浅议档案管理存在的问题与应对措施

王海锋

档案对于企业的发展是非常重要的，档案作为一种无形的资产影响着企业的整体发展，同时对企业的管理运营也具有重要的意义，当前各个领域对档案的管理工作不太重视，没有从根本上认识到档案管理的重要性，同时每个企业对档案管理的水平也存在不同，管理水平参差不齐，存在许多的漏洞和不足，这样会阻碍企业未来发展。面对这样的形式，要求企业从上至下提高对档案管理的重视，从制度上进行落实，积极地引进优秀的档案管理人才，从主观意识上认识到档案管理的意义。另外，档案管理具有许多独特的特点，主要包括：政策性、机密性、保密性、专业性等，同时档案管理工作作为国家科学文化事业的一个重要且不可缺少的组成部分是具有重大意义的。档案管理工作记录一个企业的发展历程，其中有许多重要的文献资料和数据，对企业的未来发展具有指导作用，如果档案管理工作出现漏洞，就无法为企业提供充足的信息资源和数据参考，通过实践发展我们可知，各个企业对于档案管理工作存在不同的问题，使得档案管理的功能无法发挥出来，本文根据实际情况提出有效的应对策略来处理档案管理问题，使档案能够成为企业或政府部门的重要信息资源。

一、当前档案管理工作中存在的主要弊端和不足

随着时代的不断发展，信息技术已经应用到各个领域，信息资源已经充斥在人们的生活中，信息重要性逐步提高，无论是政府机关还是各个企业都要重视档案的工作，注意信息的收集工作，档案工作对企业的发展具有重要的意义。企业要切实的保证档案信息的有效性及科学性，为企业的发展提供有效的信息，但回顾近些年档案管理工作落实情况，不难发现档案管理作用未能充分发挥出来。

1.企业工作人员没有认识到档案管理的重要性。当前企业工作人员没有认识到档案管理的重要性，近些年，随着信息资源的共享，信息资源使用的范围更加广泛，信息资源的传播途径也更加便利，许多企业已经认识到信息资源的重要性，但是对于档案管理工作还没有提高认识，部分企业的领导及员工认为档案管理工作只是一般性的事务工作，他们将发展的重点落在经济的收益方面，对于档案管理工作很少投入精力。同时，他们的理念也出现偏差，认为档案管理工作只是简单的收集资料，将资料进行归档，毫无技术性、技巧性可言。另外，由于企业的思想理念出现偏差，这也导致档案管理部门的工作不正规，人员流动较大，有些部门甚至没有专门的档案管理人员，都是通过兼职的方式完成档案管理工作，由于工作人员的不专业也导致档案管理工作不符合标准，缺少科学化、合理化。

2.档案管理团队的整体素质不高。当前档案管理团队的整体素质不高，通过长期的实践证明，档案管理工作的质量高低与工作人员有直接的关系，档案管理人员的工作水平是影响档案管理工作的重要因素。另外，当前企业中缺少专业的档案管理人才，大部分都是兼职上岗的状态，许多员工自身不具备专业的档案管理知识和理论储备，在面对棘手的档案管理工作时只能应付了事，缺乏专业的素养，最终导致档案管理效果不佳。因此，面对这样的人员问题要引起相关企业足够的重视。

3.档案室缺乏专业的硬件设备设施。当前档案室缺乏专业的硬件设备设施，这是影响档案室发展的重要因素，许多企业和单位的档案室没有按照国家的标准进行建设，档案室的建设不符合专业化的标准和要求，其中最重要的就是档案室的硬件老化问题，许多硬件设备由于年久失修，造成设备损害，另外由于保养维护工作不及时，硬件设备不能够有效利用，设备的损害也会影响相关资料的损害和丢失，带来的后果是难以想象的，对企业未来的发展带来许多不良的影响，制造许多不必要的麻烦。因此，企业要注重档案室硬件设施的维修和保养，积极引进先进的设备，正确地认识档案室的管理工作。

