高校学籍档案信息整合利用模式

摘  要：构建高校学籍档案信息数字化平台，对实现高校学籍档案信息整合利用、满足多样化的档案应用需求具有重要作用。鉴于此，本文对数字化平台的高校学籍档案信息整合利用模式构建的意义、策略、注意问题进行了相关的探讨，并从建立数字化平台管理制度、构建高校学籍档案信息化平台、构建电子文件归档管理系统等方面对高校学籍档案信息整合利用模式进行了分析，期望对实现高校学籍档案信息整合利用，提高学籍档案应用水平有所帮助。

关键词：数字化平台;高校学籍档案;信息整合利用;模式探讨

中图分类号：G647.33 文献标识码：A 文章编号：2095-9052（2021）09-0-02

高校学籍档案和高校日常教育活动、科研工作等密切相连，也是学生日后就业、工作的重要参考，因此加强对高校学籍档案的科学管理，对保证学籍档案的真实性、实用性具有重要作用。但是从目前高校学籍档案管理来看，存在信息化管理落后、数字化平台建设不规范等问题，导致高校学籍档案信息整合利用模式发展受到阻碍。鉴于此，立足于数字化平台建设，对高校学籍档案信息整合利用模式进行探讨具有重要的现实意义。

一、数字化平台高校学籍档案信息整合利用模式构建的意义

传统的高校学籍档案以纸质档案为主，档案类型主要有证书、个人介绍、学历证明等，主要记录学生的整体概况，是学生就业、工作重要的凭证参考。在信息化时代下，还以传统管理模式对高校学籍档案进行管理，学生档案信息很难达到高效的运用，在这种情况下积极构建数字化平台的高校学籍档案信息整合利用模式，能有效解决传统纸质档案管理的弊端。一方面简化了档案利用程序，在非必要的情况下，不用去档案室进行档案资料的查询，只需借助计算机就能完成;另一方面保护了纸质档案，减少了档案破损率。积极構建数字化平台的高校学籍档案信息整合利用模式，不仅有效解决了档案利用的弊端，解决了档案流通问题，还满足了当前档案的应用需求，这对实现高校学籍档案高效运用具有重要意义。

二、数字化平台高校学籍档案信息整合利用模式的策略探讨

（一）建立健全档案信息化平台的管理制度

第一，为了保障高校学籍档案数字化平台建设落到实处，应成立专门的高校学籍数字化平台领导机构，并对数字化工作内容进行细分，将工作内容落实到具体个人，以此保证高校学籍档案信息整合利用数字化平台建设高效完成。并且，需明确档案信息化建设需求，聘请相关的专家团队对数字化平台建设进行研究，以此确保数字化平台建设满足应用需求，并能够有效解决档案建设过程中遇到的难题。

第二，高校学籍档案信息较多，想要实现档案信息整合利用，一方面需要对现有的高校档案信息进行有效的汇总，使其形成一个庞大的信息数据资源库;另一方面需要统一档案信息数字化建设标准，使档案管理统一化、标准化，以此实现学籍档案信息有效的整合利用。对此我国提出了纸质档案向数字化档案转化的相关规范，其中规定了档案数字化过程中扫描参数、加工操作、质量标准等相关的制度，在具体的工作中应遵循国家的标准要求进行。此外，针对数字化档案建立管理制度。当高校学籍档案由纸质档案向电子档案过渡之后，电子档案需要遵循相应的标准，如电子档案分类标准、电子档案归档标准、电子档案文件数据标准等。以此形成科学的电子档案管理体系，保证电子档案满足实用性、全面性、数据可靠性、档案真实性的档案处理要求。

（二）构建高校学籍档案信息化平台

第一，构建高校学籍档案数字化处理模式，对传统的档案模式进行改革，实现信息化转变。比如传统高校学籍档案处理的过程中，需要对档案进行采集和整理，在采集和整理的过程中，需要和学生本人建立联系，并进行相应沟通，工作效率非常低。而数字化信息平台的建设，可以简化传统档案管理程序，只需要学生按照相应的数字化标准提供信息即可。

第二，高校学籍档案管理、应用、收集等是一个系统、复杂的过程。为了提高档案的利用效率，高校应构建学籍档案信息化平台。信息化平台内容应多样化，不仅能够进行学籍档案信息管理，还可以实现档案服务、档案信息共享、档案收集和处理等应用需求，以此形成高校学籍档案信息整合利用数字化平台模式，为满足多方面的应用需求提供保障。

