推进高校设备采购的信息化建设

薛迪斯

摘要：随着高校购买设备数量的逐渐增加，原有的设备采购管理制度不能较好的适应信息时代的变化，针对目前传统高校设备连续申购延期管理系统存在的一些问题，应对其进行积极地研究，在信息技术背景下，创建信息化的管理。本文从采购申报、审批、采购、结算个四大环节详细讲解介绍高校采购信息化管理过程，在分类采购管理环节，介绍种类化采购管理方式。要想完建立在一起生产采购的高校信息化制度管理模式，应该要继续建立完善生产采购制度管理信息系统，建立更加完善的采购制度体系来用以保证仪器设备生产采购管理活动地有序规范进行。

关键词：高校;设备采购;信息化建设;策略

引言：随着国民经济快速健康发展，教育装备投入不断加大，经济社会发展需要，高校教学科研建设经费逐年快速增长，这也直接导致高校教学设备产品采购量的快速增加。不少高校觉得自己原有的设备采购管理模式难以有效适应一些大型设备类高校的采购管理任务繁重。因此，完善高校设备采购管理机制，建立更加科学完善的信息采购管理服务体系迫在眉睫，在如今信息化管理的背景下，实现设备采购工作全过程中的信息化高效管理，使得设备采购管理流程更加公开、透明、高效和更加规范。因此，在高校设备采购以及管理的过程中，建立信息化的管理制度对于促进高校的综合发展十分有利。

一、传统设备申购管理存在的问题

传统的电子设备使用和采购主要是通过每位采购员填写一张纸质设备使用和采购表。主要操作流程如下：（1）设备采购期间，采购员填写纸质设备采购申请单和纸质借出单，经校级部门审核登记后，送学校设备资产管理采购部，（2）学校财务部门办理设备转移登记手续，再将贷款发回学校设备资产管理与采购部，（3）审核登记学校设备管理与采购贷款台账，开始合理安排设备采购。在上述流程中产生的主要问题有：（1）申请流程繁琐，采购者经常在多个不同的采购部门来回奔波，效率低。（2）纸质、数字或手写申请单不规范，修改过程没有详细记录，而用户往往无法实时准确了解自己和申请人购买的电子设备的实际购买进度，申请表上的数据难以溯源;由于信息和数据利用技术正处于相对初级的发展阶段，采购订单从早期传统的手工计算账簿进入采购控制活动，再到后来的单机控制，全过程的手工核算账簿不能转变为全计算机核算账簿。信息化发展水平低，主要体现在采购管理手段落后。在采购管理过程中，如何从存储的采购数据库中动态、准确地提取出相关的采购数据，使相应的采购信息在短时间内得到充分反映，是当前采购信息管理更重要的发展方向。由于传统的设备采购流程都是依靠手工记账，会导致采购订单信息书写模糊、丢失等技术问题容易导致采购数据不准确，导致设备采购管理财务部门与采购财务部门之间的联系无法及时传递绝对准确的采购信息数据。[1]

二、高校设备采购信息化建设的相关流程

1、设备申报

在申报阶段，用户通过浏览器进入申报系统。用户登录后，在申购设备的界面按照系统里已设计好的表格输入申购设备的技术指标、品牌、拟选厂商、使用人联系方式以及使用的经费卡信息、该采购该设备转账的金额等信息，确认无误之后，点击”提交”，用户所在的院级单位审核人便能看到用户的申购单。之后，用戶登录申报系统既可在校园网内登录，也可在校园网外登录，并且在任意时间都可登录系统进行申报。申购航空设备真正首次做到了彻底打破国际时间域和国际空间域对地域的严格限制。

2、设备申报审批

当用户提交之后，就进入了院级审核环节。此时院级审核人可看到申报用户的所有申购信息院级审核人将核对各项信息，尤其是核对转账资金的卡号。若有填写不规范或者错误审核人可不予审批通过，返回并给出修改意见指导用户修改申报信息若审批通过，申报单审批便进入到校级设备管理部门审批环节。设备管理部门审批管理员在采购管理系统（申报系统与此系统端口对接、数据互传〉里能看见院级审批通过的申购单，根据申报的信息再次审核，此时若发现申报错误，则不予审批通过，返回用户修改并给出修改意见;若审批通过，设备管理部门管理员按照相应经费类型，进行申购单编号，编号之后采购计划单便自动生成。此时，用户在申报系统可看到采购计划单和预付款借支单（财务处将根据此单据将用户设备申购金额转账至设备管理部门账户），若经费卡余额不足，将导致财务操作时借款失败，系统将自动返回用户修改补充经费，若借款成功，则将采购单转至设备管理部门，进入到下一步的采购工作。