二、针对档案管理工作存在问题的应对对策

1.完善档案管理相关制度。企业应完善档案管理相关制度，将档案管理工作的各个环节进行有效落实，制定科学、合理的制度进行支撑，提出统一的标准化管理，约束工作人员的行为规范，提高档案管理的整体效率。当前许多企业缺乏档案管理的相关制度，这是由于企业的领导层面不重视档案管理的相关工作，对于档案管理的知识和法律不了解，这就需要企业领导积极学习档案管理的相关理论和法律，提高对档案管理的认知，进而积极组织优秀的档案管理人员来共同构建档案管理机构。另外，档案管理工作需要进行细分，明确档案管理的流程和细节，明确档案管理的注意事项和标准，最大程度地发挥档案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的档案管理制度是非常必要的，可以真正起到约束工作人员的目的。

2.完善档案管理功能。企业要完善档案管理的相关功能，档案价值是巨大的，可以帮助企业和相关部门更好的发展。因此，为了发挥档案管理的价值，企业要更好地完善档案的功能，同时企业要根据相关法律法规，积极引进先进的信息技术对档案进行管理，从而保证收集信息的全面性、客观性、完整性，提高档案管理工作的效率。

3.提升档案管理团队的整体素质。企业要提升档案管理团队的整体素质，当前众多企业中缺少专业的档案管理工作人员，人员配置的失衡也是影响档案管理的重要因素，档案管理人员的专业能力、素质、经验、技能都在一定程度上影响档案管理的效率。企业在选择档案管理人员时，要根据企业的实际情况选择，要考察上岗人员的工作能力，也要考察工作人员对档案管理工作的态度，是否认真对待此项工作，是否具有专业的知识支撑。另外，针对不同的工作人员要采取不同的培训内容，根据工作人员的实际情况，制定不同的培训内容，提高档案管理人员的质量。与此同时，还要培养档案管理人员的团队精神和敬业精神，只有心往一处想，劲往一处使，才能从根本上提升团队的综合能力和水平，为企业构建优秀的档案管理人才队伍，为企业的发展添砖加瓦。

三、档案管理未来发展方向

1.明确档案收集的程序。档案管理工作要想保质保量，就要明确档案收集的具体程序，以往的档案收集程序比较简单，已经无法满足当前信息发展的需要，在档案的收集过程中要明确责任，杜绝一切任意妄为的现象，档案管理工作是一项严肃的工作，需要企业的所有工作人员认真对待。因此，企业要从档案的收集程序上下功夫，明确档案收集的各个环节。

2.完善档案整理相关制度。企业要完善档案整理相关制度，许多企业认为档案整理工作只是简单的收集和归档，没有技术性可言，当前企业中的档案管理人员能力素质水平不同，在具体的工作中存在许多工作失误的环节，特别是档案目录的排序工作，非常容易出现问题，最终导致材料的泄露。因此，档案管理人员在具体的档案归档工作时要注意登记工作，利用相关制度对工作人员进行约束，从根本上防止档案问题的发生。

3.从长远角度制定档案管理目标。企业要从长远角度制定档案管理目标，档案管理工作要与时俱进，跟随时代的发展而变化，企業要不断摸索新的档案管理模式，把眼光放长远，迎合时代的发展，积极进行资源的共享，利用信息化手段更好地辅助档案管理工作，从根本上提高档案管理的效率。

四、结束语

通过以上内容可知，当前各个领域的档案管理工作非常重要，档案管理工作是落实社会主义发展的重要任务。随着社会的不断进步，各个领域对于档案管理工作格外的重视。因此，提高档案管理工作是发展的重要任务，当前档案管理工作存在一定的问题，许多单位和企业没有意识到档案管理的重要性，档案管理的人才也比较缺失，整体的管理水平比较低，档案室硬件设施配备不齐全等。 本文主要探讨了当前档案管理工作中存在的主要弊端和不足，针对档案管理工作存在的问题提出应对对策及档案管理未来发展方向，希望档案管理工作在未来有更大的发展空间，希望档案管理更加的信息化和合理化。

（作者单位：枣庄市立医院）