备品备件管理提升策划

刘丹

摘 要：备品备件具有项目多、供应商分布广、管控难度大的特点，在交付过程中暴露出诸多问题。本文总结归纳了备件交付在各个阶段的问题，并针对这些问题提出了改善提升建议。为公司备品备件管理提升提供了参考。

关键词：备品备件;采购管理;交付

1 概述

随着公司主机项目逐年增多，备品备件业务也在不断增长。备品备件具有项目多、供应商分布广、管控难度大的特点，在交付过程中暴露出诸多问题，下文针对备品备件交付过程中的主要问题进行说明，并提出2021年备件交付改善建议。

2 备件交付主要问题

2.1 输入阶段

在项目初期，需要在系统中建立备件计划、清单明细物料编码、规格型号、周期等信息。通过在项目执行过程中的常见问题统计，发现在输入阶段主要发生以下问题：

（1）EAS系统中销售订单关联生成的备件计划，清单明细物料编码存在与项目号不匹配（本项目下从未发生过采购记录）、版本升级、物料停产、规格型号不对应、不满足最小起订量及物料系统所属性未明确等问题。（2）备件计划较主机计划下达过晚，加大备件采购困难。（3）部分备件计划的供货周期少于标准周期或评审后的供货周期。

2.2 采购阶段

在采购阶段主要发生以下问题：（1） 采购过程中，存在订单下达不及时，督促供应商到货力度弱等情形，影响到货及时率。（2）针对长采周期物料关注度低，未提前预警，导致到货延迟风险高。（3）采购执行过程中，针对重点供应商定价管控力度弱，定价进程慢，内外部协同差，导致交付延迟。

2.3 入库阶段

在入库阶段主要发生以下问题：（1） 产品入库时，名称、规格型号与系统不对应。（2）产品入库合格证不规范。（3）产品包装不规范。

2.4 发运阶段

在发运阶段主要发生以下问题：（1）部分物料直发现场，直发管理目前不够规范，直发现场后存在物料出入库困难、现场物料签收不规范、物料丢失等问题。（2）物料发运与库存管理关联不够紧密，存在物料发运不及时，物料库存资金大的问题。

2.5 验收阶段

在验收阶段主要发生以下问题：（1）物料在业主现场验收存在产品质量问题。（2）物料在业主现场验收存在无合格证问题。（3）物料在业主现场验收存在供货范围不完整。（4）物料在业主现场验收存在不满足业主特殊验收条件。

3 备件交付改善提升建议

上述问题反映出在备品备件交付中存在重视程度低、协同配合弱、交付执行差等不足，针对上述问题进行反思及分析，为提升后续备品备件交付工作，减少备品备件交付问题，提出如下建议。

3.1 输入改善建议

（1）备品清单评审阶段，计划组应加强把关职能，尽早发现问题，及时与项目管理中心、研发部门沟通;执行过程中，若输入组发现问题应在3天内向责任单位反馈、跟催，必要时联合计划组共同督促外单位解决。（2）采购部门每年发布备品备件采购的标准周期及最小起订量清单，用于指导备件采购订单下达。（3）营销部门加强与业主合同签订及订单下推前对规格型号、采购周期等关键信息的评审，提升订单采购信息准确性。建议业主及时锁定长周期物料（进口）清单，尽量和主机计划一起下达，同时所有备件计划应在主机批量生产结束之前下达完毕。（4）产品研发部门加强物料编码申请管理，明确物料名称与规格型号申请规则，提升物料编码所属信息规范性。

3.2 采购管理改善建议

（1）提升供应商管控力度，采购部在2021年第一季度向主要备件供应商发函，提出2021年備件总体要求。（2）2021年第一季度计划组完成全年备件计划梳理，对重点供应商和长周期备件物料提前预警。（3）2021年第一季度完成2021年备件定价重点供应商清单梳理，计划组联合成本组、采购部推进重点供应商定价工作计划。（4）2021年1月31日前计划组建立备品备件交付供应商专项工作群，便于后续备件沟通及管理。

3.3 入库管理改善建议

（1）在后续备件交付过程中，请项目管理中心联合公司运营、营销、产品研发等部门明确供应商物料名称、规格型号等物料编码信息需要与公司目前系统相对应，或者公司对系统中与供应商入库不对性物料所属信息进行修订。同时产品研发部门需要明确后续物料编码中所述信息填报规则。（2）供应商管理部在2021年2月28日前完成合格证模版的确认工作 ，规范合格证格式。（3）采购部在2021年第一季度提出供应商包装通用要求，加强供应商包装管理。（4）供应商管理部优化备件入库检验文件，加强备件合格证、规格型号、包装检查项点监督。（5）物流部加强备品备件入库检查，重点关注备件合格证、规格型号、包装检查项点。

3.4 发运管理改善建议

（1）针对备件物料直发问题，原则上不建议直发，建议计划组推动项目管理中心、物流部制定明确的物料直发流程，严格按照规定流程通知供应商发货，并要求物流部加强备品备件的验收管理。（2）针对库存资金管控，目前备品备件库存资金1.5亿元，占原材料库存资金指标7.5亿元的比例过高，建议计划组联合项目、物流部等部门多维度进行分析，关注备件库存组资金。同时建议项目管理中心、物流部优化备件发运管控，提升备件发运及时率。

3.5 验收阶段改善建议

（1）针对现场反馈验收问题，应在2个工作日内反馈至公司，供应商管理组、项目管理中心、物流部在3个工作日内给出处置意见。（2）物流部加强对发运清单的核对，提升发运清单准确性。（3）产品研发中心提升目前系统供货范围及自带件文件准确性，对单独自带件都应申请编码，便于物料验收管理。

3.6 其他改善建议

（1）备件管理人员要熟悉常用设备并了解其技术参数和原理，对设备的关键备件、易损备件清楚的掌握。并且了解备件的更换频次、数量并进行统计分析，可根据统计情况上报备件计划。（2）依据“用则必报，报则必用”的原则，保证备件在申报时，备件的管理人员要加强备件上报的及时性、必要性和准确性，对上报信息做到准确。（3）准备备件时，尽快保证供应商的一致性，为检修提供方便。（4）加大修旧利废和技术革新力度，降低备件的管理成本。对设备出现故障较高或更换备件频繁的地方，组织人员进行分析原因，采取革新或其它措施，降低备件的消耗。（5）建立更完善的备件管理系统设计。通过备品备件管理系统，采用条码扫描技术作为备品管理中物流和信息流同步载体的方法，条码具有成本低、能有效进行分类，传达众多物品信息等优点，通过条码唯一性的特点对单个备品备件作追溯及生命周期管理。

4 结语

（1）针对备件物料交付及现场验收的问题，建议计划组策划，向其他主机厂进行调研、交流，学习其他主机厂的优势之处，从而进行管理提升。（2）从优化流程角度对信息化系统进行思考，考虑物料在下推订单之前能否增加初询流程，源头避免因采购输入不合理导致的采购执行困难。

参考文献：

[1]赵洪山，刘宏杨，宋鹏，等.风电机组大部件的备品备件区域库存优化控制策略[J].可再生能源，2018（3）：123.