关于事业单位档案信息化建设的思考

李薇薇

【摘要】    当前阶段事业单位正积极探索档案管理信息化建设的有效路径，以提升档案工作的质量和效率。本文研究目的是通过明确信息化建设对档案管理的重要价值，分析当前阶段事业单位档案信息化建设存在的问题，针对性地提出优化路径，从而有效推动事业单位深化落实档案管理的信息化建设。

【关键词】    事业单位    档案管理   信息化建设

引言：

档案信息化建设具体是指利用先进信息技术进行档案生成、管理、利用的过程，有效提高事业单位档案管理工作的现代化水平，为档案监督管理的全过程各环节提供了新思路、新理论和新原则，建立互联网环境下档案管理与档案服务工作的整体框架和基本方法，从而推动事业单位档案管理的高效化和社会化服务建设。事业单位深化档案管理信息化建设可以帮助解决数据繁杂难应用的问题，并可以利用信息化智能系统将数据信息按照合理分类进行排序汇总，并自动储存至电子档案库中，以便后续开展档案整理和分析利用。

一、信息化建设对事业单位档案管理的价值

近年来经济发展和现代化建设进入全新阶段并呈现出新形态，事业单位在这一背景下逐步体现出在公共管理与服务方面的重要作用，但随着事业单位工作任务量的增加其内部会产生较多的信息资料，且数量繁多形式复杂，这对事业单位的档案管理工作提出了新要求。在信息化不断发展的当代，利用先进互联网信息技术进行档案管理优化升级已成为事业单位档案工作的创新趋势和必然选择，推动信息化建设对于事业单位档案管理具有重要价值。

档案管理在信息化建设中充分利用计算机系统和互联网技术，在应用中逐步構建了“互联网+档案管理”的良好态势，利用信息技术在一定程度上实现了成本、人力和资源的合理控制，并从整体提升了档案管理的准确性和高效性。档案管理的信息化建设还进一步推动了事业单位档案工作的智能化、网络化转型升级，在自动化管理的趋势下优化了档案整理、归纳和查阅等具体流程细节，为档案管理人员提供了便利从而满足了事业单位的发展需求。

事业单位档案管理的信息化建设打破了传统的管理模式，充分利用互联网系统和信息技术建立新的管理模式，在一定程度上简化了档案管理人员的工作，使该职能部门的效率得到大幅度提升，其高效性和精准性为事业单位发挥公共管理与服务的职能提供助力，使事业单位在开展实际工作时有坚实可靠的档案支持。但目前事业单位的档案信息化建设仍存在部分问题，在一定程度上限制了其档案管理的优化升级。

二、事业单位档案信息化建设存在的问题

2.1对信息化管理的重视程度不足

信息化建设作为事业单位档案管理的全新发展路径具有重要的深化落实意义，其依托信息技术及互联网技术可以实现对事业单位档案管理的改革创新。但当前阶段部分事业单位仍没有予以信息化档案建设充分的重视，没有从根本上转变对信息化管理的认识并发现其优越性。

受到重视程度和认知水平的限制，事业单位在进行社会化服务管理时忽视了高效先进档案管理工作的重要意义，在档案管理信息化建设上的资金、人力、关注度投入不足，使得事业单位的信息化档案系统及基础设施建立不完善并具有一定的滞后性。同时管理部门的重视程度不足会导致事业单位的档案信息化建设去烧全面完整的管理体系支撑，致使在进行档案管理信息化建设时缺乏指导出现漏洞，从而限制了其信息化建设水平。

2.2信息化技术支持较为薄弱

目前我国事业单位档案管理信息化基础和技术支持较为薄弱，这是事业单位推动档案信息化建设受到的关键性阻碍，其主要体现在信息化管理基础设施及设备的落后上，目前事业单位应用的计算机系统、互联网等信息设备存在一定的滞后性，其作为档案管理载体在运行、整理、储存等功能上工作效果有限，使得档案信息化管理无法实现大规模推广。并且在“互联网+档案管理”的信息化模式构建中，事业单位档案管理的硬件设备和软件系统的性能无法满足互联网工作的要求，针对声像档案的收集面临困境，缺乏专业设备和软件实现高效完整的声像信息采集归档，且在建设过程中没有立足于自身工作的实际需要，从而限制了档案管理信息化建设的推动和发展。

2.3缺乏专业信息化档案管理人才

管理人员作为档案信息化操作的重要保障具有重要意义，其信息化档案管理的专业水平会在一定程度上对档案管理工作质量和信息化建设进展造成影响。目前事业单位中负责档案管理的工作人员大多不是专业的档案管理人才，且几乎从未接触过档案管理中的信息化系统，缺乏全面具体的信息化档案管理培训，导致其思想认知水平和实际操作水平都无法满足档案信息化运行管理的需要。且部分事业单位的档案管理人员对于新技术的接受和理解能力较差，在进行信息化技术使用过程中过于刻板谨慎，缺乏一定的创新尝试能力，导致档案管理信息化建设的开放性和灵活性无法得到充分的利用发挥实效。因此在信息化建设不断推进的过程中，事业单位应重视管理人员专业素养与信息化应用的匹配程度，以保证档案管理工作能得到最大程度的升级。

