浅析铁路建设项目档案的收集和整理

方草地

摘要：随着《中华人民共和国档案法》的发布实施并且提出：加强档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务，各级政府纷纷响应，把档案事业纳入国民经济和社会发展的“十四五”规划。我国铁路事业如今飞速发展，近年成为国际高铁标准的制定规范者，铁路建设项目档案的工作得到大力发展和重视，档案工作的收集和整理工作就显得至关重要。本文对铁路建设项目档案的收集和整理进行了简单的介绍，对其所需要的方法和要求也做了全面的阐述，希望对铁路档案工作者中有所帮助。

关键词：铁路档案;收集;整理

1引言

铁路是社会经济发展的基础，发展铁路交通符合我国可持续发展的战略要求。因此，加快铁路发展已成为我国政府和社会各界的共识。铁路建设项目档案贯穿于规划、施工、竣工、维管养护全过程，是铁路建设全过程的反映，是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。2015年国家发展改革委和国家铁路局发布《铁路建设项目国家验收实施办法》，其中明确要求档案专项验收经相应行政主管部门验收合格为铁路正式验收前提条件之一，因此，随着建设开通线路的增加，铁路档案的收集和管理就显得尤为重要，目前铁路档案管理工作还处于发展阶段。

2铁路建设项目档案介绍

铁路建设项目档案分为六个阶段，包含预可行性研究阶段、可行性研究阶段、初步设计阶段、施工设计阶段、施工竣工阶段、养护维修阶段，另外还有文书档案、科研档案、照片档案、电子档案等其他档案。因涉及单位有建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位等多家单位，导致档案的收集整理工作参差不齐，进度不统一，难以做到与铁路建设同步进行。同时存在没有相应制度和人员、收集人员不专业、没有能达到档案保管条件的库房等客观问题。

3收集制度和人员

3.1档案制度

铁路建设项目档案收集中涉及的第一个问题就是档案的制度，包括前期收集整理的制度和后续入馆以后的管理制度，前期收集涉及的单位需要定岗定员进行专人收集，确定档案机构和职责，确定主管领导和分管领导，确定收集部门和人员，具体制度还有工作的立卷、收集、整理制度;档案管理的制度;档案保管的制度。后续入馆以后需要明确和挂牌的制度有保密制度、借阅制度、档案复制制度、库房管理制度、档案销毁制度等。其中库房管理制度需要按照《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》要求，做到防火、防盗、防水、防高温、防紫外线照射、防尘、防有害生物（霉、虫、鼠等）的要求。只有从建设前期到档案入馆都有相应制度，档案工作才能有序进行，保证齐全完整、收集及时。

3.2档案人员

在《建设项目档案管理规范》（T28-2018）中明确各单位应加强项目档案管理，配备项目档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源，从制度落实到责任明确，需要设立专人进行档案工作，以免造成工作重心偏差、人员更换等问题，档案人员应加强档案工作培训，认识到铁路建设档案是反映铁路建设全过程的有效载体，是质量、安全责任追溯的重要依据，也是建设项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础性资料。认真领会铁路档案文件资料收集存在着同步性、完整性、及时性的特点，确保收集档案的内在保持有机联系，使形成的档案能满足日常调阅、查考、利用。只有提高思想认识的高度，才能在实际档案工作中长见识，补差距，补短板，积累相关经验。

3.3收集工作

铁路项目档案的收集工作，结合项目建设内容、行业特点、管理模式等特征制定符合项目实际的归档范围和保管期限表。对于图标等A4资料的归档，应满足字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备的条件，文件书写材料应符合耐久性要求，热敏纸等不利于长期保存的原件需要复印，需永久，长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。收集工作的成果，直接影响后续档案归档的案卷质量和完整性，是档案工作中的基础工作，收集人员应充分理解铁路档案特点，重视收集工作，收集工作应与工程进度同步进行，并做到系统、完整、真实、准确，具有可追溯性。

4整理要求

4.1档案的分类和管理

收集档案之后，需要进行分类，是属于科技档案还是属于文书档案，或者属于照片视频档案。把铁路档案的分类工作做好，是整理工作必不可少的前置条件。

科技档案根据文件资料形成的规律，按综合、线路、路基、桥梁、涵洞、隧道、站场、机务、车辆、给排水、通信、信号、电力、电气化、房建、环水保、专用线、监理、铁路用地等分专业开展整理工作，保证组卷的科学性、平顺性、合理性。文书档案按照时间-部门-保管期限、时间-保管期限-部门等进行整理，同时需要注意区分收发文、上行文、平行文、下行文等不同性质的文件进行整理。照片档案需要按照时间、内容或者专业、性质等进行整理，完善照片信息的登记和目录的编制。视频照片需要进行分类保管，完善载体的信息和录入信息，再进行整理保管工作。

4.2 利用和保管

铁路档案因为特殊性，期间查找利用较多，对于整理好的档案需要做好保管，以免在利用过程中出现丢失、损坏等情况，如果出现借阅情况，需要进行登记信息，并且区分文件的保密程度，是否能借阅复制。在保管上宜单独设立区域，配备相应的档案架、温度仪、防火器、防潮剂等设备设施，未正式入館的档案需要临时装具，宜采用单层双裱压制的无酸牛皮纸或者文件盒作为临时装具。入馆以后的铁路档案需要满足八防要求，落实制度进行管理。

5结束语

通过本文我们知道铁路档案是铁路建设过程的有效载体，是质量、安全责任追溯的重要依据，也是建设项目运营后进行维修、养护、改造、管理的基础性资料。加强铁路档案工作的收集和整理是整体档案质量的先决条件，文中对档案的收集和整理进行了逐步的介绍，对收集和整理存在的问题和方法也提出了解决措施，希望本文对相关工作人员在铁路档案工作中有所帮助。

参考文献

[1]《中华人民共和国档案法》

[2]《建设项目档案管理规范》（T28-2018）

[3]《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》铁总当史【2018】29号