基于高校资产管理系统的大型科研仪器设备购置论证查重功能改进

2021-08-21林文

福建轻纺 2021年8期

林文

（福建师范大学实验室与设备管理处，福建福州 35007）

1 引言

随着高校教学科研需求的不断增长，大型科研仪器设备购置逐渐变得频繁，大型科研仪器的购前查重工作也逐渐显现出其必要性。由于大型科研仪器设备分布在学校的相关学院（系），且由于相关学科的多样性，仪器的购置时间、性能、型号及技术参数纷繁复杂，另一方面，信息不集中也造成购前查重工作十分复杂。虽然许多高校建立了仪器设备资产管理系统或大仪管理平台，但是购前查重通行的做法仍然是借助仪器设备资产管理系统或大仪管理平台提供的目录浏览功能开展人工查重。

通常，资产管理系统会提供拟购置大仪器的同类仪器设备的一些简要信息，如仪器型号、规格、单价、国别等信息，但这些现有数据作为被检索特征并不够全面，尤其是大仪的重要性能技术指标、使用情况和已使用机时等方面信息不完备。究其原因资产管理系统的设计初衷是面向资产账务管理，通常不涉及仪器设备深层次的技术和使用信息，资产管理系统也不会围绕这些信息开展信息匹配查找等设计。

基于上述背景，本文在高校普遍建有的计算机资产管理系统上开展大型科研仪器设备购前查重实践探索。本文根据大型科研仪器设备购置论证查重需求，针对高校资产管理系统存在的这些不足进行功能改进，使资产管理系统具备大型科研仪器设备购置论证查重功能。

2 基于高校资产管理系统的大型科研仪器设备购置论证查重功能改进的具体实践

2.1 拓展资产管理系统的数据库以补充大仪相关信息

基于传统的资产管理需要，在仪器设备资产数据库中通常设立了如仪器名称、型号、规格、价格、厂家、购置日期等字段。根据需求，首先在此信息项基础上，拓展出若干能反映大仪的性能与技术指标和使用情况的数据，如添加大仪技术参数、已发表论文和已使用机时等。这些数据的生命周期应当完整地跟随大仪的采购、使用流程，例如，当资产管理系统在日常使用过程中遇到大仪设备资产入账时，通过资产系统内部的仪器分类号和单价，根据规则匹配识别出属大仪的记录的，系统自动添加大仪相关技术参数信息。另外，借助大仪定期或不定期的使用效益考核，及时将大仪已发表论文数和已使用机时等信息反馈到资产管理系统的仪器设备资产数据库中。经过上述数据处理过后，资产管理系统就具备了包含大仪设备性能、技术指标和使用情况等在内的可供大仪查重的基础数据。

2.2 添加资产管理系统大仪购置模糊匹配查重程序设计

目前，已有Lucene、Elasticsearch等文本搜索引擎，但考虑到大型仪器数据的特殊性，并为了与原资产管理系统保持统一的编程界面与用户界面，尤其是想简便地利用现有代码获取仪器设备资产数据库，本文采选择了与原系统相同的编程语言开展查重程序设计。作为示范，本文以北京化工大学早期基于Visual FoxPro平台开发的“高校资产管理系统（单机版）”软件，开展大仪购置查重功能改进，具体改进内容由以下四个步骤加以实现。

第一步，拟购置的大仪设备信息输入。用户通过新开发的界面输入拟购置的大仪相关信息。作为例子，这些信息可以包括拟购置大仪的名称、大仪型号、大仪规格、大仪技术参数、大仪厂家、购置日期、大仪单价等，如图1所示。作为示范，该界面中的技术参数信息采用虚拟的同类仪器技术参数，实际中的大仪信息可能更多。为更广泛且一次性地采集用户需求，允许用户在每个信息项下输入多个关键词。考虑到现有自动分词工具对专业术语的判别能力存在局限性，允许用户在录入时使用“逗号”或“空格”隔开以示区别，从而便于后续的匹配查找。

图1 大仪查重条件输入界面

第二步，查找符合输入关键词的大仪信息。系统自动调用大仪信息关键词分解程序，将每个信息项的每个关键词逐个拆解，并调用原仪器设备资产数据库对输入的信息项关键词开展匹配查重。为保证准确度，在信息项查重时，首次按照完整关键词开展一次性查重，其次再按由"空格"或"逗号"隔开的关键词开展查重。以技术参数数据项关键词查重程序为例，其VFoxPro代码如图2所示。程序对与拟购置的大仪信息关键词相匹配的原资产数据库中的大仪设备信息转存到查重结果库中，以便后续对大仪查重结果进行分析。

图2 大仪信息关键词查重程序

第三步：查重结果的排序输出。系统自动调用查重结果库，通过关键词频率排序，将多次被提及的原仪器设备资产数据库中的大仪数据提取出来，判断与拟购置大仪名称相同或相近的、仪器技术参数相同或相近的、型号规格相同或相近的等仪器设备，同时根据查找结果，统计与拟购置相同或将近的原资产数据库大仪的出现频度，以出现频度高的为首选，依次推荐输出出现频度低的查重仪器设备清单，本文采用与Excel兼容的csv数据格式输出查询结果（如图3），供大仪论证专家参考评判。图片中加深部分是按规格信息项开展的多个关键词查找到结果，因为本次规格项中拟输入的信息中有用“空格”隔开，所以系统会逐个查，但结果都指向同台设备。

图3 大仪查重结果输出界面

第四步：大仪查重结果分析。以上述输出结果为例，从中我们可以得出：“流式细胞仪”在原仪器设备资产数据库中共查到5台同类仪器设备，其中与拟购置的“流式细胞仪”在名称、型号、规格及其国别4个信息项上匹配度较高（同一台仪器出现的频度值和为8）的有一台。其余的4台（同一台仪器出现的频度值和均为1）只在名称上与拟购置的仪器相同。这一程序所提供的查重分析报告，极大地方便了在现有高校资产管理系统下，对大型科研仪器设备购置论证查重工作。