现代企业档案科学保管及有效措施

王巍

企业档案的保管，是指按照集中统一管理的原则，利用必要的库房和设备，对企业档案实行科学保管，并采取妥善的措施，减少对企业档案造成损毁的各种不利因素的影响，最大限度地维护企业档案的齐全、完整与安全，延长企业档案的寿命。近年来，徐州发电有限公司档案室利用档案创直接经济效益达2亿多元，而且还以翔实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

一、企业档案保管工作的任务和内容

企业档案保管是企业档案工作的基本环节。它是贯彻落实企业档案集中统一管理原则的重要手段，又是维护企业档案系统、完整与安全，并提供有效利用的必要条件，因此，必须引起高度重视，积极做好这项工作。

1.企业档案保管工作的主要任务。企业档案保管工作的主要任务应是：按照集中统一管理的原则，采取各种有效措施，实现企业档案的科学保管，防止各种不良因素对企业档案造成的破坏性影响，全面、系统地维护企业档案的完整与安全。

2.企业档案保管工作的基本内容。在现代企业中，由于档案工作执行集中统一管理的原则，保管工作既要实现安全、可靠的管理，又要能够方便、有效的利用，必须加强对档案库房的日常管理工作，注意改善保管条件与保护环境，尽量减少档案材料的损毁，延长企业档案的寿命，确保其系统、完整与安全。企业档案保管工作的基本内容如下。①库房的日常管理工作。包括按照企业档案的库藏数量正确合理地选择档案保管的设备和装具，按照一定的原则与方法对企业档案进行存放保管，制定科学可行的库房管理制度，开展日常的借阅工作等。②企业档案的保护工作。包括选择条件适宜的库房，选购环境保护设备，对档案形成质量监测与建议。③企业档案的修复工作。这是指对因时间因素或其他原因造成的库藏档案材料的破损，进行及时检查并采取措施予以补救的工作。包括定期检查，及时修复，复制补救等。

二、做好企业档案保管工作的有效措施

企业档案保管工作，是保护企业档案资源的重要手段，又是企业档案有效利用的必要前提。保管好企业档案，为企业经营决策提供有效服务，是企业档案工作的重要任务。因此，档案工作人员应树立高度的事业心和责任感，努力做好企业档案的保管工作。

1.分析保管工作的影响因素，把握关键环节的质量，为做好企业档案的保管工作奠定良好的基础。企业档案的保管工作与企业档案各个环节的工作密切相关，注意这些环节的工作质量，可以为做好保管工作奠定良好的基础。例如，在企业档案的收集工作中，档案部门应在文件的载体形式和质量上加以限制和指导，协助形成部门选择便于保管、质地优良的载体材料和书写方式，以延长企业档案的保管寿命;在企业档案的整理和鉴定工作中，要按照档案的形成规律和特点，分别不同载体形式，进行系统整理，以方便保管工作中的分类排架，选择最有利的保管条件进行管理;在企业档案的利用工作中，要制定科学合理的规章制度，避免人为的有意识或无意识的破坏，确保企业档案的安全。

2.按照“预防为主，防治并举”的方针，开展企业档案的保护工作。企业档案的保管寿命，除与档案工作各环节的工作质量密切相关外，还直接受制于客观环境条件，包括库房的温、湿度，光照情况，有害气体及生物性破坏因素（虫害、鼠害）等。这些因素直接影响到企业档案的保存寿命。控制不利因素的生成，创造良好的保管条件，可以延长企业档案的保管寿命。因此，对档案库房的环境条件进行及时观测和记录，努力做到预防为主是十分必要的。假如某些因素已经发生，则要及时采取措施予以治理。如因时间久远而导致的载体材料的老化和因经常利用而导致的材料磨损等问题，要及时检查，发现后立即采取措施予以补救

3.积极利用新兴技术与方法，做好档案修复工作。对于已经破损的档案，要积极创造条件，及时进行修复。企业档案人员要主动探索、吸取各种新的技术成就，在档案保护工作中，实现全面优化和科学管理，最大限度地延长企业档案的寿命。

4.建立科学有效的档案保管制度，并监督执行。为确保企业档案的完整、系统与安全，在企业档案保管工作中，应建立各项行之有效的规章制度，并在实际活动中予以贯彻执行。①定期检查制度。针对企业档案的保管情况，要对企业档案的库房及被保管的档案定期进行检查，检查项目主要包括：库房管理及防护情况、档案的质量、寿命与保管条件、安全保密情况等。如果遇到特殊情况或意外事件发生，比如水灾、火灾、盗窃等情况发生，要随时进行检查，以维护企业档案的安全。②保密制度。企业档案是企业的宝贵财富，为维护企业的自身经济利益，应对企业档案采取一定范围的保密处理。保密制度即根据本企业的客观情况，明确规定企业档案的保密范围和机密等级。同时要根据需要，定期进行保密检查，对已不属于保密范围的企业档案要及时解密，对机密等级偏高的档案要进行降密，以便在确保档案安全的前提下，适当调整其利用范围。此外，企业还可以根据档案工作的客观需要，建立相应的科学管理制度、借阅利用制度、工作责任制度等，以便全面、科學、合理、有效地做好企业档案的保管工作。

