新发展理念下企业档案工作绩效生态建设

岳振兴 万小燕

党的十九届五中全会精神提出了“科学把握新发展阶段，深入贯彻新发展理念，加快构建新发展格局”明确要求，企业档案工作是国家治理、项目建设、生产经营活动中的重要组成部分。笔者以核电企业档案治理生态建设、档案工作绩效提升实践为例，探索在新发展阶段档案工作如何贯彻新发展理念，建设档案工作绩效生态，全面推进档案治理体系建设，提出了利用对标管理、关键绩效指标、时钟管理、同行评估等绩效工具结合档案工作特点进行创新和发展，形成档案工作特殊绩效工具。

一、对标管理工具，学习先进，高起点建设档案治理体系

对标在项目管理学中称为“标杆管理”，就是将本企业各项活动与从事该项活动最佳者进行比较，从而提出行动方法，以弥补自身的不足。本质上是不断寻找最佳实践，以此为基准不断地“测量分析与持续改进”。它是实现管理创新并获得竞争优势的最佳工具。

一个完整的对标过程通常分为五个阶段：计划/识别阶段、分析阶段、整合阶段、执行阶段、完成/持续改进阶段。计划/识别阶段主要工作有组建项目小组、明确对标目标、选择标杆伙伴、制定方案、收集资料等;分析阶段主要工作为分析差距、拟订绩效目标;整合阶段要结合第二阶段工作，对方案进行改善，在企业内部获得认同;执行阶段要确认正确的纠正性行动方案，制定详细实施计划，在组织内部实施最佳实践，并不断监控和评估，及时调整，以最终达到增强企业竞争优势的目的。完成/持续改进阶段，应制定和实施持续的绩效改进计划，以不断学习和提高。

三门核电2010年决定以美国某电力集团旗下运行业绩突出的电站为对象开展全面对标。计划/识别阶段召开了对标专题会议，确定对标专项计划、领导机构，明确对标方向，并发布《对标专项工作方案》。档案管理作为16个关键领域之一，也安排了对标负责人、制定了对标目标和对标方案。

在分析和整合阶段，各领域对双方程序进行了分析，档案领域从文件、记录的形成要求、电子文件制作规范、检查处理流程、分发标准及方式、存档时限及流程、保管要求等各个环节进行了深入研究和对比，并结合WANO组织及核安全导则等法规的管理要求，发现自身薄弱环节，建立、完善程序制度。

在执行阶段，根据对标电厂的做法，公司制定了程序开发、流程调整等行动项，责任到人，利用一年的时间调整、完善了档案管理相关程序。同时对标领导机构多次召开专项会议，就对标方案的细节、对标计划、对标发现的问题等等进行协调、优化，将对标电厂的良好实践完善到公司相应程序和流程，对不适用的管理方法和流程进行甄别，作为保留项提交更高层次进行讨论。期间还多次安排人员赴对标电厂进行实践学习和调研，将程序、制度对标过程中发现的困难和问题，通过与对标电厂实际操作和相应人员交流的方式，逐一解决和消化。

在完成/持续改进阶段，专门召开了生产体系对标研讨会，由总工程师主持，各领域负责人参加，采用头脑风暴法，对对标的程序和流程进一步查缺补漏，形成纠正行动并由对标小组进行跟踪，以持续改进和提高。

经过全面对标，生产各领域的制度、流程、工作方法已经基本符合标杆电厂的最佳实践，各领域之间工作规范、要求、配置管理相互匹配、协调，达到了高起点建设档案管理体系的效果。

由此，对标可以作为档案领域建设和提高绩效的高效方法和途径，笔者建议可由行业协会牵头，成立工作组，并结合同行评估等工具，定期确定对标方向和标杆单位，号召各单位开展对标工作。如可以设置某一年度对标方向为声像档案收集管理，找出行业内或行业外的标杆企业，按照对标流程和企业实际情况开展对标工作。

二、关键绩效指标工具，分解核心目标，高性能地提升档案管理绩效

1.标建立起制度和流程。如何保证高质量的执行，能否真正提升业绩，就需要建立关键绩效指标，对目标进行分解，层层落实。关键绩效指标（以下称KPI）是通过对组织内部流程的输入端、输出端的关键参数进行设置、取样、计算、分析，衡量流程绩效的一种目标式量化管理指标，是把战略目标分解为可操作的工作目标的工具，是企业绩效管理的基础。建立KPI指标要遵守目标导向原则、SMART原则和执行原，KPI体系构建包括：确定工作产出、建立考核指标、设定考核标准和审核KPI指标4个流程。

