推进食品生产许可档案信息化建设的思考

焦宁

摘 要：食品生产许可证档案信息化是积极支持生产许可证制度改革，提升服务质量，增强服务能力的重要途径。通过信息化的建设，可以全面提高食品安全监管的能力和效率。完善监管体系，实现行业自律以及政府监管，通过社会参与以及消费者监管来提升食品安全水平，全面推进食品监管现代化。本文重点对推进食品生产许可档案信息化建设的思考进行研究。

关键词：食品生产许可;档案信息化;建设

随着科学技术的不断发展，信息技术的不断应用，极大地提升了人们的工作效率，行业的信息化水平反映了行业的发展水平和发展潜力，在以信息技术为主导的社会中，人们的思想观念和社会需求发生了巨大变化，因此有必要通过使用信息技术，对档案进行信息化管理，提升档案管理的质量。在档案管理工作中，存在管理效率降低和混乱的情况。信息技术的运用可以有效的改善这些问题[1]。同时，提升档案管理的信息化水平，可以及时发现仅在档案管理信息化过程中出现的问题，并通过分析解决方案来提高食品生产许可档案管理的信息化水平和管理质量。

1 食品生产许可档案信息化建设概述

档案信息化建设是指在档案管理过程中运用电子信息技术对档案进行电子化管理，使档案管理工作更加简便，全面提升档案管理工作的质量。在进行档案信息化建设的过程中，建立和完善档案管理系统，进行档案资源共享，具有重要意义。档案信息化建设主要包括2个方面，即档案管理的信息化以及档案资源的信息化。档案管理信息化是指在档案管理工作中运用信息化技术对档案进行分类和整理，可以缩短使用过程中的搜索时间。档案资源的信息化是指通过信息设备转换为电子档案，其可以减少纸张资源，是建立档案信息的良好基础[2]。

2 食品生产许可档案信息化建设的优点

2.1 存储体的容量变得越来越大

信息化档案主要通过硬盘、光盘和云存储等存储档案信息。这些存储设备比文件档案更加方便携带，存储量是传统方法的几倍甚至是几十倍，可以保存或压缩档案信息。

2.2 存储的内容不容易丢失

档案管理的信息化使所存储的信息得以及时归档，对于食品生产许可的登记和变更可以通过网络传输到档案管理部门，档案管理工作人员在线接收。由于严格的电子锁，每个电子档案均被保存，在档案检索、档案安全性和完整性等方面比纸质档案管理具有极大的优势。通过在线存储的方式，可以运用归档和检索的方法来检查用户档案的完整性[3]。

2.3 档案管理信息化可以对档案进行多次备份

当人们使用信息存储时，档案通常不是唯一的。人们可以随时复制档案，并以其他方式存储，例如线下存储和云存储。传统的档案管理比较容易出现档案损坏或丢失的情况，从而为食品生产许可管理工作带来极大的不便。

3 食品生产许可档案信息化建设中存在的不足

3.1 档案存储的网络管理安全性不足

档案管理信息化过程变慢的原因有两个：①计算机系统和网络构成某些安全风险[4]。需要计算机硬件来存储文件管理信息，不可抗力和人为损坏可能会损坏硬件;同时连接网络的计算机容易受到病毒攻击，出现数据篡改或被盗的情况;②档案管理的信息化缺乏法律及相关文件的支持，系统仍不完善。由于法律限制了传统存储方法的归档管理信息化的各个方面，目前尚无专门的规范存储信息的归档信息化存储方法。因此归档信息化并未受到法律保护，档案管理信息不受法律法规的认可。

3.2 技术需要提升，资金投入力度不够

档案管理信息化的一个重要前提是信息存储技术要符合标准，且存储系统可靠存储而不会轻易崩溃。但在當前的档案信息化中，档案管理信息化的存储方法主要利用电子文件进行存储，电子文件具有存储周期和存储限制，这取决于电子文件存储的特性。档案管理的信息化要求非常高，一般的电子文件很难符合其存储需求。纸质档案被转换为信息存储，而当使用电子文件存储时，手动输入比较烦琐，使用扫描仪将信息从纸质档案转换为电子化档案。但当前市场上价格相对较低的扫描仪，扫描的准确性比较低，而质量越好的扫描仪，价格也越高，且扫描完成后的成本也较高，闲置资源和公共成本也就越高。由于档案信息管理部门有限，如果没有特殊资金，很难承受这些巨额支出。