3、设备采购

所有已在财务部门完成借款手续的采购单都将转设备管理部门，在采购管理系统里分配相应的采购业务员进行采购，此时，采购管理系统显示该笔采购计划单正处于“采购进行中”状态。根据采购设备类别和金额的不同，进行不同的采购方式，目前采用两种采购方式，分别为网上竞价、询价和招标。

（1）部分大学对采购设备金额不足或低于10万元的高校学生计算机、打印机、数码产品等设备分别设计进行"网上竞价"，采用的信息平台主要是中山大学全新开发设计并正在进行应用推广的“高校网上竞价系统”，该系统主要为高校进行小金额的设备采购提供便利。经过这几年的运行，系统功能逐步完善，解决了传统采购模式不透明、不公开、效率低、难以监督等问题。网上采购竞价活动是在泛指高校采购代理人直接通过移动互联网直接发布高校采购报价信息，而后供应商直接通过移动互联网发布报价、采购销售过，整个流程由高校计算机通过网络竞价系统自动进行采购管理和竞价记录、采购竞价结果在网上展开公布等各种采购竞价活动的一个全过程。通过网上竞价交易系统实时发布产品采购报价信息，所有具备资质的供应商可以不受限制的在同一时间看到发布的采购信息。在参与竞价期间，采购方无权了解某家供应商参与了报价，也无从了解多少家供应商参与了竞价，而供应商也不了解有多少竞争对手参与了竞价，直至竞价结束才能揭晓。最后的竞价结果则根据相关管理原则（符合原则的前题下，价低者中标）选择供应商。中标结果在网络上公开，监管部门能有效监督，实现了采购的公平公正。申报管理系统与招标竞价管理系统的完美结合，实现了零星机电设备开发采购的招标申请、审核、竞价、中标的全方位网络化流程管理，改变了传统纸质化管理模式落后的局面，开创了工作流程痕迹化、信息化管理的新模式。申报竞价用户网上可以实时不受申报地点时段限制通过全国网络竞价申报，供应商可以不受申报时间地段限制在网上实时参与网络竞价，职能部门竞价审批人员审核也在全国网络竞价系统中实时进行，所有数据信息都可登录数据库系统查询到。

（2）对于实验室内技术规格复杂、没有通用标准且难以用价格来评判的教学科研仪器设备，目前我们采取的是用户初步向供应商询价，填写拟选设备管理部门采购人员进一步多方询价的采购办法。在设备管理部门人员询价采购的过程中，原则是尽量降低价格，替用户节省资金，以不高于用户申购设备金额预算的前提下成交。

（3）对于单笔金额超过10万元的采购计划单，根据天津大学相关规定，必须进行公开招标首先由用户提出设备技术指标，设备管理部门审核，确认没有顷向性，则通过中国政府采购网和大学设备信息网发布招标公告;若有超过家供应商应标，则在开标时公开唱标;若有家应标，则进行竞争性谈判;若只有家应标，此时，设备管理部门要求用户做深度调研，向招标小组领导阐述充分理由申请单一来源谈判采购。通过以上种采购方式采购，确认卖方单位，完成签合同手续。签完合同之后，采购员把合同号输入采购管理系统，此时采购单处于"签订合同中"的状态。

4、金额结算

完成采购流程之后，就进入到了金额结算阶段。此时，在用户采购设备管理财务系统之后将自动记录所用户签订合同的重要事项信息，如果用户合同付款金额已经超过用户转入时的经费，系统将自动显示经费不足，则自动返回对应用户并在进行合同修改时如补款，请返回用户进行追加转入经费，在用户追加后的经费结算过程中，不必通过相关院级会计审核和校级公用设备采购管理财务部门进行审批，根据合同金额选择结算时经费不足的转入经费，追加后的经费信息提交用户页面之后，即可直接用户进行管理财务系统转账;如果用户经费充足，则此时在用户采购设备管理财务系统里将会输入合同付款相关信息，包括合同付款人、收款管理单位及财务联系人等，完成合同余额入账结算，系统将会自动记录合同余额入账结算的截止时间，并自动显示用户采购设备状态编号为"余额结算"，财务处理部会计根据用户采购设备管理财务系统的结算信息，完成对设备供应商的所有付款结算手续，完成所有合同余额入账结算后，设备原始采购发票余额会直接发至对应用户手中，进行用户设备固定资产余额登记结算入账。入账流程完成之后，去公司財务处或者会计中心报账，完成这个产品采购入账流程。

