义齿加工管理系统的构建与应用实践

田金萍，郭艳艳（通信作者），郭杰

天津市口腔医院 （天津 300041）

义齿加工是口腔修复过程中的重要环节，在流程管理上包括订单申请、接收及义齿制作、质检、送出全流程管理，过程中涉及医师和技工之间的沟通和传送。传统义齿加工流程采用纸质申请单，设计订单由技工手工录入，重要信息的沟通依靠手写或电话传输，信息传送和查询统计等均为半人工处理，工作效率低下。天津市口腔医院为三级甲等医院，建有独立的义齿加工中心，每年为约1.5万例患者提供义齿加工服务，并为实现义齿加工全流程信息化管理，在门诊电子病历系统中集成开发了义齿加工管理系统，同时与医院信息系统（ hospital information system，HIS）对接，通过对各个环节采用电子采集和信息关联及归纳统计，优化了义齿加工流程，提升了医技工作效率，改善了义齿加工质量，提高了医院精细化管理水平。

1 义齿加工管理系统的必要性

1.1 改善患者服务感受

随着口腔专业的不断发展以及人们对美容关注度的不断提升，临床上要求牙齿矫正或口腔修复（如固定义齿、活动义齿、种植修复等）治疗的患者越来越多[1-2]。这种治疗除口腔医师为患者制定方案、制取口腔预备模型外，义齿的加工制作也是非常关键的一步，其中涉及对修复体的设计、传送、制作、沟通、交付等环节，中间环节的把控和患者服务感受密切相关。

1.2 提高医院精细化管理水平

义齿加工是口腔医院重要的业务支撑部分，材料种类繁多，工序复杂，管理事务烦琐，规范的管理要求其加工过程必须要有一套完善的义齿加工管理系统[3]。义齿加工管理系统包括以下方面。（1）过程追溯：口腔修复体具有单一性，每一件修复体都是根据患者的口腔模型制作，且作为一件长期介入人体口腔的产品，义齿加工中心的每个工艺过程都必须有记录，记录内容包括工序的操作和质检人员、完成时间、所用材料，确保修复体可实时追溯。（2）费用管理：目前，医师开具医嘱的收费项目与加工环节的加工费用脱节，存在管理漏洞，为此必须改造现有流程，使临床与技工加工前后成为一体，既弥补收费上的漏洞，也减少技工的录入量。（3）质量监管：义齿质量问题出现在哪个加工环节、哪个技工，医技之间要有质量上的评价，以利于质量的考评和监管。（4）材料管理：义齿加工涉及的材料种类繁多，包括贵金属、各种金属烤瓷、各种全瓷牙块、树脂牙等，所有材料要与加工件和技工相对应，保证每单用料和每个技工领料都可追溯。（5）数据分析：义齿加工中心每月会接到大量的设计订单、数百种加工材料，每份设计订单涉及多个工序，每个工序的加工难度不同，核算加工系数也不同，要对如此复杂的工作环节进行规范管理，需要一种准确便捷的数据统计分析工具。

2 义齿加工管理系统的构建

我院将HIS 与门诊电子病历系统进行无缝连接，在门诊电子病历系统基础上，集成开发义齿加工管理系统，具体流程见图1。

图1 义齿加工管理系统流程图

2.1 订单申请

医师根据患者病情和需求，设计治疗方案，并为患者备牙取模，同时在门诊电子病历系统中为患者开具义齿加工设计订单。传统设计订单为医师手写，由技工录入系统，效率低下。流程经优化后改为医师接诊后，患者信息自动关联，但医师开具设计订单仍需要逐个点选加工件名称，工作量增加；经过讨论分析进一步优化程序，将HIS 和门诊电子病历系统进行对接，统一医嘱收费和加工件名称，使收费项目和加工件项目一一对应并通过系统自动关联，只要医嘱下达，加工件项目便自动生成，并且按医嘱所选牙位和牙颌智能计算加工费。医师只需点选牙位后即可发送设计订单至义齿加工中心（见图2），打印出纸质申请单连带牙模传送至义齿加工中心。

