信息化背景下中职学校学籍管理工作的若干思考

陈华

[摘           要]  学籍管理工作是中职学校管理的一项重要内容，信息技术的不断发展对中职学校的学籍管理工作提出了新的要求。学校应立足于当前的信息化背景，从多方面着手做好学籍管理工作。

[关    键   词]  学籍管理;中职学校;信息化

[中图分类号]  G717                   [文献标志码]  A                     [文章编号]  2096-0603（2021）02-0068-02

学籍管理工作是中职学校管理的一项重要内容，它贯穿了学生从入学到毕业的整个学习过程，包括学生学籍的建立、学籍变更、学生毕（结）业认定和学籍档案管理等各个环节，做好学籍管理工作对保证学校正常的教育教学秩序、维护学生的合法权益等具有重要意义。同时，由于中职学校的学籍管理工作还涉及学生免学费政策实施、国家助学金的发放以及政府对学校办学经费的拨付，还要从维护国家教育资金安全、防止教育领域犯罪的高度来认识中职学校学籍管理工作。

一、中职学校学籍管理的发展阶段

中职学校的学籍管理工作大致经历了三个阶段：传统手工管理阶段、单机信息化管理阶段和网络信息化管理阶段。

（一）传统手工管理阶段

早期的学籍管理都是通过手工方式进行。在学生人数少的情况下，手工管理还能勉强应对。但是随着中职学校招生规模的不断扩大，学籍数据量呈几何级数增长。手工管理不仅出错率高，查询效率也极低，早已无法满足日常管理的需求，各校迫切需要新的管理模式代替手工管理。

（二）单机信息化管理阶段

20世纪90年代后期，各个学校陆续开始引入软件系统代替手工操作，极大提高了学籍数据的处理效率。这一阶段使用的软件系统有的是学校老师自行开发的，有的是向软件公司购买的。学校老师自行开发的系统相当于个性化定制，比较符合学校的校情，但是技术通常不够成熟;软件公司购买的系统在技术上相对成熟，但是由于其开发的是通用版，并不一定都适合各校的具体情况。而且这一阶段的软件系统只能在单机上操作，无法实现数据共享和异地查询。

（三）网络信息化管理阶段

计算机网络的不断发展很好地解决了单机信息化管理存在的一系列问题。进入21世纪，随着计算机网络技术和软件技术的日益成熟和广泛应用，中职学校的学籍管理进入网络信息化管理阶段。在这一阶段，基于网络搭建的学籍信息化平台开始使用，学籍信息化管理得到越来越广泛的应用。教育部于2008年全面启用全国中等职业学校学生信息管理系统，全国中职学校开始实行电子学籍信息化管理，未经录取审批的学生，不得建立新生学籍，并以此作为发放中等职业学校国家助学金的重要依据，其应用大大提高了中职学校学生学籍的信息化管理水平。

二、信息化背景下加强中职学校学籍管理工作的措施

目前福建省中职学校主要是通过2015年上线运行的“全国中等职业学生信息管理系统”进行信息化管理。同时，各校还相继自行开发适合本校的校内信息化平台。在当前的信息化背景下，中职学校应该如何做好学籍管理工作呢？笔者认为可以从以下几点着手：

（一）学校领导的高度重视和支持

学籍管理文件中指出，校长是学籍管理的第一责任人，校长要对学校的学籍数据质量负责，这充分说明学籍管理离不开学校领导的重视和支持。信息化背景下，学校应加大对信息化建设的投入，不断建设和完善校园网络等设施，为学籍管理信息化提供基础。领导的重视和支持对学籍信息化管理平台的建设、信息化所需软硬件系统的配置、学籍管理人员的选用、学籍管理相关制度的制定都有很大的推进作用。