2.4档案信息化安全问题有待解决

信息技术和互联网的高度开放性为档案信息化管理的安全建设提出了新思考，档案信息的安全问题是事业单位档案管理的关键一环。一方面信息化档案管理对系统及载体的温度、湿度、放置环境等各方面因素有着极高要求，要应外部环境造成信息系统运行故障可能会对档案信息储存的安全性造成不利影响。另一方面因事业单位档案信息涉及到相关重要资料，部分事业单位在进行档案资料整理、归档等环节时较为混乱，若安全问题监管不当可能会遭受恶意网络病毒及软件的攻击，或被别有用心的组织或个人利用违规技术进行侵入窃以此达到某些非法目的。

三、推动事业单位档案信息化建设的具体路径

3.1重视档案信息化管理的作用

信息化档案管理建设是传统档案管理建设的延伸和升级，对事业单位的管理水平、决策能力和信息服务具有一定的有利影响，可以为事业单位的档案管理提供支持。因此，事业单位管理人员首先要重视档案管理信息化建设的重要作用，并适当加大对档案信息化建设的资金、人力投入以保证其顺利开展。其次，要推动事业单位档案信息化管理制度的建立和完善，要立足于事业单位工作的实际情况和档案管理的具体需求，设计出科学有序的现代化档案管理制度，对档案管理信息化建设中的具体方面如设备监管、网站维护、人员管理等进行统筹管理，以保证档案管理的信息化建设可以发挥最大效用，从而推动事业单位的档案工作持续升级。

3.2提升档案管理信息化技术水平

事业单位档案管理实现信息化和现代化的前提是具有较为先进和完备的基础设施和信息技术，因此事业单位应不断提升档案管理信息化技术水平和设施建设。针对档案管理信息化设施的完善，要从硬件设备和软件应用两方面入手提升管理载体的质量性能。在硬件设备升级上，要及时引进更新事业单位的计算机系统、联网设备和打印机设备等档案办公设备，在软件应用建设上具体可以从三方面入手：

第一是档案信息的数字化建设，合理运用数据压缩处理技术、大数据技术、高速扫描录入技术，将传统的纸质、声像档案文件和已经归档的现有电子档案按照一定的顺序进行组织分类从而建立系统规范的档案信息库，将档案目录信息和具体全文进行数字化处理。

第二是建设事业单位档案网站，档案网站是指事业单位档案管理部门在公共信息服务网站上开设的网点，以网络主页的方式提供档案管理、服务和宣传，其具体内容包括档案工作信息、事业单位公开信息、档案资源信息和服务信息。通过努力打造便捷高校的档案管理网站来推动事业单位的档案信息化建设，并为社会提供档案服务的窗口。

第三是可以建立数字档案信息库，利用计算机系统实现档案信息的远程控制管理，这一技术的优势在于可以实现事业单位利用互联网环境高效便捷地开发利用数据库档案信息资源，并形成良好有序的档案使用规范体系。

除此之外，事业单位档案管理部门要利用信息技术提升声像档案的收集管理能力。照片、录音、录像等形式都是传统的较为普遍的声像档案载体，相比于文字档案，声像档案更具直观性和生动性，可以突破时间空间界限制造临境感，对于档案应用具有重要意义。因此事业单位要充分利用信息化录音录影设备进行声像档案采集，并运用智能化系统进行格式转化处理并自动归于电子档案库，从而保证声像档案不会受到外部环境因素的影响而降低质量，可以有效进行声像档案的保护和利用，从而提升了事业单位档案管理工作的全面性。

3.3培养专业的信息化档案人才

事业单位要招聘专业的信息化档案管理人才，保证其具有一定的档案管理观念和理论支持，并具备一定的信息化档案应用能力，以保证其在实际工作中可以熟练运用信息化设备进行档案采集、整理和归纳，确保事业单位档案管理工作顺利有序开展。

针对在职的非专业档案管理工作人员，事业单位应注意定期开展信息化档案建设培训工作，使工作人员在培训中不断学习和掌握档案信息化系统及设备的工作原理和操作方法，为档案管理的信息化建设提供可靠的人工支持以提升建设发展的稳定性。

3.4加强档案信息化安全管理

事业单位在加强档案信息化安全管理時首先要重视档案数据资料的储存形式，积极利用数字化信息技术将档案资料进行虚拟转化储存，并进行备份另存。在档案储存的过程中要严格把控其规格、位置和储存路径，保证档案资料的信息化储存环境安全稳定。其次，要加强对病毒和黑客的防范，利用信息安全技术建立防火墙，并提升局域网建设限制IP范围，从而保证事业单位的档案数据库和网站的访问受到保护，从而有效预防档案重要信息的丢失和泄露，为事业单位的档案管理信息化建设增加安全有效性。

四、结束语

事业单位应搭好信息时代的顺风车，利用先进信息技术对档案管理工作进行优化升级，通过建立“互联网+档案管理”的运行模式有效提升事业单位档案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。

参  考  文  献

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