医疗物资类，后勤保障类，基建工程类、科研课题及其他合同类等5类;二是涉及面广，合同包含专业设备、药品采购、通用设备采购、科研合作协作、信息化建设、医疗保险、后勤管理、维修维护等多领域内容;三是参与部门庞杂，按照医院部门分工，经济合同涉及医务、财务、信息、物业、设备、人事、院办等不同的归口管理部门，有的合同甚至会同时涉及多个部门。

2 公立医院经济合同存在的风险

2.1 签订环节主要风险

（1）风险认识不足，管理制度形同虚设。长期以来，公立医院“重经营、轻管理”的观念，导致医院管理层对经济业务合同的管理模式较为粗放，管理松散、流于形式。以G医院为例，虽然制定了合同管理制度，但合同的签订由各归口部门自行承办，缺少统一的指导和监管部门，且各部门固有的“效率优先”意识，只讲操作，不重视合同管理，使得合同的管理不足。一是相对孤立、散乱，导致经济业务活动未签订书面合同、合同到期没有及时续签约、事后补签合同等问题时有发生。二是合同质量参差不齐，有的合同内容极不规范，如没合同有到期时限，部分条款表述模糊，签订日期未填写，采购内容不明确，甚至存在承办部门负责人未经法人授权代签合同的情形。三是医院无法掌握合同的整体情况，导致对合同期限、执行情况、条约等具体细节无从了解，更谈不上对合同管理职责范围和权限的界定。

（2）合同审批流程流于形式。虽然G医院制定了一套完整的合同审批流程，但在实际业务开展过程中，仍很难杜绝“先上车，后补票”的现象，相关业务已实施甚至结束完成才补签合同的现象一直存在，导致合同审批流程流于形式，无法起到应有的审核监管作用，也导致医院在设置合同条款中处于相对被动的地位。

2.2 执行环节主要风险

（1）部门协作不到位。G医院的合同管理，由业务科室向职能部门提出采购需求，职能部门根据相关规定，组织采购，这样的模式，存在三个问题：一是职能部门只注重合同签订，在完成合同签订后，业务科室成为合同的具体执行人，职能部门对合同执行情况知之甚少。二是合同执行人员往往没有参与合同签订，对合同内容及参数要求无法进行把控，容易遗漏一些执行中涉及的重要细节，造成合同实际执行情况与签订内容相背离。三是部门之间的联动性较差，协作不到位，各自为政，存在一个合同几个部门同时管理或者没有部门管理的情况，导致出现问题后相互推诿，难以追责。

（2）信息化水平滞后。G医院合同管理主要停留在纸质版层面，操作手段滞后，导致对合同的执行情况难以实现实时动态监管，不利于资金的合理预测与统筹安排。目前G医院经济合同管理台账依然靠人工完成登记录入，不但效率低、容易出错，而且無法对合同的验收、付款、执行进度进行实时追踪管理，也无法及时对异常状态合同发出预警。对有效期临近的合同，手工Excel表格无法自动进行到期时间提醒，稍有疏忽，便会导致合同续签时间脱节，特别是一些延续性服务类合同，如恰好在合同期外发生事故，将造成额外损失，增加成本。

2.3 监督环节主要风险

G医院合同由各职能部门自行管理，其原因有两点：一是便于统一归口;二是由于部分合同具有较高专业性和复杂性，需要专业人员处理，非专业人员无法做到充分调研论证，如此一来给职能部门暗箱操作提供了方便，招标部门即使采用政府采购方式进行公开招标，职能部门也可通过制定物品目录、型号、标准等“量身定做”技术参数，造成围标、陪标等情况。更有甚者拆分合同，绕过公开招标的限制，通过所谓竞争性磋商或谈判等模式，采用二次报价，附加限制条件及现状投标厂家数量等方式，左右合同的签订，使得合同监督工作较为被动，存在较高风险。此外，部分管理人员对经济合同审核的认知仍旧浮于表面，将其当作一种“形式”，责任心不强，履职不到位，对合同内容的审核不够严谨，存在审核的风险漏洞，监管工作未能落到实处。

2.4 档案管理环节主要风险

G医院合同归档工作仍然由各职能部门来完成，缺少专门的合同管理员统一管理合同归档工作，导致合同编码混乱，不便于统计查询。部分部门归档管理混乱，存在合同遗失现象，不利于对合同执行情况监管，同时大部分合同也未进行分类定密管理，合同借阅复印随意性大，存在泄密风险。

3 公立医院经济合同风险管理及控制

3.1 梳理合同管理流程，强化制度执行

针对合同管理中存在的各项隐患，G医院首先梳理合同管理业务流程，并对现有的合同管理制度进行补充和完善，出台《经济合同管理制度》《合同管理内部控制制度（试行）》等制度。将合同流程分为三个阶段：合同订立与合同审批、合同签署与合同保管、合同执行与合同监管。通过完善合同管理架构，明确合同管理部门，落实合同实施部门，设立合同监督部门，确保合同管理工作每个环节的稳定有序开展。从而实现医院层面与职能部门层面合同分级管理与集中管理有效结合，把组织、制度、部门和人员的协调应用落到实处。