论新时期助力企业外事出访管理提质增效的思路与对策

摘要：当前，跨国经营活动的新特点、新变化给企业的外事出访管理提出了新的思考，本文通过分析新时期企业外事出访管理面临的新形势，研讨企业外事出访管理的内涵，从精细化管理角度探索助力企业外事出访管理提质增效的方式方法，旨在促进企业持续实现高品质经营，希望能给相关企业提供借鉴。

关键词：助力;外事出访;增效;对策

中图分类号：F276.1文献标识码：A文章编号：1003-2177（2021）07-0121-02

0引言[1]

《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》提出，“加快构建以国内大循环为主体、国内国际双循环相互促进的新发展格局，推进国家治理体系和治理能力现代化，实现经济行稳致远、社会安定和谐，为全面建设社会主义现代化国家开好局、起好步。”

打造新发展格局，要牢牢把握国内大循环这个“主体”，同时更好利用国内国际两个市场、两种资源，不断培育我国参与国际合作和竞争的新优势^[1]。作为国民经济的细胞，企业是市场经济活动的主要参与者，企业主动融入“双循环”发展新格局，要在对外经营活动中占领高地，需要持续关注新时期外事工作面临的新形势、新要求，不断调整外事管理思路，探索外事出访管理提质增效的对策，助力企业涉外经贸活动持续健康发展。

1企业外事出访的概念

企业外事出访是指企业因公务对外交往的需要，在获得拥有外事审批权的管理单位批准后，派遣团组和人员出国（境）执行出访任务，主要包括国际会议、学习交流、科技合作、经贸洽谈、技术培训等活动。企业外事出访管理是企业内部管理的重要环节^[2]，科学规范开展企业外事出访管理意义重大：

从企业内部管理角度来讲，建设科学完善的外事出访管理制度，是构建企业现代化治理体系的重要组成部分，企业通过综合实施各类管理措施，可以高效保障業务部门的外事出访任务，促进出访取得实质性成效;通过综合运用多种管理工具，可以帮助企业分析成本从而找准成本控制途径，促进节省企业开支;通过有效识别各类风险，评估风险防控措施，强化人员安全意识，确保外事出访合法合规。

从企业对外发展战略来看，外事出访管理能力体现了企业的国际化水平。持续培育外事出访管理能力，不仅可以有效帮助企业拓展世界市场，还可以为企业日后的良性发展打下坚实基础，提升企业的综合竞争力，让企业占有更多的市场份额^[2]。

2企业外事出访管理面临的新形势

2.1国际形势变化带来新挑战

经济全球化是历史潮流，国际形势的发展变化对企业国际经营战略布局、跨国经营效益、在外人员及财产安全等构成直接影响，因此，了解当前国际形势，评估其对企业外事出访管理的影响具有重要意义。例如，外事手续中最重要的环节之一“签证”，常常成为一国的“外交手段”，国与国之间微妙的外交关系常常体现在签证手续的办理环节中，保证签证等外事手续的合规合法，显得尤为重要^[2]。

2.2外事出访管理内涵快速扩展

随着企业广泛、深度参与国际竞争，外事管理的内涵和外延在不断扩展^[3]，综观当前我国企业涉外管理现状和跨国公司国际化发展历程，企业涉外管理可以大致分为以下三个层级（图1），它们分别是^[4]：

从图1可以看出，企业外事出访管理体系服务于企业国际化战略目标，企业应构建全局化、整体化、系统化的外事出访管理体系，通过体系中各要素有机联动促进工作效能最大化，为企业各类对外经贸交流活动提供有力支持。因此，企业外事出访管理除关注人员资质审查、出访手续办理、证照日常管理等一般事务外，还应聚焦于机制效率、成本控制、风险防控、收益评估和人员安全等领域。

3助力企业外事出访管理提质增效的对策

3.1突出“一盘棋”，统筹抓好制度建设

从管理控制角度来看，企业制度能有效控制下属组织与成员的行为，是实现企业目标的一种基本手段。外事出访具有较强的政治性、政策性，因此，企业必须注重发挥规章制度的刚性约束作用。企业要基于发展全局，从管理机制和实施程序两个维度统筹设计外事出访管理制度。一般而言，企业应对外事出访的管理权限、审批程序、职责分工等进行规范化说明，并对涉及手续办理、证照管控、文件留档、纪律执行、信息发布、风险预防、纠正措施等实施程序予以明确，整体形成管理科学、运行规范、可操作性强的外事管理体系，使管理人员始终自觉按照特定规则工作，达到事先控制的目的。

