新形势下人力资源和社会保障部门的档案管理方法分析

胡军

摘要：人力资源档案管理是现代人力资源管理中的一个重要组成部分，对企业的发展有着重要的影响作用。在新的形势下，对人力资源管理档案工作提出了更高的要求，但但实际上我国的人力资源和社会保障部门的档案管理，还存在着现实的局限性，需要针对档案管理方法中存在的问题随时进行调整，才能够保证人力资源管理和社会保障能够正常运行，取得良好的社会价值。做好人力资源档案管理工作，对提高整体人力资源管理工作的质量有着至关重要的作用，也能影响到对企业的可持续的发展。本文针对新形势下人力资源和社会保障部门的档案管理方法进行分析，并对新形势下档案管理方法的应用提出建议。

关键词：新形势;人力资源;社會保障;档案管理

档案是国家公民的历史记录，是国家进行社会管理的重要渠道和信息来源，因此，档案对社会平稳发展而言具有非常重要的意义。人力资源和社会保障部门的档案管理相当于我国公民的法律身份证明，这一类的档案管理具有重要的现实意义。它不仅需要管理文字和图像，有时也会管理声音资料，从搜集整理到编目检索各环节都需要严格的管理，同时也有为国家的社会管理提供资料的功能，因此档案的检索和统计也是一项重要的工作。为此，在新形势下，只有不断优化档案管理的方式方法，才能更好的为广大公民提供社会服务，进而维持社会平稳运行。

一、传统档案管理方法中存在的问题

（一）对社会保障档案关注不足

在传统的档案管理中，存在一个比较明显的问题，就是对社会保险方面的档案关注度有所不足。人力资源和社会保障部门的档案管理中，不仅包括了地区的工作、医疗、社会保险等方面的档案，也包括了人口流动、求学等多方面的内容，而且在很大程度上，档案的管理无法完全信息化，对纸质档案的管理仍然是不可能完全摒弃的重要管理环节。这就导致了在管理的过程中，档案的归档问题比较严峻，尤其是在某些经济欠发达的地区，档案的保管工作往往存在一定的问题。包括社会保险在内的某些类型的档案，有时会发生丢失甚至损坏的现象，导致档案的服务质量存在问题。

（二）档案管理机制不够完善

人力资源和社会保障部门的档案管理在很大程度上管理的属于求职和社会保障等方面的内容。而社会保险方面的档案数量众多，在管理方面，往往根据档案的性质和类别，归属不同的部门进行分类的管理。这种管理方式确实能够在一定程度上确保管理的秩序性，但不同部门之间的沟通却存在一定的问题。一个人的不同类型的档案，如求学和工作的档案就会分属不同的工作人员进行管理，在交流沟通存在问题的前提下，就直接导致档案的完整性受到了影响。这一问题从根本上来说源自于管理机制的不完善，导致了管理上存在疏漏。

（三）档案资料搜集不够完整

档案资料搜集存在不足的情况，也是导致档案管理存在问题的主要原因之一。这种问题最主要的部分体现在某些自由职业者方面，尤其是某些就业比较灵活，甚至每个月都会换工作的职业者。这一类职业者由于工作改变非常频繁，会直接导致在参保后，其档案无法得到及时准确的建档或者归档，进而导致相关资料的查询变得非常困难。另一方面，也存在一部分单位，为求方便查询员工的资料，将某些必须的档案资料扣留一段时间，导致经办人无法及时地对档案进行移交，原版的材料更是分散到了承办部门的管理下，甚至某些资料还在当事人个人手里。这会直接导致档案资料的整理无法做到全面，甚至降低档案的实际价值，导致出现某些服务方面的纠纷。

（四）档案管理人员素质存在问题

档案管理人员的素质问题，容易导致人力资源和社会保障部门的档案管理出现问题。这些问题的出现，大多是由于档案资料管理的复杂和琐碎，工作量巨大而导致聘请一些并没有经过专业教育的临时工造成的。档案管理普遍被认为是没有“前途”的职业，因此工作人员队伍的稳定性难以保证，相当一部分的员工属于临时工，专业能力不强，工作的积极性也存在一定的不足。另外也有一部分员工对档案管理专业知识匮乏，技能掌握相对较差，在档案管理和整理过程中存在一定的问题，档案不完善的情况无法得到有效的避免，会导致档案使用价值的降低。

二、新形势下档案管理方法的应用

（一）强化档案规范化意识

加强档案管理的能力，首先要从强化档案管理的规范意识方面入手。需要从管理人员和部门领导的角度，加强对档案的深度管理，使工作人员认识到档案管理工作的社会价值，提升其风险意识和对工作的热爱，促使管理能力的提高。同时要完善工作流程，加强不同部门之间的交流，降低出现错误的可能性。另外还要加强监管，通过完善监督方面的制度和方式，促使档案管理工作人员能够谨慎对待档案管理工作，自主进行检查核实，从而不断提高档案管理的质量和效率。

（二）档案管理划分类别

由于纸质档案仍然无法完全退出历史舞台，对纸质档案进行管理仍然是必要的方式，因此可以将人力资源和社会保障部门的档案分为办公室的文书档案，以及必要的业务档案两个部分。将办公室的工作档案单独拿出来进行管理，这一部分档案数量相对较少，将这一类资料单独管理，能够有效的降低工作人员的工作量。而对于以“卷”为单位进行管理的必要的业务档案，就可以利用分类概括的方式，按照固定的标准建立卷宗，卷名则最好采用街道、住宅或者公司的名字作为分类标准，标题按照招工表、学生报到册等撰写，最大程度上减少争议。

（三）完善信息化建设

信息化建设是减少档案管理工作的最主要的方式之一，而伴随着信息技术的发展，促使档案管理的信息化转变，也正在成为档案管理的发展方向。在这一方面，需要国家政府提供帮助，对企业和各个学校的档案管理提供信息化建设的帮助，促使医疗保险等方面的档案资料全方位的电子化、信息化，不断减少纸质档案的数量，从而提高档案管理的可靠性和便捷性。而人力资源和社会保障部门本身也需要加强信息化建设，提高员工的网络信息技术，促使档案管理的信息化管理水平得到提高。

（四）注重人才的培养

要加强专业人才的培养。通过保证员工的社会福利等方式，保证档案管理人员的稳定性，减少岗位的流动性。不仅需要通过高薪和稳定的工作环境引入专业对口、职业技能较高的工作人员，也需要通过培训，提高就职员工的职业技能素养和思想教育水平。另外，也可以通过派遣工作人员到先进单位学习的方式，提高员工的工作能力，优化部门内部的档案管理方式。要不断加强团队建设，建立科学化和人性化的管理方式，保证员工的忠诚度。

三、结论

综上所述，人力资源和社会保障部门的档案管理对社会稳定和个人利益而言，都具有重要的现实意义。根据传统档案管理方法中存在的对社会保险档案关注不足、对档案管理机制不够完善、对档案资料搜集不够完整、档案管理人员素质不高等问题，应加强工作人员的思想教育，强化档案管理规范化意识、对档案管理要划分类别、完善信息化建设、注重人才的培养方式，不断提高档案管理的能力和效果，最终促使档案管理能够更加有效地为广大公民提供社会服务。

参考文献：

[1]李珊珊.人力资源档案管理问题的探讨[J].中国管理信息化，2014，（24）：89-89.

[2]耿洁.探讨人力资源档案管理存在的问题及对策[J].城建档案，2016，01：36-37.

[3]刘远怡.人力资源档案管理存在的问题及其相关措施[J].民营科技，2016，（3）：116.

（湖北省恩施大峡谷风景区管理处人力资源和社会保障服务中心 445029）