探究常见电力档案管理的改进方法

陈文静

电力档案在电力企业的经营和管理中充当着重要的角色，不仅是电力工程建设和竣工验收的必备资料，也是电力工程运维、检修及改建、扩建过程中的参考依据。但是实际工作中电力档案的管理存在很多问题，致使电力档案的重要作用没能充分发挥出来。鉴于此，本文分析了电力档案管理中的常见问题并进一步提出一些针对性的改进方法，以供借鉴。

电能是推动社会发展和进步的重要能源，电力企业作为提供电能的支柱性民生产业，为了保障国内经济的稳步发展也必须加快生产建设步伐。电力档案记录了电力企业经营管理中的各类文件和数据、信息，是企业历史的见证，也是企业未来发展的重要依据。因此，电力企业应该重视档案的管理工作，通过规范化、科学化的管理，让档案更好的服务于企业的经营发展。

一、企业档案管理工作的重要性

企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分，企业管理者可以通过档案中的信息了解企业发展历史，进而对当前的发展状况有更清晰的认识，同时对未来的发展战略做出正确规划。一方面，企业在生产经营过程中一定会产生大量的数据和资料，如企业的建设项目、会议记录、生产数据、经营数据、设备资料等，这些都要记录在档案之中，企业领导者和管理者通过这些历史资料可以深入了解企业是如何建立和逐步发展起来的，了解当前的发展趋势是否正常。另一方面，详细、准确、完整的档案资料是对过去企业经营状况的全面总结，企业管理者通过对档案资料的研究分析，可以发现以往工作中是否有不足之处，是否有值得以后借鉴的经验和教训，然后对企业做出正确的短期目标或长远计划。

电力档案是服务于电力企业的档案，与其他类型企业档案的不同之处在于其具有自己的专属特性。由于电力企业的经营发展关系到人民生活和社会稳定，电力企业的档案必须做到清晰、准确、详细、全面、规范、系统。由此可见，做好档案管理工作对电力企业自身的良性发展与社会的和谐稳定都具有重要的现实意义。

二、电力档案管理工作中的常见问题

（一）档案管理工作不受重视

在市场经济的大环境影响下，电力企业普遍存在“重效益、轻管理”的现象，无论是企业领导者、部门管理者还是群众职工，甚至是档案管理人员自己，都对档案管理工作重视程度不高。比如对于某个工程项目，电力企业只关注它的施工进度、经营效益，对工程相关的图纸、材料、会议记录等重要信息的归档管理缺乏监督和跟进，导致档案内容不完整、不严谨，影响了档案管理的价值体现。

（二）档案管理系统不完善

虽然档案管理部门的设立在电力企业中由来已久，但是其工作往往不受重视，造成其机构建设和人员配备方面存在较大的问题。从机构建设方面看，电力企业没有健全的监督管理机制，对档案管理部门的工作效率和工作质量要求不高，没有严格的奖惩制度来约束档案管理人员的工作态度。从人员配备方面看，目前电力企业的档案管理部门人员分配不均的现象十分显著，档案管理部门精细化管理水平不高，各个员工的业务范围分配不清，人员调动比较随意，导致一些工作难度大、内容繁杂的岗位人手不足，而一些工作量小、工序简单的岗位人员过剩，使档案管理工作效率难以提高。

（三）档案管理设备落后

随着科学技术的发展，企业档案管理工作已经逐渐由传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式。应用电子档案管理模式，工作人员将各类数据、文件、声音、影像等信息录入到计算机系统中，既能有效避免档案内容丢失造成损失，又能为档案的整理、查询以及更改提供便利。但是在电力企业中电子档案管理模式的应用还存在一些不足，其中设备落后是最主要问题。现阶段，电力企业已经基本实现档案管理的计算机系统办公，但是却忽略了与电子档案管理相关的其他配套设施的配置和升级，设备不足或设备落后问题在档案管理部门中十分常见，导致档案内容不准确、不全面或者档案管理系统运行不稳定，给档案管理工作的日后开展留下安全隐患。

（四）档案信息收集不全面

电力档案是电力企业对过往历史的记录资料，这些资料包括文字以及照片、声音、影像等各种类型信息，但是档案管理人员在实际工作中大多只注重文字信息的采集，其他类型信息所占的比例极低。分析原因大致有三：其一，档案管理人员习惯了传统档案信息收集的方法，“文字更能诠释信息的内容”的观念根深蒂固，在搜集档案资料时常常忽略其他类型信息的价值;其二，采集照片、声音、影像资料需要照相机、录音笔、摄像机等设备，工作人员觉得携带这些设备行动不方便或者根本没有这些设备供他们使用;其三，一些负责档案监督的主管机构在核查业务时主要检查书面材料是否完整，而未将影像、相片、录音等看做档案的一部分，于是档案管理人员认为只要把书面的文字材料整理好就可以交差了，即使带回了音像资料，监管部门没有要求必须保存，他们也会为图方便将这些弃之不用。

（五）檔案管理人员素质不高

在电力企业中，档案管理工作人员素质普遍不高，存在工作态度不认真、专业技能不足两方面问题。首先，很多档案管理工作人员对档案管理对企业发展的重要意义认识不足，不能充分体会到自身工作的重要性，在工作中懒散随意、不思进取，导致档案管理中存在漏洞和错误。其次，由于档案管理工作技术性不高，工作人员文化程度偏低是普遍现象，其中不乏一些兼职人员，再加上企业不重视档案管理工作队伍的素质提升，以致档案管理人员的专业技能水平和综合素质各方面都不能满足工作需要，档案管理混乱、工作效率不高。

（六）电力档案编制研究成果缺少实践价值

近年来，为了最大程度的开发电力档案信息资源，提高电力档案信息的利用率，电力行业学者对电力档案编制进行了大力研究。但是就目前的应用情况来看，大多数档案编研成果不够实用，当然也有一部分研究取得了具有实践价值的成果，但随着档案管理技术的不断创新和改革，这些编研成果很快落伍。这也是提升电力档案管理工作需要解决的问题之一。