医院档案管理存在的问题与对策分析

庞建

重庆市酉阳土家族苗族自治县中医院

作为医院管理和发展的人才资源库和信息资源库，医院的档案管理工作一直都发挥着非常重要的作用。它不仅可以为医院未来的发展提供详实的数据资料，而且对于医院的医疗技术以及医疗改革工作的推进提供了许多基础性的资料。所以一定要本着为医院未来的发展负责任的态度来做好档案管理工作。然而由于人为因素以及技术手段等因素，也使得医院在开展档案管理工作的时候会出现各种各样的问题，影响了档案管理工作的质量，也为工作人员提出了更高的挑战。

一、医院档案管理工作所包含的具体内容

首先，对于各科室在平时的工作中产生的比较有实用价值的文字资料进行收集和整理。其次，结合医院的工作实际根据现有的档案资料情况编辑相关的参考资料。再次，参与和医院档案管理工作有关的其他工作中的资料收集和信息整理，比如重要仪器的开箱验收，医院的基础设施建设档案或者设备档案以及人员档案的收集与整理。

二、目前医院档案管理工作中存在的不足

（一）缺乏健全完善的管理制度

通过对医院档案管理工作的实际情况进行深入的探讨之后我们发现，由于目前档案管理工作在开展的过程中管理人员以及医院的管理者缺乏对于档案管理工作的正确认知，所以也不会结合医院的实际情况以及医疗体系改革的具体需求制定出更加高效的档案信息管理办法。科学健全的档案管理制度的缺失也使得医院各科室的工作人员以及负责档案管理工作的工作人员在平时的工作中很难意识到档案管理工作的重要作用，并且用更加科学的手段来进行档案信息的收集和整理。这也就导致了最终汇总到档案管理工作部门的档案信息经常出现信息缺失以及信息错误的情况，不仅使得档案管理人员需要花费大量的时间去对档案资料进行完善，而且错误的档案信息也不利于医院作为日后发展的参考。所以医院在开展档案管理工作的时候，一定要意识到档案管理制度方面的漏洞，并且采取多种措施进行调整。

（二）档案管理人员的工作素质偏低

档案管理工作能否收获实效，得到更加专业而高效的发展，档案管理工作人员的专业素养以及操作技能会起到非常重要的影响。但是目前由于对于档案管理工作的重要作用没有正确的认知，所以导致了很多医院在档案管理部门的工作中并不会去选聘一些专业院校毕业的档案管理专业人员来从事医院的档案管理工作，而现有的档案管理工作团队中的很多档案管理人员也往往是由其他科室抽调的，只能进行基本的档案收集和整理工作，以及电子化的档案管理整理工作，因为缺乏专业的档案管理素养，所以使得他们在工作中也并不会着力的探索高效而科学的档案管理工作方法。当档案管理工作出现漏洞和不足的时候，他们都没有意识到这些漏洞的存在，甚至不懂得漏洞出现的原因，找不到原因就没有办法去改进工作。所以档案管理工作人员素质偏低，也是当前医院档案管理工作中所面临的重要的问题之一。

（三）缺乏科学的电子化管理体系

当前信息技术和互联网的发展已经渗透到了各行各业之中，同时也对国民经济的生产和民众的生活提供了很大的便利。医院的档案管理工作涉及到了大量的信息归集与整理，对于档案信息的准确性和完整性有着比较高的要求。而且近年来各大医院的发展速度比较快，不仅员工更多，而且每天都会接待大量的病人，甚至涉及到医疗方法和工作人员的信息资料也越来越多。在这样的背景下，传统的由人工主导的档案管理工作无论是从准确性还是高效性上，显然都没有办法更好地满足档案管理工作的实际需求。所以这也使得建立科学的电子化的档案管理体系成为了非常紧迫的一项工作，这也是很多医院目前还没有全面实现高效的档案管理工作办法的原因。

（四）档案资源的利用率没有达到最大化

医院的档案资源不仅仅包含了工作人员的人事档案，还包含了大量的医疗档案，尤其是对医疗技术、医疗设备以及医院发展过程中所保存下来的档案资料，都会是医院未来发展和规划的重要助力。虽然近年来国家也一直非常重视对于档案管理工作的宣传和普及，尤其是涉及到档案资源价值的宣传和普及更是从未间断。但是由于很多医院的管理者将更多的注意力放在了提升医院的医疗水平和服务效率上，却忽视了对于档案资源的利用，所以也使得档案管理工作并不能够更好地发掘档案的利用价值。

