档案网站信息服务现状及优化研究

沈煦然 周丽霞

档案网站是档案馆提供档案网站信息服务的方式之一。近年来，各地档案馆纷纷建设档案网站，但受自身条件等因素的限制，各地档案网站的建设程度各不相同。以长三角一体化发展国家战略为切入点，通过比较研究上海、浙江、江苏、安徽三省一市档案网站的网站信息服务，为优化沪苏浙皖档案网站的信息服务提供参考。

档案网站信息服务是档案管理机构围绕档案用户信息需求,在数字化的档案信息资源基础上,运用计算机信息技术手段实现档案信息资源查询、检索、展览与利用服务[1]。在档案用户信息需求不断增多与信息技术智能化发展的环境下，档案馆应拓展网站信息服务内容，创新档案网站信息服务形式，升级档案信息检索系统，从而提供更加有针对性的档案网站信息服务。

一、沪苏浙皖档案网站信息服务形式与内容分析

本文采用网络调研的方法，主要针对沪苏浙皖三省一市档案网站信息服务进行比较研究。档案网站的主要服务形式包括档案咨询服务、档案检索服务、查档预约服务、档案教育及特色服务、档案资源展示与宣传服务、档案资源查阅服务、政府信息公开服务等。

1.档案咨询服务。档案网站提供的咨询服务包括静态参考咨询服务以及动态参考咨询服务[2]。在笔者的实际调研中，上海档案信息网利用“局长信箱”和网页评论区留言板来提供档案动态参考咨询服务，没有设置专门的用户咨询栏目。通过“查阅服务”栏目中“常见问题解答”来提供档案网站静态参考咨询服务。江苏档案信息网、浙江档案网、安徽省档案馆网站都设置了专门的用户咨询栏目来提供档案网站动态参考咨询服务。笔者通过实际体验咨询服务发现，浙江档案网可以通过本网站的专家答疑栏目、浙江档案服务网的网上咨询栏目以及浙江档案政务服务网统一政务咨询投诉举报平台向浙江省档案馆提问。在体验江苏档案信息网的在线咨询服务时，笔者发现江苏档案信息网能够通过登录网站，在“我的办件”栏目查看到办件进度。如果是非注册用户，网站也提供了编号和查询码，不用登录网站也可以查询处理结果。而在安徽省档案馆网站咨询问题时，网站留言区需要至少输入250 个字符才可以提交问题，提交咨询信息之后无法查看处理结果，同时网站没有提供登录入口。

2.档案检索服务。档案用户利用档案网站的主要目标之一就是使用档案网站的检索系统查询档案网站的信息资源。档案网站有目录检索、关键字检索、分类检索等多种查档方式。目录检索是指用户通过浏览网站提供的档案目录信息来查找利用自己所需的档案信息。关键字检索是指用户通过输入任意关键字进行条件查询，检索效率更高。分类检索是指档案网站根据馆藏档案资源进行归类，从而实现分类检索功能。只有浙江和上海档案网站同时实现了这三种查档方式。在站内检索功能中，这四个档案网站都实现了全文检索。上海、浙江档案信息网还实现了跨库检索，档案信息资源整合度相对较高。档案网站检索层级包含简单检索、复合检索及二次检索。上海、浙江、江苏、安徽档案网站均设立了简单检索和高级检索，其中上海档案网站在数字档案公共查阅平台里设置了二次检索，提高了检索结果的查全率和查准率。

3.查档预约服务。档案网站的查档预约服务是档案馆线上服务与线下服务相结合的重要体现。档案用户可以通过电话、档案网站在线提交档案原件调档申请、电子邮件、信函、传真等多种方式远程查档，节省了查档时间。如持有上海档案馆阅览证的用户，可以使用关联账号在上海档案信息网的数字档案公共查阅平台申请调阅档案原件（每次申请不超过10 卷），之后档案馆工作人员会在3 个工作日之内电话联系用户预约查档日期。同时，用户还可以通过电话或发送电子邮件至上海档案馆邮箱告知查档需求，同时预约查档时间。浙江档案网开设查档预约栏目，用户能够通过在线填写姓名、联系电话、查档用途、查档内容、预定到馆时间等信息，并可以选择是否公开预约内容，完成查档申请。同时，用户还可以通过浙江档案服务网、“掌上查档”微信小程序登录系统之后提交查档请求。在工作人员回复查档申请之后，用户会接到系统自动发送的提醒短信，到“用户中心”查看查档申请的记录和处理结果。安徽档案馆网站及江苏档案信息网目前都是可以通过电话或者登录网站填写查档需求预约查档。同时，这四个档案网站都可以邮寄信函至档案馆获取档案信息。