此外，学籍管理工作离不开学校的招生办、学生、教务处等相关部门以及全体班主任的配合。涉及多方的协调工作时，更离不开学校领导及各部门主管的重视和支持。领导的重视和支持可以带动全校师生对学籍管理工作的重视，从而做到全校上下一起助力，更好地完成这项工作。

（二）学籍政策的正确解读和执行

学籍管理是一项政策性很强的工作。中职学生学籍信息的准确性，不仅关乎学生的切身利益，还是落实国家各项资助和免学费政策的基础。学籍管理员要时刻关注学籍政策的动态，在进行信息化操作前，首先要对学籍管理的相关政策进行正确解读，了解和熟悉學籍相关业务的办理条件和流程。在此基础上，指导师生和家长正确规范办理相关业务。只有在正确理解政策制度的基础上办理各项学籍相关业务，才能确保学籍系统上所有操作是正确的。

正确解读学籍管理政策，可以避免因错误理解而造成的失误操作。而正确解读之后，还应该做到严格执行。学籍管理员应该坚持原则，不徇私情，严格按照相关制度和流程规范办理学籍业务。今年相继曝光的学籍顶替和造假事件，就是学籍管理员在明知相关政策的情况下做出的违背原则的行为。以上事件对受害人和社会造成了非常不好的影响，学籍管理员一定要引以为戒。

（三）学籍业务的及时处理和上报

学生生源结构多元化，在校学生学籍异动频繁，对中职学校学籍管理提出了更高的要求。学籍管理信息化的主要目的就是可以及时准确地掌握学生的学籍信息和变动情况，为中职学校学生资助、日常管理、经费拨付、事业统计和科学决策提供真实客观的动态数据。因此学籍业务的及时处理和上报显得非常重要。

学籍管理员应在教育主管部门规定的时间内做好新生入学的电子学籍注册工作。在学生取得电子学籍后，还应将日常的学籍管理业务的办理结果及时在学籍系统上进行操作和上报，做到所有的业务处理都能及时在系统上有迹可查。当学籍管理涉及不同的信息平台时，需要注意各个系统的同步更新，避免因为未同步更新导致各个系统间信息的不一致。

由于学籍管理员在学籍系统里的所有操作都只是对学籍业务的办理结果进行记录，因此学籍业务的办理是否及时直接影响了系统上报的时效性。这项工作离不开学校各相关部门的配合。比如新生注册学籍时，需要招生、学生部门和新生班主任配合及时进行名单确认和信息采集。而学生学籍异动也有规范的办理流程，学生、教务等相关部门是否及时确认异动的手续、办公室是否及时行文都会影响学籍业务办理的时效性。学籍管理员应该及时同各相关部门进行沟通和协调，跟进业务办理进度，避免出现拖延滞后现象。

（四）信息素养的持续培养和提升

学籍管理的岗位性质要求学籍管理员应具备高度的责任心和良好的职业道德。在面对大量的数据时能做到耐心、细心。在面对师生办理业务时要有服务意识，做到热情接待、详细解释。除此之外，在信息化背景下，学籍管理员还应该具备较强的计算机应用能力。

近年来，国家大力发展职业教育。《教育部办公厅关于做好2020年中职学校招生工作的通知》中提出，要适度扩大中职学校的招生规模，坚持职普比例大体相当。在政策的引导下，各中职学校的学生数都在不断增长，这也意味着学籍管理工作量也在不断增长。在面对大量数据要处理的情况下，学籍管理员是否具备较强的计算机应用能力确实非常重要。从入学信息的采集开始到毕业信息的处理各个环节，如果能够充分运用信息化技术，则可以起到事半功倍的作用。因此，学籍管理员应积极参加各种培训或者通过自学方式提高自身的计算机应用能力。

