构建基于流程的科技智库精细化管理体系

杨松樸 张奇 苏振华 章雯 张巍 吕淮北

科技智库是中国特色新型智库的重要组成部分，是在科学技术领域提出战略规划、发展路径、政策咨询等的咨询研究机构，在引领科技创新、推动技术进步方面具有至关重要的作用。近年来，随着我国科技智库建设进程加快，如何构建系统高效的现代化智库管理体系、支撑高水平专家队伍建设、推进高质量智库产品输出是亟待探索思考的重要命题。本文从深入分析科技智库管理现状入手，针对存在的主要问题，构建了一套基于流程的科技智库精细化管理体系，为提升科技智库管理整体水平进行了积极探索和有益尝试。

一、科技智库管理现状

当前，国内外形势变化深刻复杂、影响深远，我国正处于转变发展方式、优化经济结构、转换增长动力的攻关期，科技进步愈发成为推进我国经济和社会发展以及提高综合国力和国际竞争能力的关键因素，这在客观上对科技智库的建设和发展提出了迫切需求。而科技智库的快速发展需求同当前智库管理模式间尚存在着不协调、不适应，如国内各大科技企业智库管理不同程度地存在如下问题：一是管理机制不健全，智库管理工作往往挂靠在有关职能部门开展，没有设立独立化的管理机构和专职化的管理岗位，智库管理的人力资源配置相对薄弱;二是业务流程界面不明晰，业务流程的部分环节职责模糊、标准不一，规范化管理能力亟待提升;三是规章制度落实不到位，智库管理机构业务涵盖面较为广泛，规章制度繁多，且智库管理人员往往身兼他职，存在对制度流程不熟悉、落实不到位等问题。当前智库管理模式存在的诸多问题，使其难以适应高端智库建设发展的要求。

二、基于流程的智库精细化管理内涵

1.智库精细化管理的必要性。精细化管理，作为工业化时代的一种管理概念，最早由日本企业于20世纪50年代提出，也称零缺陷管理、精益管理等，它是一种科学、高效的管理方式，通过细化目标、聚焦过程、关注细节、量化考核等一系列方法和手段获得更高效率、更多效益和更强竞争力。近年来，精细化管理理念在我国工业企业经过不断探索、研究和实践，取得了显著成效，涌现出大量的企业精细化管理优秀典型，逐渐受到管理领域的普遍关注和广泛认可。因此，精细化管理思想的有效运用能够优化智库运行管理，提升智库服务水平，有效解决管理机制不健全、业务流程界面不明晰、规章制度落实不到位等问题，从而提升科技智库管理整体水平，最大限度地发挥科技智库引领创新、决策咨询等职能作用。因此，实施科技智库精细化管理是实现科技智库管理现代化、科学化的有效举措。

2.流程的基本概念。关于流程的内涵，ISO9000给出了较容易理解的定义，即一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。归结起来流程具有以下特点。①目标性：流程具有明确的目标或任务。即通过中间的一系列活动产生结果输出。对于科技智库，这个目的可以是一项学术研究成果，一则战略咨询建议，一条评审评估结论等。②结构性：流程由数个活动组成，活动间通过一系列逻辑关系构建为流程整体。③动态性：流程总体上说是一个动态的过程，按照既定的顺序由一个活动到另一个活动次第流转，逐渐展开。④层次性：流程可以形成嵌套的结构，即组成流程的环节本身也可以是一个流程，作为整体流程的一个“子流程”存在。“子流程”的环节也可继续细化分解“子流程”。⑤多样性：流程的表现形式具有多样性，如串联型、并联型、串并联混合型、迭代嵌套型等等。进行流程建设时，往往根据业务特点的不同选择适宜的流程表现形式。

3.精细化管理体系建设要素。基于流程的智库精细化管理即以流程为切入点，从流程的视角审视各项智库管理工作，把各类分散的规章制度、知识经验、管理要素等与流程建设有机融合，逐步构建全周期、全要素的精细化流程管理体系。基于流程的智库精细化管理体系建设需要融合如下几方面要素：一是规章制度要素。流程建设应以规章制度为规范和依据，将制度的具体内容细化分解到流程环节里，将分散的要求和标准体现在清晰明确的流程中，确保执行准确规范、制度落实到位。二是经验知识要素。除了制度条款所规定和要求的之外，实践经验和知识积累在智库管理具体工作中是弥足珍贵的，如如何周密筹备学术会议会务、如何统筹规划重大事项评审、研究团队考核数据如何定性分析等，都需要知识经验的支撑。流程建设应对智库管理中积累的知识经验进行梳理总结，并融合在流程环节中，便于执行时查阅参考，确保经验知识有效积累传承。三是角色职责要素。在流程建设中注重“角色”体系構建，把角色的岗位职责与流程环节相对应，确保每一个环节有人负责，各类角色、岗位的工作内容更加明确化，查阅工作内容及方法更加快捷化。