2.核电企业根据自身实际情况，会制定不同的战略目标。对于运行核电厂，其近期目标就是安全可靠经济运行、提升企业利润，中长期目标是长期保持世界核电先进行列，建设一流核电品牌。在建立KPI指标时，通常会将主营业务收入、利润总额、净资产收益率、成本收入比率、经济增加值改善值（△EVA）列为关键指标。然后根据生产管理领域和具体活动分为一级指标、二级指标和三级指标，并根据公司中长期目标、年度目标以及当前实际并参考同行业良好的业绩而制定出考核原则。根據KPI体系原理，笔者对核电档案管理目标进行了分析、对工作流程进行了分解，尝试对文件处理环节进行了指标设置，一级指标状态反映文件管理的宏观控制状态，一级指标的状态由该领域二级指标和三级指标确定。如可在文件控制下设文件接收、文件著录、文件分发、文件使用/配置、文件回收/处置5个一级指标，每个指标下设置若干个二级、三级指标，三级指标反映文件处理活动的具体状态，其状态由实际值同量化目标对比确定。。以文件分发一级指标为例，下分“符合分发矩阵规则”、“24h分发及时性”、“分发完整性”、“分发记录”等4个部分，每个部分给相应因子分值。通过建立档案领域KPI指标体系，对档案管理工作进行目标式量化管理，可以有效保证档案管理工作质量长期有效、可控，档案管理与公司考核目标、与公司战略目标相融合，更好地服务于生产管理活动。而对于档案具体工作中出现的失误和问题，笔者建议借鉴事件时钟管理是一项非常有价值的工具。

三、事件时钟管理工具，警钟长鸣，高安全的保障档案工作质量

1.事件时钟是一种组织管理工具，它为人员绩效管理的效果提供可视化指示。每发生一次事件，事件时钟将重置。每一次事件时钟的重置都引发一次事件调查，部门成员从该事件中学习到经验，预防错误重犯。其真正价值在于指出组织学习的必要性。只有几道防范措施同时失效，才能导致严重的错误出现，严重的事件都是组织上存在某种缺陷，对于引起事件时钟重置的电厂级事件必须进行彻底调查。档案领域可以结合工作内容、易错流程，将部门级事件扩展到档案管理各个环节，建立档案管理事件时钟和时钟重置标准。

2.事件时钟应可视化显示在工作人员办公区域的宣传栏，内容重点显示“无事件时间XX天”和“上次事件情况”等信息。管理人员根据事件时钟来关注档案工作绩效的趋势。当平均无事件天数有增长的趋势时，说明档案人员绩效在持续提高。在设定无人因事件时钟目标时，应采用不断增加的平均天数作为目标，尽量避免单纯依靠绝对的天数，以对最近一次人因事件时钟重置到现在的天数与平均天数进行更好的比较。平均无人因事件天数在统计上出现下滑趋势时，要确保得到关注和分析评估。

档案领域制定时钟事件时，可以结合问题的影响程度和解决难易进行分级，如：涉密文件丢失或泄露、商业秘密文件丢失或泄露、档案库房安全等为最高级，文件未按程序分发、系统文件版本错误等问题则设为普通事件。诸多工作细节问题也可以累积到一定数量作为一次事件，以做到既能防微杜渐又不致工具被滥用的目的。

对于符合公司相关制度上报要求的事件，应及时上报公司有关部门，由管理人员成立调查组进行事件调查，开启纠正行动和经验反馈，以保证事件问题得到根本解决，并根据需要组织培训、学习，形成有效的闭环管理。

四、同行评估工具，扬长补短，高标准完善档案管理流程

1.同行评估。目的是通过成员单位之间的相互支持、信息交换和良好实践的效用，通过同行评估、对标和业绩提升来最大程度地提高核电厂的安全可靠性。同行评估的标准主要依据核电厂业绩目标和评估标准（PO&C）、国际和国内同行的良好实践及评估队的经验。采用现场巡视、活动观察、访谈和查阅文件等评估方法，主要分为预访问、现场评估和跟踪回访三个阶段，全部走完需2年时间。同行评估越来越成为核电厂必做的一项工作。同行评估既可以邀请国内外同行专家，也可以邀请其他处室、公司的专家进行。

2.项目投产前我们尝试在档案领域开展了评估工作。首先成立评估工作小组，并邀请了监理和施工单位专家，编制了评估方案，明确评估流程和标准，遵守同行评估的方法，对档案管理体系进行了全方位的评估，包括程序体系是否健全、完善，程序是否得到严格执行，程序是否有不当之处等。通过本次评估，档案管理领域发现2个良好实践和3个待改进项，并开启行动项逐一解决。

通過对标建立的制度和流程，接收同行评估，是建设和完善档案管理体系和流程的优秀工具，是树立档案管理核心目标的有效手段，而如何将档案管理核心目标、核心价值落实到每一名人员、每一个环节，需要引入关键绩效指标工具。

五、结论

实践表明，通过上述绩效工具来创新档案管理，形成档案工作特色绩效管理工具和良好实践，形成全方位覆盖体系建立、流程优化、绩效制定、风险监控的闭环的系列绩效工具，并将其标准化、流程化，有利于在新发展阶段全面推动档案治理体系和档案绩效生态建设和发展，为“十四五”期间企业档案工作“走向依法管理、走向开放、走向现代化”提供坚实的制度保障。

（作者单位：三门核电有限公司）