三、提升医院档案管理工作效能的策略

（一）提升对于档案管理工作的正确认知

要想让医院的档案管理工作真正收获实效，并且用更加科学的方法稳步推进，医院的领导者对于档案管理工作的态度和重视程度非常重要。所以医院的管理者首先应该意识到档案管理工作对于医院的发展所起到的重要作用，然后把医院的档案管理工作看作当前管理工作的非常重要的一部分内容来倾注更多的注意力。比如说在平时的工作中能够结合医院管理和发展的实际，在医院内部做好档案管理相关知识的宣传和推广工作，让全体医院工作人员都能够意识到档案管理工作的重要性，并且在平时的工作中积极主动地配合医院的档案管理人员来开展档案管理工作。此外，还应该结合医院具体工作的实际情况，将档案管理工作的内容和各医疗科室的年终考核挂钩，从而进一步提升科室对于档案管理工作的重视程度，从而为实现档案管理工作高效开展奠定思想上的基础。

（二）建立健全档案管理制度

科学的管理制度是任何工作开展的前提和重要的保障，工作人员开展日常工作的时候也承担着监督和指导的作用，能够引导工作人员始终怀抱职业责任感用认真负责的态度来面对自己的工作。所以要想让医院的档案管理工作取得更好的效果，也应该结合医院的档案管理工作实际以及医疗体系改革所提出的新要求，不断地完善医院现有的档案管理制度。从档案收集阶段开始，到档案的传输、归纳、整理以及最后的档案调阅的全过程来实现科学高效的制度管理。在档案管理制度中还应该包括对于档案管理人员的考核以及各部门在档案管理工作中的具体职能，确保通过科学的管理和考核制度来提升部门间关于档案信息管理的配合度和档案管理工作人员的积极性，让他们在强烈责任心的驱使下更好地完成档案管理工作。

（三）拓展档案收集整理领域

目前我国的医疗体系改革已经进入了一个逐步发展的阶段，并且取得了相当程度的成效，医疗体系的改革自然也会对当前的档案管理工作造成一定的影响。所以医院在开展档案管理工作的时候，也应该充分地意识到医疗体系改革对医院档案管理工作提出的新要求。并且进行针对性地改革和完善，比如结合医院工作的实际情况以及医疗体系改革的实际需求，进一步拓展档案收集和整理的范围，确保医院档案收集和管理工作能够做到准确高效。

（四）提升管理人员业务素养

首先，医院在平时的工作中必须选聘一批档案管理专业毕业的人员参与到档案管理工作中，利用他们的专业素养来提升等医院档案管理工作的效率。尤其是要鼓励档案管理工作人员能够在工作中结合本医院的档案管理实际大胆创新，锐意进取，通过不断的创新和升级来进一步提升医院的档案管理工作效果。其次，对于现有的档案管理工作团队，医院也应该不定期地为他们提供一些档案管理工作的培训机会，能够让他们学习到国内最先进最高效的档案管理工作方法。对于已经入职但是不是科班毕业的档案管理工作人员医院，也应该为他们多提供一些进修机会，帮助他们通过学习取得管理工作相关的资格证书，通过专业化的培训提升他们的档案管理工作素养，进而让整个档案管理部门的专业素养都得到显著的提升。

（五）融入信息化管理手段

当前随着计算机技术以及互联网技术的发展，越来越多的行业都因为这两项技术的渗透和具体的应用，而得到了更好的发展，甚至工作效率和生产效率都得到了显著的提升。信息技术在行业中最大的作用就是进一步提升了很多行业的信息传输和整理效率。又因为信息技术的准确性和便捷性，也要涉及到信息和数据的整理和归集变得更加准确而高效。因此医院在开展档案管理工作的时候，也应该充分意识到信息技术和互联网技术自身所具有的便利性以及准确性。将信息化的管理手段融入到档案管理工作中。

比如说在医院内部设立专属的局域网，并且将门诊以及住院治疗、药物管理与登记、职工管理、病例管理、设备仪器等各项内容都纳入到统一的局域网中，和医院的档案管理系统相联系，在平时的工作中就可以让医护人员将患者的病例、药物的使用情况、设备的使用情况等内容直接通过后台上传到档案管理信息系统中，从而方便档案管理工作人员能够按照不同的门类快速而精准的实现档案管理。在平时办公的时候，也应该在各科室和部门着力推行无纸化办公，提升档案信息收集的完整性和高效性。此外还要努力推广档案管理制度，要求相关部门在平时的档案信息收集和整理过程中，严格按照档案管理制度的规定进行，从而有效地减轻档案管理人员的工作负担，提升档案管理工作的全面性、高效性以及准确性。

四、结语

医院在平时的工作中会产生体量庞大的文件和资料，这些资料如果不能够进行科学而规范的整理的话，不仅会造成资料的丢失，而且也不利于医院未来的发展和管理。所以近年来随着医疗体系改革和医院的不断发展，越来越多的医院管理者也开始意识到了档案管理工作的重要性，并且结合档案管理工作中所出现的各种问题，对档案管理工作进行不断的优化，从而使得医院的档案管理工作能够真正为医院的发展作出应有的贡献。