三、企业档案的库房管理

库房是保管企业档案的主要场所。在企业档案保管工作中必须加强库房管理，进行合理选址、布局及防护，以延长档案的寿命，提高库房的有效利用率，方便企业档案的存放和查找利用。

1.企业档案库房的建筑设计与防护设施。企业档案库房应从地址选择、库房面积与布局、库房防护设施等方面进行综合考虑与选择设计。①库房地址选择。档案需要长期或永久保管与使用，其存放场所必须防火、防水、防潮、防光照、防灰尘等，库房地址的选择应满足以上基本要求。从利用方便的角度出发，档案库房应在企业内处于比较适中的位置，以节省查询时间，提高工作效率。②库房面积与布局。在库房面积设计与布局方面，既要立足眼前，又要预见未来，总面积不宜过大或过小，以免造成库房闲置或档案无处存放。③库房防护措施。为达到库房建筑的防火、隔热、防水、防潮等设计要求，在建筑材料选择、库房门窗结构设计等方面要综合考虑、合理安排。如果没有条件新建库房的话，应注意从以下几方面考虑并选择库房：最好是楼房，不宜在平房或地下室，以便防潮;附近不要有强磁场或污染源，并具备防火、防虫等条件;封闭性能好，具备防尘、防光照条件;有安置防护设备的条件，如电源、水源等。

2.库房的合理利用和排架管理。①库房的合理利用。柜架的正确摆放与排列，要以方便企业档案的保管和存放为原则，有条件的单位可以设置密集架保存企业档案，以便有效地利用空间，增加库存档案数量。②档案的排架管理。企业档案排架管理要依据企业档案的分类方法来进行，要与企业档案整理、分类的方法相一致，排架序列要反映整理分类的成果。同时排架管理还要充分考虑到方便保管和查询利用的要求，使企业档案的排架既科学合理，又经济适用。

四、企业档案的保管环境

企业档案的保管环境应具备延长档案保管寿命的最佳温度和湿度、无虫害、无污染、少光照无灰尘等基本条件。如果这些条件不具备，则应采取相应的防护措施。

1.温度、湿度。企业档案库房必须具有适宜的温度、湿度。温度过高、过低与湿度过大、过小，均会造成对档案的直接危害，起到一定的破坏作用。例如温度过高、湿度过小，会使纸张变脆、强度降低，缩微胶片容易退色甚至自燃，磁带带基强度下降且易产生静电吸附灰尘。湿度过大，会使档案载体材料，包括纸张、胶片等发生霉变，字迹退色，影像、录音失真。温度过高、湿度过大，还会造成害虫滋生与繁衍，威胁档案的安全。因此、库房的温度、湿度一定要經常监测，使其保持在一定范围内。据有关标准推荐，比较理想的温度是14℃—24℃，相对湿度是45%-60%。为维持库房的最佳温、湿度条件，一般可以采用人工控制和自动控制两种方法。人工控制主要是采用密封的办法隔热、隔湿，或采用定期通风的办法降温、降湿等。自动控制是采用自动监控设备，控制库房温度、湿度，在条件不满足时，自动打开降温除湿设备，使其恢复最佳温度、湿度环境。

2.洁净、避免光照。灰尘、光照对企业档案有着直接的破坏作用。如果档案载体上粘附了灰尘，纸质档案会字迹不清，声像档案会受到污染物的腐蚀，从而改变原有的音质和影像。光线，包括太阳光和灯光，对档案保管均有不利影响。这是由于光的化学作用使纸张变黄、发脆，胶片软化或粘连，磁记录档案失真等。因此防尘、防光是档案库房的必要防护措施。除在建造库房时，应选择远离污染源的洁净环境外，还应注意库房的密封性。例如采用挂窗帘、安装百叶窗、装置密封性好的门窗及加装灯罩和毛玻璃等方法，减少或避免灰尘与光照，延长档案的保管寿命。

3.减少火灾和虫害隐患。火灾和虫害是破坏企业档案的直接因素，但可以采取措施予以避免，因此“预防为主”应是库房管理的主导思想。例如为避免火灾，应加强对电源和火炉的管理，实行严禁吸烟等防护措施;为防止虫害，应定期打扫库房，保持库房清洁，并配备必要的杀虫剂。随着新型载体材料在档案工作中的逐步推广应用，对它们的保管条件要认真研究，尽可能为其创造最佳的保管环境，以延长档案寿命，确保其安全。

（作者单位：国家能源集团江苏公司徐州发电有限公司档案室）