民营企业档案管理中存在的问题及对策研究

郝国伟

摘要：在档案管理方面，民营企业暴露出了不少问题，民营企业想要继续保持自身的优势长期发展下去，就需要正视自身的档案管理问题，寻找问题的根源并加以改正。在党中央十八大上，对民营企业档案管理工作提出了具體要求：要从根本上解决民营企业档案管理中存在的问题，是民营企业档案管理工作能够适应新形势下企业的发展。

关键词：民营企业，档案管理，问题，对策

随着社会主义市场经济的建立和发展，民营企业成为了重要的一员，并且正在飞速的发展过程当中。与此同时，在档案管理方面，民营企业暴露出了不少问题，民营企业想要继续保持自身的优势长期发展下去，就需要正视自身的档案管理问题，寻找问题的根源并加以改正。[1]为了规范民营企业的档案管理，早在2006年国家就下发了《关于促进民营企业档案管理工作发展的意见》的通知，要求民营企业要根据自身的特点，制定相应的档案管理法规和制度。在党中央十八大上，对民营企业档案管理工作提出了具体要求：要从根本上解决民营企业档案管理中存在的问题，使民营企业档案管理工作能够适应新形势下企业的发展。

1.民营企业档案管理概述

档案是一个企业生产活动记录的重要凭证，对于一个工程企业而言，能够通过他们的档案直接体现出整个工程的各个环节，能够为财务的结算提供依据，以及为一些纠纷提供法律证据。民营企业是法人自主经营的法人个体，具有较强的独立性和自主选择权，因此，在企业档案管理方面也具有自身的自主权。民营企业以利润获取最大化为目标，档案管理在机构设置上遵循着低成本、高效益的原则，对于档案管理并不重视，很多民营企业的档案管理工作都是由其他部门兼职。家族式经营模式是众多民营企业的主要特点，他们会将档案管理看作是公司资产的管理，具有较强的“私有”观念。另外，只注重经济效益的管理模式，往往会导致档案管理的疏忽，随着企业的发展，企业系列认证、研发等系统性资料会因为管理不到位而不能够满足企业发展的需要，最集中的表现就是：工作做了不少，而资料却很少，导致一些岗位传承性存在欠缺，在应对上级部门的检查时，也缺少相应的材料。[2]

2.民营企业档案管理存在的问题

2.1档案管理重视程度上存在的问题

首先，民营企业在档案管理方面认识不到位，他们只是看到眼前的利益，并不能够看到档案管理在一个民营企业发展过程中的重要作用，认为企业中的档案管理可有可无。还有些管理者虽然强调档案管理的重要性，但是却不能够将其摆在日程上去操作，什么时候亲自体验到档案管理对企业发展的重要作用时，他们才能够真正认识到档案管理的重要性。

其次，由于企业档案管理给企业带来的效益具有一定的滞后性，受自身观念的影响，多数企业管理者不想要在档案管理方面投放过多的资金，他们更愿意将资金投放到生产和经营上，这就在社会上出现了一些“短命”企业的一个重要原因。

2.2档案收集与管理中存在的问题

在企业运营与管理中，档案是企业活动的必然产物，则档案收集与管理则是民营企业档案工作的一部分。在众多民营企业中，档案收集与管理工作存在不到位的情况。一方面，部分企业的档案收集与管理缺乏一个统一的标准，仅仅是掌握在个别人手中，档案的作用难以发挥。另一方面，部分民营企业的档案管理脱离企业发展的时候实际需求。这些情况很大程度上限制了企业的发展，使企业资源得不到充分的利用甚至出现流失现象。

2.3档案管理人员上存在的问题

民营企业的一个重要特点就是利益最大化，他们更加愿意以最小的投入换入更多的回报，以此在档案管理人员的设置上本着“能兼任就不细分”的原则，而这些兼职人员他们也有自己的工作人物，这种情况下难免会出现顾此失彼的情况。另外，专业的档案管理需要一定的专业技术水平，由于兼职人员缺乏相应的技术，在面对档案管理时就会出现高消耗低效率的情况，外加自身工作的限制，他们工作起来难免会出现力不从心的情况，有时候会出现想怎么干就怎么干，应付了事的情况。

另外，民营企业不同于单位，他们的人员流动性较大，每年新入职的员工和辞职的员工大有人在，伴随这些情况出现的就是职工入职离职的档案转入与调出，这些工作量相当繁琐，部分民营企业并不均被相应地管理人员，有些具备管理人员的也会因为人手短缺不能够很好的开展，只能够能做多少就做多少，档案挤压无法处理的情况比比皆是。

3.民营企业档案管理策略

3.1完善民营企业规章制度

首先，各民营企业档案行政管理部门要加强学习，及时理解政府相关部门颁布的档案管理文件内涵与精神。其次，要将部门的新规定及时地进行宣传，对于新出台一些的规定及时的去解读。同时，加强对各级档案管理业务部门和档案管理人员的培训，将新标准的学习纳入到年度培训当中。第三，不断完善标准，将档案工作的目标与企业的根本目的相融合，切实满足企业发展的需要，提升档案管理工作的服务水平。第四，民营企业要将自身的规章制度与国家政策相结合，以国家大环境为指导，从自身实际情况出发形成自身的特点。档案管理行政部门要通过实践调查，执行出符合企业的管理办法和相关法规。

3.2加强民营企业档案管理人员职业技能培训

档案管理的专业化是保障民营企业长期发展的基础，民营企业档案管理人员的职业技能水平则是影响企业档案管理水平的重要因素，作为民营企业档案管理人员要具备相应的专业资格，接受过专业档案教育。针对目前在职的档案管理人员，可以积极组织他们参加档案管理方面的理论学习，提高他们的档案管理能力，为企业的发展奠定基础。

3.3档案管理工作纳入员工业绩考核

员工的业绩考核直接与员工的经济收入相关，将档案管理与员工的业绩考核挂钩，能够更好的促使员工做好档案管理工作。在具体的落实中，档案管理的职责范围必须具体到部门员工的岗位责任中，形成以领导层为核心的档案管理机制，实施“谁主管、谁负责”的原则，将任务落实到各个部门人员当中，一级抓一级，落实档案管理体系。

参考文献

[1]李玮.关于民营企业档案工作的思考[J].黑龙江档案，2013（3）

[2]冯秀臣.我国民营企业国际化发展战略研究[D].哈尔滨工程大学，2012