4.档案教育及特色服务。档案网站是档案局、馆开展历史文化教育、提高社会文化水平、实现资源共享的重要平台[3]。上海、浙江、江苏、安徽的四个省级档案网站均设置了档案教育的相关栏目，并设置了针对本地特色的栏目。如上海档案信息网设立了“学生课堂”“档案论坛”“档案学会”三个与教育相关的栏目。同时，针对上海本地设置了“上海历史上的今天”“上海记忆”两个特色栏目。江苏档案信息网专门设立了江苏省档案远程教育平台，包含“网上课堂”“网上考试”“学术交流”等栏目，提供了23 门岗位培训课程、59 门继续教育课程，目前已有47028 名注册用户。该平台同时与“江苏档案”微信公众号捆绑，为档案工作者及各类学员提供了更加便捷的学习平台。同时针对江苏设置了“档案江苏”栏目，包括江苏大事、江苏人文、江苏史话、江苏之最等内容。还有“江苏历史上的今天”，为档案学习教育增添了丰富性和趣味性。安徽省档案馆网站设置了“在线访谈”“网上课堂”等栏目，但是笔者调查发现，“在线访谈”最新内容更新时间为2018 年6 月7 日。上海档案信息网“学生课堂”栏目最近更新时间为2009年1 月8 日。与江苏档案信息网相比，上海档案信息网以及安徽省档案馆网站内容更新相对落后。

5.档案资源展示与宣传服务。档案资源展示与宣传服务是档案网站以宣传、开发、利用档案资源为目的，对自身拥有的档案信息资源围绕一定的主题来组织，对档案的数字化成果结合虚拟现实技术以及多媒体技术进行组织和加工呈现给用户[4]。档案资源展示通常包含网上展览、编研成果、电子书刊、珍品博览、档案文献遗产、档案微视频、档案利用效果等内容。浙江档案网的档案资源展示形式丰富多样，有三维全景展厅、图文结合展览以及声像视频展览。如浙江档案网“生死大营救——浙江民众救助杜立特行动飞行员”全景网上展厅页面，由“杜立特行动”相关文字介绍、新闻连接、图片新闻、相关视频链接与全景网上展厅五部分组成，采用720°全景虚拟现实技术，通过7 个不同场景展示当年救助行动的档案资料、实物档案图片以及视频资料，配合完整的语音讲解，设置互动答题页面，增强公众互动感，带给公众身临其境般的体验。安徽省档案馆网站通过“我在安徽用档案”微视频的形式介绍档案利用效果，突出宣传档案资源的功能。但是笔者在调查这四个档案网站过程中发现，浙江档案“视频荟萃”最新更新日期停留在2018 年12 月11 日，但是声像档案中“浙江视频新闻”每日都有更新，“新闻联播（浙江专题）”每周都有更新。安徽档案微视频发布时间集中在2017年，最新视频发布时间为2020 年7 月17 日，2018 年及2019 年都没有发布视频。江苏档案网“光影兰台”视频发布时间集中在2018 年，最新视频发布时间为2020年7 月9 日，2019 年没有发布视频。各网站更新时间差距较大，间隔久，集中更新一段时间之后就停止更新。上海、江苏、安徽档案网站网上展厅仍以静态展览为主，形式较为单一。更新频率较高的声像档案多为新闻报道类视频，缺少对声像档案的深度挖掘。总体来看，这四个档案网站的档案资源展示与宣传服务缺乏主动性与互动性。