（三）构建电子文件归档管理系统

首先，电子档案是纸质档案信息化的结果。在完成纸质档案信息化转变之后，应构建电子档案管理系统，保证档案能够及时归档，以此满足不同的应用档案应用需求。其次，为了保证电子档案的高效运用，电子档案管理系统应和学校其他信息化建设有效接轨。比如和高校研究生教育系统、继续教育系统、本科教育系统等进行连接，不仅有利于电子档案的高效运用，还能确保档案信息及时更新、归档。此外，电子档案的管理中应考虑现代办公需求，以及不同办公设备的应用需求，在电子档案处理的过程中，应具有拓展性、外延性，满足多接口的应用需求，以此保证学籍档案信息可以实现有效的整合、汇总，达到高效运用的目的。

（四）提升档案管理人员的综合素质

高校档案信息管理的内容复杂，信息量较大，虽然构建了学籍档案信息化平台，但是要提升信息化平台的管理质量和效果，还需要相关管理人员付出努力。由此可见，档案信息管理人员的素质对档案信息管理的质量有直接的决定作用。作为高校领导人员一定要重视人才的培养，使档案信息管理人员的专业知识和工作技能以及职业道德素养都能得到全面提升，这样才能提高数字化平台的高校学籍档案信息整合利用率。为此高校应该从以下方面加强人才的培训：首先，加强思想道德教育，提升工作人员的思想道德修养水平;其次，加强信息化培训，让相关工作人员能够熟练掌握先进的信息化技术，可以灵活运用数字化平台;最后，提升工作人员的法律意识。高校学籍档案信息涉及众多学生的学籍信息，对学生后期发展有重要作用。高校一定要保护好学生学籍档案信息，相关工作人员应该熟知相关法律，遵纪守法，不能靠关系出卖档案，对于违法相关法律制度的行为应该给予相应处罚。

三、数字化平台高校学籍档案信息整合利用模式构建中需要注意的问题

（一）要选择专业的数字化平台业务公司

首先，选择数字化平台业务公司需要对公司的综合情况进行充分的了解。一方面要严格审查外包公司的技术水平，能够满足数字化平台建设的需求，能否为高校档案信息整合提供相应服务。另一方面要审核企业的经营状况是否良好，有没有财务问题等。此外还要审核企业的科研能力，对新技术的利用能力以及开发能力，以此确保数字化建设满足时代发展需求。其次，对外包商服务经验进行考核，查看外包商类似的作品，以及这些作品顾客的满意度情况，以此减少数字化平台构建中出现问题无法顺利解决的情况。

（二）信息化平台要有明确的目标

首先，高校学生学籍档案应统一标准，明确处理流程，以此形成统一、标准化的数据，方便档案数据的流通和应用。比如，规定高校学生档案电子版处理要求、存档要求、借阅要求等，以此形成电子化应用管理程序，为保障学籍档案信息高效运用提供有利条件。其次，满足现代化办公需求。当前阶段下，办公方式、办公设备出现了多样化的现象。在这种情况下，学籍档案相应平台的建设应具有兼容性、拓展性，能够满足不同办公需求。最后，高校学籍档案资源应具有系统化特点，能够实现学籍档案的有效汇总，并利用大数据技术，进行数字资源的运用。

（三）应注重信息化档案专业人才的培养

高校学习档案信息数字化平台模式的构建，需要档案管理者具备专业的档案数字化知识，能够熟练处理数字化档案管理中遇到的各种问题。但是从目前高校数字化档案管理来看，档案管理人员素质不高，思想意识落后，认为档案数字化管理就是将学籍档案进行数字化处理的过程，导致仅仅进行数字化转化，无法形成档案信息整合、汇总，在运用的时候，出现了零散、资料不全的现象。因此，应重视档案专业人才的培养力度。一方面对现有的档案管理人员进行培训，提升其档案信息化专业水平，并设置相应的考核制度，保证将信息化管理落实到日常工作中;另一方面进行数字化人才引进，为实现高校学籍档案信息整合利用数字化平台的构建提供人员支持。

四、结语

高校学籍档案信息化整合利用模式的构建，需要建立在数字化平台的建设上，在此基础上健全档案信息化平台的管理制度，积极构建高校学籍信息化平台，使高校学籍档案形成标准化、统一化的数字管理体系，形成高效学籍电子档案管理系统，并与校内多个网站进行有效的对接。科学的数据化学籍档案信息化建设，能够为满足档案信息整合利用提供有利条件。

参考文献：

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（责任编辑：董维）

收稿日期：2021-05-25 修改日期：2021-07-10

基金项目：2021年度梅州市哲学社会科学工作领导小组办公室“大数据时代背景下高校档案管理工作优化策略探究”

作者简介：李松（1973—），男，广东梅州人，馆员，主要从事档案管理研究。