从工作效能角度而言，境外业务的不断延伸对外事手续办理效率及响应速度提出了更高的要求，企业外事管理部门应思考提高工作效率的对策。例如，利用企业内部资源扩充工作力量，在出访任务较多的部门选拔经办员，对其实施职责范围内的专业培训，使其熟练掌握规范化的操作细则、纪律要求和证照安全保管方式等，熟练参与到所在部门的外事事务中。在此基础上，企业外事部门做好统筹管理，以点带面，通过发挥外事管理职能综合实施对各业务部门的有效督导和监察，从整体上实现企业外事工作高效开展。

3.2突出“实效性”，主动思考降本增效

企业开展外事活动，必须要将成本因素考虑进去。因此，企业外事工作要以总量把控、保障重点、严审细核、节俭高效为原则，争取团组“量少质优”。实现降本增效，首先要细化申报内容，要求各出访部门因事定人，从业务性质、出访目的、预期成效等几个方面，综合评估并申请具备实质内容的出访任务;其次是强化审批力度，企业外事部门要对任务的出访目的、出访内容、日程饱满度、费用预算、预期成果等进行综合分析，评估任务的必要性，对团组人数及在外停留天数进行核定;最后是优化出访团组，例如针对同一时间段前往同一区域执行相近任务的团组，应探讨并团的可能性，从而精简出访规模，提升出访实效。出访后，还要按照 “三个对标”把好审核关，即：审核该团组实际出访天数是否对标批准天数、实际行程是否对标预期计划、出访成果是否对标预期成绩，检验实际出访成效。

3.3突出“专业化”，提升风险防控能力

提升风险防控能力是企业建立专业化外事出访管理体系的基本要求。企业在紧推涉外业务建设的同时，还必须要充分提高外事风险识别能力，制定风险防控措施。一是要随时关注和掌握政府管理单位及相关使领馆政策动态，确保派遣出访的团组审批程序及办理手续完整，使企业一切外事活动符合政策规定;二是要严格开展出访前教育，重点就停留天数、出访目的地、涉外保密、证照安全、人身安全、禮仪形象及个人言论等进行全面系统的宣贯教育，明确人员责任;三是对相关行程风险进行提示，如出行前应充分考虑因天气、机场临时管控等可能影响航班正常的各类因素，从而提前优化行程，确保按计划完成出访任务;最后，通过及时发布目的地外事风险预警信息及我国驻外使领馆紧急联系方式等，努力确保人员在外安全。

3.4突出“信息化”，实现数据精准管控

一是发挥信息系统的优势。现代信息管理系统对培育企业在市场竞争中的优势发挥着至关重要的作用，探讨企业外事出访管理的信息系统建设，对实现企业外事出访数据精准管控有着重要意义。例如，企业可以通过及时、准确地保存各类出访数据，实现对各类数据的分类、汇总、分析，从而清晰地展示企业外事出访活动发展轨迹，也为判断今后工作开展方向提供参照。具体来讲，企业可以通过比较分析不同类别出访团组的成本和收益，探索优化出访团组结构的办法。

二是熟练使用各类办公软件。可以通过使用各类符合工作需求的办公软件，实现对外事出访工作的精确高效管控。例如，出访量较大的企业，可通过办公软件制作工作台账，将团组的出访类型、出访人员、出访人数、签证信息、证照归还、总结提交及重要环节对应的时间节点等做好登记，既可以发挥工作检查单的作用，实现闭环管理，也有利于发现流程较长的环节，有针对性改进工作方式，提高办理效率。此外，还可利用办公软件实现境内外工作人员在线共同办公及资料共享等，实时探讨工作方案，提升解决问题的能力。

参考文献

[1]浙江日报.加快形成以国内大循环为主体、国内国际双循环相互促进的新发展格局，如何理解？[EB/OL].（2020-08-01）[2021-03-02].https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1673831842984623099&wfr=spider&for=pc.

[2]史小薇.央企外事管理工作的挑战与对策研究[J].商讯，2019（28）：163-164.

[3]刘东军.央企外事管理工作的挑战与对策[J].中国有色金属，2019（11）：62-63.

[4]金晓平.涉外管理体系与公司国际化发展[J].公共外交（季刊），2017（4）：78-79.

（责编：陈静姝）

作者简介：董恒宇（1987—），男，四川乐山人，硕士研究生，中级经济师，研究方向：外事管理。