企业增值税电子发票管理存在的问题及改进

黄鼎雅

伴随互联网及电子商务的高速发展，我国已经进入电子信息化的时代。与此同时，电子发票自2012年试点到全面推行工作历时七年多，全面推广使用是时代发展的必然结果，从本质上改变我国发票管理体制及企业发票使用、管理的方向，对社会发展、企业经营管理、财务工作产生了深远的影响。文章主要从电子发票与纸质发票的各自特点、使用媒介、交易结算过程包括申领、开具、传输、接收、储存等环节的差异点出发，进一步分析电子发票的广泛应用给现代企业财务管理工作所带来的机遇和问题，并针对存在的问题提出改进建议。

一、增值税电子发票的内涵与特点

增值税电子发票是当今社会发展的产物，是税务管理中的一项重要创新，与纸质发票相同，由税务局统一发行、监管，采用最新的防伪手段，在线开具给客户的电子凭据，客户可以自行保存，无需即时打印的电子单据。增值税电子发票表现为纸质发票的电子映像，是一种无纸化形式的发票。

增值税电子发票的特点包括无纸化、平台化、实名化、互联化。无纸化又称为电子化，电子发票最根本特征为非纸质化，所以电子发票免除了印制、现场领购、运输等环节，其运行及开具操作均基于电文方式，这是与纸质发票本质的区别。从开户登记、申领申请、税种核定、开具发票、打印盖章、作废红冲等流程都能在网上完成。发票的开具更加迅速、查询真伪更加便利。伴随着互联网及电子商务的高速发展，网上购物及电子商务充分体现出优势和便利性，电子发票的开具应用也随之被人们接受和广泛推广。增值税电子发票的全面推行，能够节约经营成本、便于保存、主动补充配给、瞬时生成、即开即验、平台自动推送、方便查驗，无工作时间、地点、空间限制的优势越来越明显。由此，无论是对企业还是对消费者甚至税务机关而言都是利大于弊。

二、增值税电子发票的全面推行对企业财务管理的作用

就企业而言，能大幅节省管理成本，创新电子发票的管理模式、简化核对、核算流程，并可以与企业内部管理ERP等系统相结合，有利于提高资源利用效率，降低人工出错导致的无效重复工作，并能及时给企业管理者提供决策所需数据支持。

1.增值税电子发票带来财务工作效率及质量的提高。电子发票与纸质发票区别在于开具的媒介不同。电子发票是通过各种终端设备开具，纸质发票则是人工开具。因此，纸质发票的工作效率比电子发票低，而且出现人为误开错开的机率也高，纸质发票开具后还需要定期进行汇总数据，整理登记使用情况，并需按时到税务部门核销、申请。而电子发票从领、填、核、销环节都是通过数据传输自动完成，没有时间、空间的限制，随时登录系统即可完成。由此可见，电子发票无论在工作效率或质量上更适应现代企业的发展。

2.增值税电子发票降低了企业的管理成本。纸质发票本身印制成本比较高，此外还存有仓储成本，发票从购入、开具、核销、保存都会耗费人力和物力。电子发票一方面没有印刷、存储成本，另一方面利于保存及集中进行数据处理。在系统开具的电子票据直接存储在云系统，保管、查询、调阅通过电子发票服务平台或其他网络数据媒介平台，不占用实际地理空间，能节约大量查阅、调用时间。从申请、核准、配号、数据传输等环节全程线上操作，能节约大量的办税时间及人力，也避免了发票在申领、使用、核销、保管过程中出现丢失。

3.增值税电子发票的推行有利于降低税收风险。网上购物行为改变了商事活动和人民的日常生活，在日益普及的当今，商家出于成本问题少开或不开发票，以此规避纳税。随着税务部门大力推广使用和积极宣传解读，公众对电子发票愈发了解、熟悉，提高索要电子发票的意识和积极性，有利于企业规范纳税行为。电子发票有助于促进税收公平，使电子交易活动的征税行为更具有实际操作性，在一定程度上避免偷税漏税的现象，用较小的税收成本取得较大的经济效益，减少涉税违法案例，为纳税人营造积极公平的税收环境。电子商务的发展将进一步推广电子发票的应用，从本质上改变我国发票管理体制及企业发票使用、管理的方向。长远而言，电子发票的信息化管理，转变了管理方式，利用信息技术和网络工具形成自动预警机制、综合监管机制，使企业走向规范化经营管理生态链的各个环节提供的多元化控制方式和手段，从而减少偷税漏税后的恶性竞争，规范市场运营。

三、企业在使用增值税电子发票中给财务带来的问题

企业在推广使用电子发票过程中，既提供了便利又带来了问题。

1.电子发票推广使用中存在的安全问题。为了节约开发成本，很多电子发票系统在搭建时会采用某些开源软件。开源软件的修改和分发不受许可证的限制，能为企业节省一笔授权费用。但开源软件与生俱来的开放特性，也会为系统带来很多不安全因素，为企业和用户带来安全隐患。开源软件由于代码开源，任何人都能拿到这部分代码，甚至对它进行恶意修改。由于发票系统可能与企业ERP、业务系统、财务系统和金融支付系统相对接，如果不法人员获得某部分系统所使用的开源源代码，并恶意修改代码或者利用代码漏洞发起攻击，就可能威胁企业信息安全，甚至为企业或用户带来重大的经济损失。

