新时期基建工程档案管理工作探究

汪敬

摘要：随着社会经济的发展，基建工程如雨后春笋般出现，基建工程档案也凸显出了越来越重要的地位。在工程项目的建设过程中，如何对资料与文件进行科学合理的组卷归档便成了基建档案工作者要探索的新课题了。本文将结合作者工作实际，探讨新时期如何做好基建工程档案的归档管理工作，依据基建工程档案的专业性、系统性、复杂性等特点，创新基建工程档案管理方法，建立科学的基建工程档案管理模式，从而更好地为工程项目服务，不断满足新时期对基建档案工作者提出的新要求。

关键词：基建工程;档案管理;探究

基建工程建设周期比较长，涉及的参建单位比较多，在基建工程的实施过程中形成了大量不同类别不同载体的档案资料，如何对这些资料进行有效的管理成为了当前档案管理人员面临的十分棘手的问题。新时期，如何对由文字，图表和声像资料形成的文件材料进行合理的组卷归档，构建科学高效的基建档案管理模式，优化档案管理系统，从而切实地增强基建工程档案管理的科学性、规范性和现代性，是每一位基建档案工作者都需认真思考的问题。

一、当前基建工程档案管理工作中存在的不足

一方面，由于大家对基建档案缺乏足够的重视，档案管理思维和方法相对落后，严重影响了基建工程档案管理工作的效率和质量，从档案的收集、整理到后期的查阅与利用，整体的效果都不尽如人意。另一方面，档案管理人员的工作积极性不高、创新精神不够以及缺乏科学的档案分类方法的指导，导致档案资料在收集、整理和分类过程中问题较多，比如文件收集不齐全，分类不科学，签字盖章等手续不完善，未使用耐久性强的墨水书写，档案管理工作落后于基建工程的实施进程等，这些都影响了基建档案的完整、齐全、系统和安全。最后，由于数字化程度低，查找档案主要靠传统的手工翻阅，需要耗费大量的时间，效率极低，因此，大大降低了基建工程档案的归档质量以及为基建工程项目服务的水平。

二、新时期改进基建档案管理工作的策略和方法

（一）完善基建工程档案管理规章制度，创新档案管理模式

完善的规章制度是做好档案管理工作的重要保障，在基建档案管理工作中，首先应修订完善的规章制度和科学合理的分类方案。比如，档案的收集制度、查询利用制度、保管制度、安全制度。例如：要求归档文件必须是原件，因特殊情况只有复印件时必须加盖复印属实鲜章;基建档案资料必须使用耐久性强的墨水书写，确保文件材料的耐久性;基建工程归档文件必须是字迹清晰图表清晰手续齐备的材料。同时，还应在制度里明确档案分管领导、工程技术负责人和基建档案人员的岗位职责，将基建档案的管理工作纳入基建部门和档案管理部门的绩效考核。基建档案分管领导应高度重视基建档案，把基建档案的管理工作纳入议事日程;工程技术人员应该按照国家相关标准，保证文件与工程实际相符合，对文件材料的真实性负责;基建档案管理人员应有高度的责任心，积极探索新思路，创新管理方式方法，确保基建档案资料收集完整、分类科学、查找便利、保管安全。其次，在建立完善规章制度的同时还应创新档案管理模式，从基建工程文件材料的收集开始，做好登记，并履行移交手续，然后按分类方案，归置到相应的卷宗，重要文件和批复应及时扫描，保存电子档，并使这一过程应逐渐规范化和科学化。

（二）对基建工程档案进行科学合理的分类

对基建档案进行正确的分类是基建档案管理工作的基础，归档工作中对档案进行系统的整理，编目，才能确保查找利用的方便与快捷。基建档案应按照国家颁发的《建设工程文件歸档整理规范》、《建设项目档案管理规范》DA/T28-2018的标准和要求，根据基建档案文件的特性，保持基建档案的内在联系，按项目组卷，对基建档案进行科学合理的分类，确保档案的真实、齐全和系统。

（三）对基建工程档案进行数字化扫描，实现档案的信息化管理

对档案进行数字化扫描，实现多种形式的保存，一套以传统纸质的形式保存，另一套则实行数字化扫描，利用档案管理系统以电子档案形式保存。使用信息化的方式保存档案信息不仅方便对档案的管理与检索，对档案信息的利用也会更加的便利，管理也更加的科学。

（四）加强档案管理人员的综合素质

随着信息化时代的发展，新时期，对档案管理人员的综合素质和要求也相应提高了。档案管理部门和基建部门除了要加强对档案管理人员的专业培训，提高他们的理论水平和技能水平外，还应提高档案管理人员工作积极性，强化档案工作的责任意识，从而更好的适应新时期对基建档案管理人员的新要求。

结语：

本篇论述了基建工程项目中，档案管理所面临的问题、不足以及与需要改进的地方。基建档案作为建设项目的重要原始依据，记录了项目实施过程中的方方面面，是基建工程项目中不可或缺的重要环节。因此，做好基建档案管理工作是确保基建工程顺利竣工验收以及今后维修维护的重要保障。

参考文献：

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[2]沈文萍.基建工程档案管理的思路和方法研究[J]. 科技资讯， 2011（26）：156-157.

[3]罗宝平.谈如何做好新时期基建档案的管理与利用工作[J]. 黑龙江科技信息， 2012， 000（028）：143-143，135.

（达州职业技术学院）