3.3 档案管理部门的工作人员工作积极性较低

归档管理通常被认为是一种空闲操作，因此一些人认为，归档管理知识进行管理和存储大量数据的工作既简单又乏味，并且一些档案管理人员由于对档案管理工作的重视程度不足，工作没有积极性。同样，食品生产许可档案的管理质量也比较低。

4 促进食品生产许可档案信息化建设的有效措施

4.1 提高对档案信息化建设的重视

建立档案信息化是时代发展的要求，是档案工作从复杂化到简化过程中必不可少的步骤。档案信息化建设不仅需要人才和技术的支持，更需要领导者的关注。市场监督部门的领导者在掌握了档案信息化知识的情况下，才可能直接确定食品生产许可档案信息化建设的有效性。为了更好地促进档案信息化的建立，管理者需要在资金、人力、设备等方面进行相应的投入，对档案管理者进行一定的肯定与鼓励，支持信息化建设，对遇到的问题进行积极解决[5]。

4.2 加强档案管理人员的培训

在整个档案管理工作中，员工是参与和执行的主体，因此档案管理人员的综合素质和技能水平与整个工作的实现有着重要的关系。档案管理工作是否有效，与员工的能力是密切相关的。随着科学技术的不断进步，现有的管理方法和人员技能已不能满足相关业务的需求。因此，需要加强对相关人员的培训。为了满足档案管理工作的需求，档案管理人员必须意识到其信息化在日常工作中的重要性，继续展示和增强其工作能力和综合素质，并改善自己的档案信息化水平。同时，市场监督管理部门要增强科学的档案管理意识，提高员工的计算机操作和应用能力，保证档案管理中信息的组织性。

4.3 加强食品生产许可档案信息的安全性和机密性

随着信息技术的发展，已归档信息的安全性在一定程度上受到威胁，数据的机密性和滥用将直接损害公众的利益。因此，为了从根本上保护档案的安全并防止机密信息泄露，市场监督部门必须：①根据实际情况建立一套适合食品生产许可特点的档案信息安全机制;②在档案信息网络中设置防火墙和入侵检测系统，加强对主机软件的保护，并结合档案信息的重要性进行访问权限的设置，以避免因非法工作而造成的数据丢失或损坏;③提高员工对信息安全性和机密性的认识，并加强有关规章制度的培训。

4.4 为档案管理的信息化建设提供技术支持和足够的资金

无论是提高管理任务的信息化水平还是培养档案管理人才，加强技术资金也是改善信息管理的重要组成部分;加强档案管理软件和硬件系统的建设，进行实时更新系统。地方政府和财政向市场监督管理部门提供支持并增加资本投资。最后需要注意的是网络安全性。经常扫描并清除病毒，以避免潜在的安全风险。

5 结语

综上所述，必须高度重视食品生产许可档案信息化建设，档案信息化管理是社会发展的重要趋势。现阶段食品生产许可档案管理过程仍然存在一些问题，本文针对这些不足提出了相应的改进措施，可进一步促进食品生产许可档案信息化的建立，促进食品生产企业的快速发展。

参考文献

[1]杜建萍.推进食品生产许可档案信息化建设的思考[J].食品界，2017（5）：76-78.

[2]梁方华，马元生，郑斌.关于食品生产监管信息化建设的思考[J].标准科学，2013（1）：74-75.

[3]马洁莎.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].现代企业文化，2019（21）：126.

[4]徐娜.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].魅力中国，2019（12）：382-383.

[5]吴妍.我国修订食品生产许可分类目录[J].福建轻纺，2020（4）：2.