学籍管理员应熟练掌握相关系统软件知识，灵活运用各种数据处理技巧。学籍管理中数据处理常用到表格处理软件EXCEL、学籍相片处理常用到光影魔术手等图形处理软件。其中表格处理软件EXCEL功能非常强大，用好其中的公式、函数以及VBA代码可以大大提高工作效率。计算机水平较高的学籍管理员，还可以自己开发一些小程序或者小软件帮助进行数据处理。除此之外，学籍管理员还应该对学籍系统的操作流程和步骤十分熟悉，对于操作中碰到的非技术类问题懂得自行排查找出原因并及时解决，懂得借助学籍系统的数据预警功能助力学校的专业分析和流失生监控。

（五）数据安全的全面保障和重视

学籍数据涉及全校学生的个人信息，这些信息都是非常隐私的内容。一旦外泄对学生影响非常大，后果非常严重。在信息化背景下，数据泄露的途径增加，数据安全更加不容忽视。

首先，学校的技术部门要不断改善系统运行环境，提高抵御非法入侵能力，以确保学籍数据各应用环节的安全，这是保障数据安全的基础工作。在日常管理中，学籍管理员应该始终保持警惕，不断增强数据安全意识。学校要给学籍管理员配置专用的性能较好的计算机，并且做好病毒与木马防护等工作。涉及学籍信息的相关系统的账号也应根据权限分配专人专用，定期更新密码。对于学籍数据要做好定期备份工作。

其次，学校要建立学籍信息保密制度，严格控制学生学籍信息的复制和传输，完善学籍信息调阅的手续，严防外泄和滥用。学籍管理员要严格遵守保密制度，不得随意将学生的学籍信息复制和传输给他人。采集信息时有涉及学生个人关键信息的应避免使用后台服务器不属于本校的各种小程序和表单进行采集。除此之外，还应注意避免因错误操作导致的人为泄露。

（六）纸质档案的长期并存和管理

长期以来，中职学校学生的学籍档案都是以纸质形式存储和归档。学籍管理信息化后，中职学校开始在学籍系统中为学生建立电子学籍档案。电子学籍档案相比纸质档案有诸多优势，不仅查询和使用方便，而且节约空间和节省纸张，受到了一致好评。那么，这是不是意味着纸质档案会被电子档案取代呢？

教育部2014年印发的《中等职业学历教育学生学籍电子注册办法（试行）》中指出，学校通过全国中等职业学校学生管理信息系统为每名中等职业学校学生建立学籍电子档案，学籍电子档案和纸质档案信息基本一致。教育部职成司司长也在相关的学籍培训会上强调了纸质档案不能丢。鉴于学生学籍档案对于学生个人的重要性，一旦丢失将影响终身。而电子档案过于依赖硬件系统和网络，容易丢失和被破坏，同时还存在被篡改的风险。因此中职学校学生的学籍纸质档案和电子档案必须长期并存。

学籍纸质档案和电子档案各具优势，在两者并存的情况下，可以实现优势互补。学籍管理员应加强学籍档案的管理，保证纸质档案和电子档案内容的一致性和归档的同步性。学校应注重改善学籍档案的保管条件，对于学籍纸质档案的存档应该提供安全和足够面积的存储空间，对于学籍电子档案的存档应在技术上提供安全保障。

以上是笔者对于当前信息化背景下如何做好中职学校学籍管理工作的几点思考。笔者认为，学籍管理发展到网络信息化阶段，确实是大大提高了学籍管理员的工作效率。但是实际工作中还是存在一些困扰，比如学籍系统还未与公安系统的人口库对接，无法及时验证信息的准确性;入学信息采集如何运用更加智能化的方式;学籍管理涉及的不同系统导致的重复操作等等。相信随着信息技术手段的不断发展，这些问题都会得到解决。

三、结語

科技发展日新月异，学籍管理的信息化程度一定会越来越高。信息化建设助力中职学校学籍管理，但是学籍管理的最终操作者还是人。因此我们一方面要推动信息技术的不断发展，另一方面也要加强人员的选拔和培训，双管齐下才能最大限度地做好中职学校的学籍管理工作。

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编辑 司 楠