基于计算机技术的高等院校电子档案的 归档管理研究

李翠艳

【摘要】    对于高等院校来说，每年都要增加大量的档案，如果采用传统的纸质档案管理模式进行档案的归档管理，将耗费非常大的人工，而且档案也容易因为人工的失误发生损害或者出现建档、归档分类模糊的情况。在竞争日益激烈的今天，高校唯有利用计算机手段做好档案的归档和利用工作，才能让更多的科研成果向着社会效益转化，也才可能让电子档案管理工作变的有条不紊。

【关键词】    计算机技术    高等院校    电子档案    归档管理

引言：

传统的高校档案管理主要的存储形式是纸质文档，纸质文档具有很多缺陷，例如存储空间大，容易被损坏、丢失、破损等，这些缺陷都影响着高校档案的管理工作。高校的档案不仅仅是由学校的学生和教师的档案组成，还包含着高校多年积累下来的从建立到发展的全部历程以及高校的科研院所产生的所有宝贵资料，而档案的归档工作，又是档案的最基础的工作，因此，充分利用现有的计算机资源做好电子档案的归档管理工作对于档案的信息化管理是非常有必要的[1]。

一、高校传统档案管理模式存在的缺陷

1.1落后的管理模式

传统的高校档案管理，依赖的主要是人工操作，档案从开始建档开始，就全部依赖档案管理人员对档案进行建档、归类、汇总直到装订等，一个档案从建档之日起，必将需要大量的档案工作人员为其服务，而且由于纸质档案的特殊性，使得纸质档案管理系统都存在一定的弊病，那就是档案的管理过程非常繁琐，档案管理人员的工作量非常大，也非常容易失误。而对于任何一所高校来说，每年都会有新生入学，也有老生离校，或者是教师离职等，因此为档案的管理工作带来很大的难度。学校的档案会随着学校的发展而不断增多。从档案建档的角度来说，如果采用纸质档案的管理模式，那么每个档案的建立过程都是非常繁琐的，档案人员需要耗费非常多的人工来对档案的内容进行完善，而且因为档案管理人员往往面对多份相似度很高的档案，在进行档案归档的时候，就会出现将错误的信息填写到档案中去，导致档案信息的不可靠性 [2]。

1.2纸质档案容易丢失

纸质档案一般从建立开始就是独一无二的，因为传统的纸质档案的很多资料都是原件，因此复制起来非常不容易，所以这种档案一旦丢失，就无法再现，而例如学生的学籍档案或者高校的科学研究档案，这些档案一旦丢失就会影响学生未来的就业、学校的科研成果的转化等，因此会产生恶劣的后果。而纸质档案的管理的工作量是非常大的，一个档案管理员往往要管理数千份档案，长期的繁杂的工作和繁琐的管理程序非常容易引起工作人员的懈怠情绪，因此在高校的纸质档案的管理中，经常出现因为工作人员的工作失误而导致的档案类目混乱或者丢失档案的情况[3]。

1.3档案的内容可信程度不强

档案管理是一项严谨的工作，特别是对于高校科研成果的档案管理，这些档案对高校来说是宝贵的财富，如果档案中的科技成果能够实现转化，对高校的科研工作来说是一种推动，也会为高校带来可观的经济利益。但是由于高校的档案管理人员面临着诸多的档案管理工作，即使发现档案中缺少一些重要的数据，也不一定会及时搜集数据对档案进行补充，甚至有一些工作人员为了应付工作检查，将一些错误的或者没有实际意义的数据和信息录入档案中，而这样完成的档案显然是没有意义的，没有科研的价值，也不可能实现科技成果转化。

二、高校档案管理实现计算机数字化是未来高校档案管理工作的必然趋势

2.1档案信息化是高校档案管理的必然趋势

早在2000年，国家档案局要实现高校档案管理的数字化，因此各大高校都在国家档案局的号召下开始从纸质档案管理向数字化管理转变，而在计算机网络技术高速发展的今天，高校的档案往会向海量数据的模式发展，因此落后、传统的纸质档案的管理模式显然不再适应时代的发展。而对于竞争日益激烈的今天，高校唯有走档案信息化管理，才能有效的实现科研成果的转化，才能为高校赢得更多的经济利益。

2.2高校档案数字化是高校档案管理的又一必然趋势

高校每年都会产生大量的档案，每年都会有新生入学、老生离校，还会有大量的科研成果出现，如果采用纸质档案管理的模式进行管理，那么高校的档案存储空间将会越来越不够用，而且需要的档案管理人员也越来越多，只有采用数字化管理，才能适应高校的日常档案管理要求。数字化介质和传统的纸质档案相比，存储空间要小的多，而且可复制性强，容易备份，不容易遭到天灾人祸的破坏，特别适合像高校这种有海量数据的单位进行档案管理。

