浅谈档案管理信息化建设的几点措施

孙立国

【摘要】借助于信息化的技术手段来帮助传统档案管理相关工作可以变得更加便捷，帮助档案信息的梳理与利用可以变得更加高效，也有助于这些档案为企业单位的发展贡献更高的价值。由此可以明显看出对企业单位的档案管理工作进行信息化改革建设的必要性，企业单位自身要意识到这一点，并在日常的档案管理工作中采取有效措施对其进行信息化建设，提高档案信息化建设工作的质量与效率，使得这一工作的实际效用能够在档案管理工作中充分发挥出来，借此推动档案管理工作的发展，使其在相关单位的发展过程中起到积极的促进作用。

【关键词】信息化档案管理;企业档案信息化;档案信息化建设措施

一、建立完善安全的档案管理网络

相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。因此，单位首先要做的是重视档案管理的信息化建设并投入更多的资金去帮助进行相关硬件以及软件的建设，要有更加安全的档案管理网络体系，构建转为档案管理工作服务的网络平台，平台可以根据访问者的属性来对其权限进行界定，既确保档案管理的安全与隐蔽性，也面向大众提供更多样的档案服务，帮助一些公共信息可以得到共享。促使档案资源得到充分的利用。

二、加强对档案信息化建设的重视

想要对档案管理工作进行变革的单位，在开展档案管理的信息化建设的过程中，还必须要做的一件事情就是转变从领导层到基层档案管理者的思想态度，必须要意识到档案管理工作时重要的，对于企业单位的发展是有着极大价值的，从而端正自身在档案管理工作中的态度，做出更多与提升档案管理效用相关的尝试。促使相关单位及其内部的档案管理者能够提高对档案信息化建设的重视程度。此外，企业单位在改变自身对档案管理工作的态度之后就需要从与档案管理最相关的各种制度规定开始着手进行改革优化，将原本存在较多漏洞的管理制度进行更加科学化的梳理，从而为实际档案管理的信息化落实做出更争取的指导。同时也能够实现对档案信息化建设的有效推动。企业单位的档案管理制度在指定的过程中要充分考虑到信息化时代档案管理工作应该具备的特征，可以根据信息化管理环节规范其工作流程，并以此制定出合理的規范条例，要求管理人员按照相关规范条例开展信息化管理工作。比如说，针对信息化档案管理的各项资料数据录入这一环节，相关档案管理人员必须要遵循统一的录入标准，不同的内容要有不同的格式标准，如此最终生成的电子档案信息才会更加规范统一，后续查询也能更方便。

三、借助信息技术建立数据管理系统

在进行档案管理信息化建设的过程中必须要为企业单位的档案信息专门构建一个数据管理系统，并增加系统的安全防护性能，将所有的数据档案信息划归到该系统中对其进行集中管理，就能最大程度上保证单位档案信息的完整性以及真实性。当然，为了使得相关的信息录入，管理，查询等工作更加便捷，还需要对整个系统进行模块划分，不同模块负责不同功能，信息化档案管理工作才会更高效。另外，在建立数据管理系统时，还需要注意建立高效的搜索引擎，提高档案查询的效率。也要针对重复的档案资料设立专门的浏览模块，促使档案管理人员能够对重复性档案信息进行及时有效的处理，避免档案信息的查询管理受到不良影响。此外，在建立数据管理系统的过程中，相关技术人员要重视系统的安全性，可以在计算机中针对这一管理系统建立防火墙，也可以在计算机中安装安全管理软件、杀毒软件等，以此实现对网络病毒以及黑客入侵的有效抵御，进一步保障数据化档案信息资源的安全性，防止其出现受损问题，影响到档案信息的有效应用。

四、提高档案管理者的专业水平

单位的信息化档案管理工作是否能够按照预期更好地落实与实际执行这项工作的档案管理人员是有着不可分割的关系的，只有这些档案管理者本身在档案管理专业素养以及信息技术能力等方面有出色的水准，单位的相关档案管理建设才能开展得更顺利。所以说，企业单位在进行档案管理信息化建设的过程中还必须注重对档案管理人员的培养，通过开展培训、讲座、研讨会等多种活动，提升档案管理人员的专业水平及业务能力，使其能够在档案信息化建设工作中发挥出重要作用。基于此，有关单位可以开展定期的专业培训，在培训内容中融入先进的档案管理思想、管理技术手段等，与此同时，不断为档案管理人员带去更多与信息技术相关的知识，让他们对信息技术的原理以及具体操作更加了解，能够将其与日常的档案管理工作联系起来进行有效融合，以此促进档案信息化建设工作的有效开展。

五、总结

通过上述分析，针对档案管理进行有效的信息化建设，能够提高档案管理工作的服务水平，为使用者及管理者提供更大的便利，而对于档案这种存储在单位中的资源本身来讲，对其进行信息化建设与管理也是使其利用价值最大化的一种有效措施。单位本身要不断加强自身对于档案管理工作的重视程度，将先进的信息化技术手段应用在档案管理工作的各个环节中，有效改善传统档案管理工作中存在的不足之处。

参考文献：

[1]韩鹏.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].百科论坛电子杂志，2020.

[2]张义森，闫孟菡.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2020.

[3]朱树民.档案信息化建设与档案管理的几点思考探讨[J].中国战略新兴产业，2020.