中小民营企业存货管理存在的问题及改进

张宓

存货是能给企业带来利润的重要资源，是生产经营中必不可少的资产，对企业正常运营具有重要意义。在经济飞速发展的情况下，企业之间的竞争越来越激烈，每个企业都想要企业利润最大化，其对存货管理的水平也就显得尤为重要。但是当前，有些规模不大的民营企业对存货管理重视不足、制度缺失，导致管理不到位。本文通过对中小民营企业存货管理中存在的问题进行分析，并提出针对性对策，希望对中小型民营企业健康发展有所帮助。

一、中小民营企业加强存货管理的重要性

1.存货管理的概念。存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或仍然处于生产过程中的产品，以及在生产过程或提供劳务过程中将要消耗的材料、物料等，是企业的重要资产。存货管理包括了存货的采购、储存、销售、盘存等环节的管理。

2.中小民营企业加强存货管理的意义。存货管理就是在平衡生产、销售等环节中，保证存货数量合理、安全、完整，实现存货成本最优化，这样既保证生产的顺利进行，也保证销售的流畅性，可以更好地满足市场需要。中小民营企业通过加强存货管理，可以降低存货占用资金，将解放出来的资金有效地投入到企业其他发展项目中去，从而获取更多收益。同时，加强存货管理，有助于提高存货的周转率，降低企业运营成本，不断扩大企业的再生产。

二、中小民营企业存货管理存在的问题

1.没有健全的管理制度。首先，完善的存货管理制度对企业是非常重要的，應该从物资运输、采购、入库、保存、领用、销售、盘点等各个环节着手，将责任落实到位。但是，一些中小企业因为规模小，制度上不完善，大多数只是一个框架式文件，没有具体的管理要求，且内部各部门间缺乏及时有效的沟通，工作人员操作就会随意性很强。例如：有些中小民营企业由于订单紧急等原因，存在部分物料实物不经仓库直接从车间进出，与供应商、客户交易的情况发生。直到供应商发票开来了，或者客户需要企业开发票了，财务部门才知道交易的情况，然后再补办手续，这样不按流程办事缺乏复核监督，随意性太大，可能造成错误和舞弊风险，给企业管理带来风险。其次，内部控制不严，对于存货管理没有明确的分工，在中小企业里面经常都是一人身兼数职，甚至一个人包揽了存货的所有环节：入库、领用到出库，很容易发生错误，甚至是徇私舞弊;管理不严格，甚至任由他人进出仓库，私自拿取存货，而没有办理手续，有可能还有人将公司价值贵重的存货偷盗，最后造成账物不符，给公司资产管理带来不良影响。

2.管理者及仓库保管人员缺乏应有的重视。首先，企业高层管理者对存货管理的重要性没有足够的认识，他们往往认为只要能把握好市场，产品有销路就好，却忽视了企业内部的管理，特别是存货管理，他们认为存货管理很简单，把货物盘点清楚是特别简单的事情，而不知道其实存货管理是在企业供应链中十分重要的一环。采购、财务、销售、生产等部门的管理人员，由于专业知识缺乏，各部门之间没有良好的沟通，导致存货储备低于市场需求或者存储积压等问题，这样会使企业蒙受巨额损失。其次，仓库保管人员专业水平不高，很多企业对仓库保管员要求不高，只是在存货数量上进行验收，能做好手工账就好。其实，大多数仓库保管人员对仓储流程不懂，存货保管方面知识欠缺，在货物的验收、保管、发出上，经常会出现错误，工作效率低下。而且，现在是信息化管理，必须要电脑账和手工账相对应，但由于工作人员能力不足，导致存货数据丢失和传递不及时，影响数据汇总和工作进度。

3.保管措施和场地管理不到位。很多中小民营企业，出于满足生产需要和节约成本的需求，因此在仓库管理上随意性比较大，场地划分很小一块，导致仓库货物到处乱摆放，这样做的后果就是货物的遗失，要用的时候往往不知道存放地点;有些企业，存货管理不到位，采购的货物没有人及时接收，供应商随便堆放，到货单管理不严，货物并没有及时由保管员接收，待生产需要时却找不到，迫不得已就再去采购。上述问题不仅是浪费了企业资金，同时也造成生产上的延迟，导致发货不及时等一系列问题。

4.缺乏合理的采购计划。目前很多企业在存货管理方面忽视了存货成本和企业资金的占用情况，往往在存货的采购上是依靠人为主观经验的判断，各部门沟通也不及时，采购人员只是在电脑上看看库存情况，没有考虑存货入账是否及时，数据是否精确，不跟仓库管理人员及时沟通，而盲目地下单采购，造成存货储备和实际需求是脱节的。长此以往，一方面如果采购过多，造成存货的积压，会过多地占用企业资金，给企业资金带来巨大压力;另一方面如果存货过少则会影响企业的正常生产，从而影响到销售计划，导致信誉受损，失去很多市场机会，最终影响企业战略目标的实现。