2.3大数据时代唯有使用利用计算机技术和网络技术才能实现档案的共享性

我国高校的职能除了培养人才为国家输送人才之外，还有一个重要的职能就是进行科学研究，每所高校都有不同的研究方向，有不同的研究人才团队，而在大数据时代，唯有进行高校之间的科研合作，才能实现更多的科研成果转化，而纸质档案由于材质和管理方法的缺陷性，在共享性和利用性方面和数字化档案存在很大差距，一般很多纸质档案一旦建立开始，几乎就是在档案室里永远被封存起来，科研人员想要利用档案，往往要经历繁杂的借阅手续，而不同高校之间如果想实现科研档案的共享，几乎是不可能的。因此只有数字化档案，才更有利于实现科研成果的共享，方便每个科研人员进行资料收集。

三、利用计算机技术，提高高校档案归档管理工作的效率

3.1利用计算机技术，实现档案归档工作的数字化和信息化的现状

我国的计算机发展技术相对于发达国家来说起步较晚，因此在电子档案系统的建立上也明显落后于发达国家。早在上世纪80年代，美国就已经在联邦档案的管理中采用了电子档案管理系统，其他一些发达国家也纷纷利用计算机技术实现电子档案的管理工作，而我国的电子档案管理系统的出现，要比這些国家晚十年以上。最早的电子档案管理技术，用于我国的一些企事业单位，高校的电子档案管理体系的建立，要比这些企事业单位还要晚十年以上，虽然我国各大高校都相应国家档案局的号召，在不同程度的推行电子档案管理系统，但是由于我国高校的地域差异很大，加上很多高校的管理层并没有意识到电子档案管理系统对于高校管理的重要性，导致很多高校还是采用纸质档案的管理方式来进行档案的建档、归档、检索工作，离档案的数字化管理还有很大的差距。

3.2高校现有的档案管理系统在归档管理上存在的缺陷

以笔者所在的某高校为例，笔者所在的高校采用的是基于C/S网络模式的线上档案管理体系，该系统负责对本高校所有的纸质档案和电子档案进行存储和维护工作。虽然这一档案管理系统相对于传统的纸质档案管理模式有了很多优势，例如档案存储空间小，档案容易备份，档案容易被查询和利用等，但是随着海量数据的增多，该档案无论是在存储还是利用方面都存在着一些问题，具体表现形式就是数据的存储空间越来越大，越来越不容易维护，存档的效率变差，查询功能出现BUG等，而且档案管理部门不容易和高校的其他部门实现数据的交互，并没有完全实现档案的信息化管理。

3.3基于WEB开发技术的档案管理系统

所谓WEB开发技术，就是以WEB浏览器作为基础客户端，利用HTTP協议实现服务器端口和客户端的交互。WEB开发技术有一个最大的优势就是可以在网络环境下实现各种功能的发布和部署，特别适应于多个用户的高校档案管理，而且因为我国的WEB浏览器的技术已经比较成熟，因此基于WEB开发技术的档案管理系统会具有较高的可靠性。设计框架如图1。

3.4基于WEB技术的高校电子档案的归档管理工作

高校的电子档案归档管理工作，是档案管理的重要组成部分，也是档案管理的最基础的部分，一个档案从建立到补充乃至建立完成全部档案，在传统的档案管理工作中需要大量的人工，而且档案的存储空间也会越来越大。而基于WEB的电子档案归档工作，只需要较少的人工操作和较小的存储体积，就可以轻松实现电子档案的归档工作，档案管理人员只需要登录电子档案管理工作，就可以很快的新建一个电子档案，再在电子档案的各个文本框中输入档案的各种信息，就能在很短的时间内对档案进行建档，在后期维护的时候，也只需登录档案管理系统，就可以实现电子档案的修改工作，为档案管理人员提供了极大的方便，而且因为基于WEB的电子档案管理系统以云端作为存储空间，就不用担心电子档案的存储空间问题，相对于纸质档案的归档管理工作来说，基于WEB的档案归档工作要容易的多，而且非常有利于档案的后期维护以及面向海量用户的查询检索。

四、结束语

高校的档案对于高校来说是非常宝贵的资源，只有充分利用现有的计算机技术和网络技术不断对电子档案的管理系统进行优化，做好档案的建档归档工作，才能为后期的档案利用和档案资源向科研成果转化打下基础，因此高校的管理人员必须给予档案管理极高的重视，才能促进高校档案管理的良性发展。

参  考  文  献

[1]李芙一.高校档案管理如何应用计算机网络技术[J].数字通信世界，2019（9）：179.

[2]杨颖. “互联网+”环境下高校智慧档案管理建设研究[J].办公室业务，2019（12）：48.

[3]吴冬梅.计算机网络技术推动高校档案管理的应用探究[J].信息记录材料，2019（6）：183-184.