三、基于流程的智库精细化管理体系构建方法探索

1.优化管理机构，加强顶层谋划设计。科技企业领导层面应站在战略管理的高度，统筹智库精细化管理体系建设全局，运用系统工程思想，实施顶层谋划设计。一是优化管理机构设置，强化人力资源配置。管理最核心的问题是人的问题，精细化管理更是强调以人为核心，必须要将人才队伍建设放在首要位置，通过加强培训指导、建立专项团队等建立一支智库精细化管理的主力军。二是注重文化建设，营造良好氛围。文化可以理解为在长期的工作过程中所逐步形成的稳定的员工价值体系和精神理念，文化建设有助于调动员工的积极性、向心力，形成共同奋斗、齐心协力的良好局面。优秀的文化能够提高团队的凝聚力，增强个体归属感，促使智库管理向制度全面化、管理科学化、业务规范化的和谐局面发展，全面支撑精细化管理体系构建。三是制定完善的顶层实施方案和工作目标。智库精细化管理体系的构建是一项系统工程，涵盖了智库建设管理、产品输出、服务保障等各项业务各个环节，不能一蹴而就，应做好顶层策划，明确各项计划安排，保证协调有序、循序渐进，为后续工作顺利推进奠定基础。

2.梳理业务流程，牵引流程规划分类。核心业务体系的系统梳理是业务流程建设的前提和基础。根据科技智库的定位、职能，全面梳理其涵盖主要业务类别，再对每一大类业务进行具体化细分，形成完整的多级业务体系，在此基础上进行流程分类和规划，输出清晰、直观的流程分类导航图。根据国内各大企业科技智库的主要定位，智库职能主要包括技术引领、咨询把关、专业建设、成果共享等，智库管理的很大一部分工作即围绕这些职能组织开展各项学术活动。此外，科技智库吸纳了各领域的领军人才和资深专家作为其核心力量，智库管理机构负责做好这些专家顾问的业务支撑和服务保障。科技智库多根据领域研究方向、专业发展需求等布局若干学部、专业组、学术委员会等研究机构或团队，支撑智库开展各类研究活动，因此这些研究机构或团队的考核评价也是智库管理的重要业务。通过以上分析，笔者认为智库管理业务大致可分为学术研究类、决策建议类、评审评估类、成果共享类、支撑保障类、研究团队考核类等，对于每类业务可进行层层细分，如学术研究类可细化为科技情报研究、创新课题研究、软课题研究等，成果共享类可细化为学术交流会、相关出版物编撰等，学术交流会还可以按照国内、外，领域内、跨领域等不同的召开形式进行分类，以此为原则，形成完整系统的核心业务体系。

3.融合管理要素，构建流程管理体系。结合完整的业务体系，以流程建设为主导，对每一项具体业务开展流程建设工作，融合规章制度要素、经验知识要素和角色职责要素等，构建基于流程的智库精细化管理模式。一是有机融合规章制度。梳理该项业务工作应遵循的全部规章制度，将制度文件按照流程的各个环节进行分解，使繁多复杂的制度条款体现在一个个简单的动作环节中，化繁为简，清晰明了，提升了业务工作规范性和执行高效性。同时，在将流程的每个环节关联到相关制度条款的过程中，易于发现制度间相互矛盾、制度覆盖空白、条款深度、广度不够等问题，有利于推动规章制度体系不断完善。二是充分吸收知识经验。智库管理工作的诸多环节需要知识经验的支撑，智库管理人员在工作中积累的实践经验弥足珍贵，有的能够预防工作出现纰漏，有的可以提升执行效率和科学性，有的则可以弥补制度覆盖不全，而这些“隐性知识”通常缺乏合适的平台或载体。通过把知识经验进行系统梳理，转化为业务开展过程中的注意事项、易错点、风险点，作为关键信息点融合到流程中，在相应环节和位置进行标注，实现了“隐性知识”的显性化和积累传承。三是细化明确岗位职责。流程按照“角色”“过程”两维度进行建设，横向维度涵盖业务流程涉及的所有岗位，纵向维度按时间或逻辑顺序对业务流程各个阶段依次展开，能够快捷、明确地体现每个角色或岗位的工作职责、内容和工作方法，每个环节明确到人、明确到事，确保责任清晰，落实到位。

4.聚焦实用实操，编制配套指导文件。每项流程编制与之配套的作业指导书，对照流程图中的环节，对工作程序、工作环节、关键信息等内容详细展开说明，形成实操性极强的指导文件。作业指导书应包含适用范围、术语解释、职责分工、规章制度、工作流程、输出表单等部分，适用范围明确所应用的业务事项;术语解释对流程中的关键词及容易产生歧义的概念进行解释说明;职责分工对涉及角色在流程中的工作内容、承担的责任进行说明;规章制度列举业务开展所依据的制度、文件等;工作流程对流程图进行细化和展开说明;输出表单列举业务事项所涉及的全部表单。

四、结语

通过构建基于流程的智库精细化管理体系，以流程为载体将崗位、制度、经验、等管理要素有效关联、有机融合，较好地解决了当前科技智库管理机制不健全、业务流程界面不明晰、规章制度落实不到位等问题，为提升科技智库管理整体水平进行了积极探索和有益尝试。

（执笔人：杨松樸    张  奇    苏振华    章  雯    张  巍    吕淮北）

（作者单位：中国运载火箭技术研究院）