2.增值税电子发票存在重复报账的风险。电子发票和纸质发票的法律效力、基本用途和使用规定相同，而纸质发票复印无效，只能一次性粘贴进行报销。而电子发票是一个PDF文件，可以无限次重复打印，与原来发票一模一样，缺乏纸质发票所具有的物理防伪性能。作为财务人员根本无法通过发票表面资料及税局查询系统识别是否已重复报销，这给财务人员在报销审核单据中带来困难及风险。

3.篡改发票基本信息，存在税务风险。作为电子发票载体的PDF软件，通过软件修改发票内容、金额、电子签章在当今发达的系统并不是难事。为了系统安全考虑，国家税务局在构建中采用了不利于双向交互信息的闭环系统。企业是无法统一导出其他企业开具给本单位的发票信息，只能通过网上税务系统一张张查检。这样给繁重的财务工作岗位增添不少工作量，所以财务人员基本上对电子发票的内容及金额不验证，这也给不法人员篡改电子发票提供了便利及机会。

四、增值税电子发票对企业财务管理影响的应对措施

1.改变核销发票机制，避免重复报账。完善财务管理制度，对于报账事宜，不仅要审核发票，也要审核与付款相关的采购合同、出差审批等相关资料。开发建设已报销发票的管理台账小程序，通过扫描电子发票上所显示二维码自动获得发票代码（号码）、金额、日期等主要电子信息，并通过类似商品条型码方式扫描识别发票或已报销电子信息存入台账后，如下次扫描输入的信息相同将自动提示。从而减轻财务人员审核报销的压力，避免重复报销问题的出现。

2.制定电子发票报销档案系统及指南说明。电子发票是企业管理中一项重要创新，有利于规范税收行为，防控发票违法行为，降低征收及纳税人成本、节约社会资源，提高企业财务管理工作的质量、效率。电子发票发展更符合社会发展方向，在依托企业现有会计核算的系统基础上，开发完整接收电子发票数据，并通过建立完善电子档案管理系统，实现对电子归档及查询。企业编写相关指引及政策，进一步说明电子发票的制度，列明电子发票作为会计凭证及报销、报账严肃性，全面提高企业人员对电子发票认识。

3.电子发票系统与企业ERP系统衔接融合。电子发票系统和企业ERP系统是两个独立的系统，从开发至系统设计使用的场景都是各自研发，要实现两者的无缝对接及融合，需要对企业财务一体化管理会计运作有针对性地构建以下系统模块。（1）内外用户端模块的构建嵌入。企业内部员工日常小额费用开支，例如零星办公用品采购、差旅费报销、车辆费报销以及对外客户购、销业务往来是内外用户端实施不同系统财务处理和业务管理在线操作软件系统。实现两个系统实时连接，使电子发票开具、接收、入账处理与EPR系统内的合同、电子数据子系统对接，以最快时间进行有效的数据对碰后使出入库管理、资金收付、账单生成有序地、高效地联动起来，最终实现一体化全自动业务处理流程。（2）财务处理端模块的构建嵌入。电子发票是财务处理端收入、成本、费用发生凭证信息载体，通过对这些电子数据载体的审核后生成会计凭证及各种报表数据，这个在线应用操作软件终端称为财务处理系统。该终端用户系统可以通过GA证书、密码口令、人脸识别技术、指纹及加密钥的管理方式，防范冒名者及外来黑客的入侵。处理端应设置层级权限，通过差别化层级权限提高财务审核流程的效率和内部控制的成效。（3）财务信息生成端模块的构建嵌入。财会信息端从云端数据中提取电子发票信息，进而对信息进行整理、调用、归集后同步生成财务资料，从而节省人力成本、提高效率，并从根本上解决人为失误导致原始数据向记账凭证转化过程中产生的错误。（4）账款收付端模块的构建嵌入。搭建与电子发票平台和自身ERP系统互联互通的企业收付平台，电子发票的收付款信息传输到平台，经各级审核、授权人员审批签章确认后，由平台转化为指令发送给基于网上银行系统或第三方支付平台发起收付款，并将收付款结果转化成数据、指令接入ERP平台及按双方接收数据格式要求发送结果指令，最终完成应收应付账款的快捷收付。

在互联网、大数据、电子商务快速发展的今天，企业财务管理信息化、系统化、自动化已成为发展趨势。因此，企业应加强增值税电子发票使用、积极实施电子发票系统与企业管理系统相衔接与融合，为自身更规范、更好发展奠定基础。

（作者单位：中山市润讯企业管理信息服务有限公司 ）