三、中小民营企业加强存货管理的对策

1.建立健全的企业存货内控管理制度。首先，中小企业要充分分析企业自身的存货管理存在的问题，加强内部控制制度上的完善，制定出完整的内部流程操作手册，每个部门相关人员明确自身职责。从销售部门接到订单，到生产部门按需申请存货采购请求开始，再到采购部门按需开始采购，重点要求规范其采购人员行为，增加采购透明度。其次，存储方面，仓库管理人员不能一人身兼数职，不能同时登记进销存，不得担任会计部门关于存货相关账物的登记职务等相关岗位，要多增加人手，做到相互牵制，相互监督。同时制订仓库重地管理办法，仓库重地不得其他不相关人员随意进出，不得由不相关人员代为收取货物。再其次，加强财务核算，企业从销售接到订单，到生产部申请采购，到实际采购，仓库的入库、领用、出库等等，每一步都要建立手工账和电子账并存，便于为最终的详尽记录提供原始数据备查，出现问题可以追查到人，财务部门在存货记录方面切记要遵循会计相关制度，防止错记、重记、漏记等现象，做到账实相符，真实准确的反映存货的价值，保证财务报表的真实性，为企业决策者提供有效的数据。这样每个部门齐心协力、充分沟通，形成一个良好的企业内部循环管理，为企业发展壮大奠定一个良好的环境。

2.提高企业高层对存货管理重要性的认识。企业高层应该有高瞻远瞩的目光，不能只知道冲锋陷阵争取产品市场，还要有加强企业内部管理的意识，积极参加企业管理方面的学习，指导企业建立行之有效的存货管理制度。领导有意识、有魄力，这样下面管理人员才有动力，有信心去管理好公司的存货，制定出适合企业自身的存货管理制度并加以实施。

3.加强管理人员素质和仓库管理人员业务水平。加强各管理人员的素质，应该对每一个相关人员都要进行岗前培训，在工作过程中，部门经理、主管要对下属人员进行作业指导，提高业务水平。加强采购人员业务水平是非常重要的，采购人员的培训，要让他们了解企业生产工艺流程，培训他们的议价能力;质检人员需要培训对产品熟悉度，熟悉对产品质量的要求;财务人员要懂存货管理知识，成本管理等专业知识，为企业的存货管理保驾护航。同时，加强仓储人员综合素质的培养，业务上的操作，职业道德素质的修养都很重要。公司对每一个相关员工都积极培养，让他们都成为公司的优秀人才，公司还应该采取绩效考核的方式，调动每个员工的积极性，为企业的存货管理贡献自己的力量。

4.建立行之有效的保管措施。企业应真正重视存货的管理工作，要从规范存货验收程序和方法开始，供应商送来原材料，要根据入库单及时清点货物，将货物分门别类，整齐的放在指定区域的货架上，不能随便乱摆放，同时及时做好货物入库手续;车间人员根据生产订单领料，而不是随意性、一次性大批量的领用，或者没有任何手续就到仓库领取物资，甚至在仓库保管员不在的状况下私自去领用的现象一定要杜绝。仓库管理员一定要有认真负责的态度，根据相应制度，必须做到根据入库单、领料单等及时做好账，建立备查手册，销售出库单，报废单等单据都要有，并及时入账，货物是有序出库，而不是杂乱无章随便领用，方便仓库管理人员及时掌握存货的使用情况，方便倉库管理人员盘查清点。同时为了提高存货管理效率，企业需要使用ERP系统来进行管理，应该根据企业自身的特点，开发一套适合自己企业需要的库存管理系统，财务部门就需要及时进行电子账的处理，做到财务和仓库同步，同时可以给采购部、销售部都共享库存信息。企业还应该建立盘点制度，财务部门牵头，定期或不定期抽查，年底大盘查，及时发现存货问题，及时采取措施进行纠正。

5.根据销售计划制定相应的采购计划。存货的采购应该是建立在销售计划基础上的，必须以销售订单为基准，生产部门下采购申请，最后采购部门根据审批单才最终进行采购计划。存货过多，占用公司资金，降低资金使用效率;存货过少，不能满足日常生产需要，耽误生产进度，从而影响到销售发货，所以各部门应该加强沟通，根据企业的生产和销售实际情况制定合理的存货储备量，制定合理的采购计划。采购部门需要了解各家供应商的生产能力、信誉和资历情况，建立供应商档案，根据市场变化从中择优选择适合的供应商，降低采购成本，增强企业抵御市场变化的风险，同时也能避免采购人员与供应商勾结损害公司利益情况的发生。

（作者单位：宁波水表（集团）股份有限公司）