5、采购过程短信提醒服务

该系统首次将短信提醒服务融入采购流程。在“采购进行中”和“合同签订余额结算”三种状态下，采购管理系统会根据用户预留的联系方式自动向用户发送相应的提醒短信，告知用户设备采购的各种状态，以便用户实时了解所申请设备的采购进度。短信提醒服务不仅体现了服务意识，而且提高了办公效率，避免了用户经常询问采购进度，对设备采购业务人员起到了间接的监督作用。[2]

三、信息化采购达到的效果

1、通过高校整体采购信息化流程设计，使得高校采购管理过程更加规范化

作为推进我国高校采购行业系统管理化和信息化的一个组成整体及其系统设计者从技术理念而言，基本质上已经实现了我国采购业务申报、审批、采购、结算四个系统一体化，明确了采购流程，清晰了审批、采购的权限界定，在审批环节就实现了采购信息的痕迹化管理。采购过程中网上竞价、询价、公开招标的方式都使得采购信息公开，相关采购记录信息都能在采购管理系统“追根溯源”，实现采购动态信息化管理。

2、节省资金，提高采购效率

网上竞价、公开招标以及多方询价能让更多供应商参与竞争，充分体现了公平竞争的原则，而正由于得到了充分竞争，保证了设备采购的价格处于合理的水准，在较大程度上避免出现贪污腐败问题，在一定程度上节约了投入资金。采购各方工作通过网络化的信息化，可以有效缩短高校采购各方的工作时空点和距离，缩短了高校采购工作周期，从而有效地提高采购工作效率。由于管理职责明确，办公十分明确，项目一旦正式启动，没有特殊管理原因，元法推脱管理责任，可以显著有效提高项目办公工作效率。

3、实行有效监督，杜绝腐败滋生

设备产品采购的招标申请、审批、采购、中标以及货款结算等一系列行业信息都希望能在的数据库当中找寻的踪迹，采购招标工作办理流程公开透明，能够随时调取相关的数据信息。在采购信息管理系统中充分使用质量数据采掘、统计数据分析等信息技术，对采购历史数据资料进行深入的分析处理，使高校采购管理工作的质量管理体系实现高度信息化、智能化。由于采购网络的信息开放性、共享性，采购相关监管部门不仅可以实现全程实时跟踪网上网下采购的执行全过程，上级部门和其他采购相关监管部门也同样可以同时实现网上采购监督，此外，还可以有效避免采购监管人员进行暗箱操作，防止人员接受非法贿赂的危险可能。

四、采购文档的电子化

作为一套信息化的管理系统还必须具备另外一个重要优势，就是对商品采购管理过程中可能涉及的大量文件或者资料信息进行实时电子数字化采集管理。在每次采购操作流程设计结束之后，采购部的业务员应会把每次采购操作过程中可能涉及的采购文件作为资料，上传至采购管理系统中的合同文档管理模块，最后完成整个的采购进程。例如：用户在使用经费采购设备结束后，会遇到用户项目结题或者其他事情，需要和以前完成的采购设备对账，往往需要设备发票和合同，此时，需从档案馆查询相应的纸质化资料中，非常繁琐。电子化管理后，将直接从系统中打印，获取相关的数据信息，对办公效率的提升具有重要的意义。[3]

结语：采购流程是一个高度统一的信息化系统。在采购管理系统中，可以实现采购信息查询、统计分析等功能，根据关键词可以查询到任意一条采购信息。因此，要完全掌握建立支撑起高校采购的资源信息化高校管理模式，应对高校采购管理过程中可能出现的新技术问题，进行不断的完善。此外，还需建立更加完善规范的制度来保证设备采购活动的有序进行，从而确保学校的政府采购管理工作有章可循。

参考文献：

[1]贾延江，胡国庆，李达亮.高校网上竞价采购管理系统的建立与实施 [JJ.实验室研究与探索 2010 29（4）：181-182.

[2] 邱炜韬，回传军.网上竞价在高校仪器设备采购中初探[1].实验室 研究与探索 2010 29（11）：348-350.

[3]师秀清，余成格.实行科学管理，提高资产管理效率[1].实验室研究 与探索， 2010 ， 29（3） ： 164-165.