图2 医师录入义齿加工单

2.2 订单接收

义齿加工中心前台接收设计订单时，流程改造之初要先打印条码，贴在设计订单上；系统优化后，打印设计订单与条码生成同步完成，接收设计订单只需扫码接收即可。

2.3 工序加工，环节追溯

技工通过订单扫描和个人码扫描，进入加工环节，制作完成后对所负责工序进行工序质检，然后再次扫描设计订单条形码，指定下一工序，各工序依次扫描进入加工、质检操作，直至加工完成；加工过程中如果出现工序分配错误，可以进行设计订单退回或调配处理；如果发现上一工序加工有问题可以进行工序返工；如果因任务繁多，无法及时接收加工件，可进行工序等待，待开始加工时再结束等待；如遇特殊情况还可以进行工序作废。每个加工件对应的加工工序不同，每个工序的加工系数也不同，程序根据加工件类型和加工义齿的数量自动换算工序加工系数。

2.4 整单质检

义齿加工中心前台负责对加工件进行质量检查，确认没有问题后点击整单质检。

2.5 订单完成

打印义齿保障卡（包括患者姓名、牙位、义齿种类、质保起始时间、质保期限和注意事项），最后选择订单完成；由模型传送员将完成的义齿加工件连同质保卡一并送至临床科室，临床科室扫码批量接收。

3 义齿加工管理系统的应用实践

3.1 降低人力成本，提高设计订单的准确性

医师开具医嘱项目后，通过医嘱收费与加工件对应，可自动生成加工项目，省去了技工的手工录入环节，提高了医技人员的工作效率和设计订单的准确性。

3.2 自动加载项目，智能计算收费

通过HIS 中的收费项目和义齿加工管理系统中的加工件项目一一对应，医师只要下达了医嘱，义齿加工管理系统会自动加载加工件项目，且按选择的牙位或者牙颌智能计算加工件数量，并自动计算设计订单的加工费，简化了医师操作步骤，有效避免了开单漏费现象，而且便于医师统计查看个人工作量。

3.3 提高环节追溯，加强质量监管

通过条形码赋予每个加工件唯一标识，实现一件一码，并通过工序扫码和工牌扫码，对加工各环节进行数据采集跟踪，实现对设计订单生成、订单接收、工序加工、工序质检、整单质检、订单送出、订单完成的全生命周期管理，有利于精确判断工序每个环节由哪位技工加工，医师实时追踪查看加工件的进度和环节，针对不良修复体的制作流程记录及时有效的发现和解决问题，实现加工质量监管和进度监督。

3.4 自动计算，提升工作效率

由于义齿加工件的种类繁多以及制作工序步骤和技工流水步骤的烦琐，以往科室在核算工作量时，每份工序统计单上有数种数据需要人工填写，且一份订单需要反复数次进行统计，流程优化后，通过工序流程扫描、工序加工次数自动关联，可以准确、及时、完整地提供统计数据，避免了复杂烦琐的人工统计工作，减少了统计误差，提高了工作效率。

3.5 提供即时通信，加强医技沟通

固定修复过程中，明确有效的医技交流是获得高质量修复体的必要条件[4-5]。以往医师手写描述注意事项，有些文字技工看不清需要电话沟通，如果医师不能及时接电话则会耽误加工。为实现医技之间更好地沟通，系统中设计医技沟通模块，医师设计订单时可以备注加工注意事项，技工扫码接单时备注信息会自动弹出，及时提醒技工加工注意事项（见图3），同时系统中的即时通信增加了一种沟通方式，向技工定向传输建议，及时传递加工注意事项，可有效避免加工件的返工（见图4）。

图3 备注信息弹窗显示

图4 订单沟通界面

3.6 建立考评机制，提高加工工艺水平

因为义齿加工时扫描工序条码和技工个人码，所以每步工序均可追溯。医师根据患者戴牙过程中发现的问题，针对就位、固位、咬合、形态、颜色、制作瑕疵、患者舒适度、制作准确度、邻面接触点等加工环节指标进行评价（见图5），进而可考评每个工序和每位技工的加工水平，建立质量的考评和监管体系，有效提高整体加工工艺水平。

图5 订单评价

4 小结

义齿加工管理系统内嵌于门诊电子病历系统中，不仅可对义齿加工进行全流程生命周期管理，而且成为患者电子病历资料的重要补充。通过义齿加工管理系统，实现自动生成电子加工设计订单，智能计算加工费用，自动关联加工工序次数，并对义齿加工环节逐层追溯和质量监管，对技工工作进行考评和监督，实现医技之间即时通信，简化医技操作环节，规范义齿加工流程，可提升医技工作效率，提高医院精细化管理水平，为今后的大数据挖掘奠定数据基础。