6.档案资源查阅服务。根据笔者的调查，上海档案信息网不仅提供开放档案目录一站式查询，并且提供数字档案公共查阅平台，公众能够在线查询93 万余卷馆藏开放档案的案卷级目录，阅读2.3 万余件档案及部分史料编研成果的数字化全文[5]。浙江档案网目前提供的数据库有1145 条清代官员履历表文件级目录及档案全文、88008 条民国档案文件级条目及档案全文、500条浙江革命历史档案文件级条目、8641 条浙江政报文件级条目及档案全文、215 条浙江省地方志文件级条目、43109 条民国浙江报纸文件级条目及档案全文、100条民国浙江期刊文件级条目及部分档案全文。同时，还提供清代人物及历史图库和民国人物及历史图库共71490 条以及13 个不同特色专题目录数据库，如《黄埔军校人名录》数据库共计76456 条目、《民国浙江阵亡将士名录》数据库17512 个条目、《浙江省革命烈士英名录》数据库共14057 条等。笔者通过调查江苏档案信息网和安徽省档案馆网站发现，这两个网站目前只建设了目录数据库，还没有建设全文数据库。江苏档案信息网目前建设了省馆文件目录数据库，省馆案卷目录数据库以及各市档案目录数据库目前均无法访问。安徽省档案馆网站档案查询栏目下的在线查阅栏目设置了四个检索项——“档号”“题名”“起始时间”“终止时间”，但是笔者使用这项组合检索功能发现，无法检索到有效结果。通常网站首页底部会根据网站架构建立多级目录，并连接相应内容来设置网站地图，方便用户浏览网站各个栏目。上海档案信息网以及江苏档案信息网均设置了网站地图，而浙江档案网以及安徽档案馆网站则没有提供这项服务。因而，相对于上海档案信息网，浙江档案网、江苏档案信息网和安徽省档案馆网站档案资源查阅服务水平有待提高。

7.政府信息公开服务。档案网站提供政府信息公开服务是档案信息化建设的一部分。上海档案信息网在页面首页设置了“一网通办”平台连接，通过“一网通办”平台整合政府公开信息资源以及现行服务文件，公众可以在平台上很方便地查找政府最新的公开信息、市政府文件、政府规章等信息，同时网页设置了全文检索、题名检索功能，方便用户检索政府公开信息，检索结果能够智能排序以及按时间排序。同时，上海档案信息网也在本网站上面提供了档案政务、政策法规、最新视点、本埠动态等信息。浙江档案网同样是通过链接浙江政务服务网来提供政府信息公开服务。公众可以在浙江政务服务网上查到政务动态、政策法规、信息公开等内容，同时可以在本网站上查到省馆动态、全省动态、外埠档案工作等信息。江苏档案信息网则建设了政府信息公开栏目，但是在笔者调查期间，信息公开指南一直为维护状态。同时可以在江苏档案信息网上查到工作动态、市县新闻、行业要闻、馆务公开等信息。同时设置现行文件查阅栏目，可以连接到江苏省人民政府网站。安徽省档案馆网站设置了信息公开导航栏目，包括申请信息公开、信息公开指南、信息公开目录、人事信息、部门预决算、公开制度等信息，同时采用链接到安徽省政务公开网的方式进行政府信息的公开。但笔者点击政务信息公开查询栏目，链接到的是安徽省政务公开网的旧域名，需要点击域名变更公告上的新域名或者等待自动跳转，才能进入安徽省政务公开网站。

二、沪苏浙皖档案网站信息服务效率分析

调研档案网站的信息服务效率，对于衡量档案网站的信息服务质量具有十分重要的意义。根据档案网站评价指标体系的研究结果[6],以及档案网站的主要功能设计，可以从内容更新的及时性、网站访问率、用户互动交流方式、网站链接率四个方面来展示档案网站信息服务效率。表1（见下页）为四个网站单日统计数据。

1.内容更新频率。在内容更新时间统计方面，笔者在2021 年1 月23 日调查上海档案信息网“本埠动态”栏目、浙江档案网“省馆动态”栏目、江苏档案信息网“省馆工作榜”栏目、安徽省档案馆网站“皖档要闻”栏目。这些局馆信息栏目信息更新比较及时，在笔者调查期间，这些栏目更新数量分别为 39 条、26 条、48 条、34条。上海档案信息网、浙江档案网、江苏档案信息网局馆信息内容更新频率较高，安徽省档案馆网站局馆信息更新频率有待提升。

2.网站访问率。在访问率统计方面，除了江苏档案信息网未提供访问统计量之外，笔者按网站访问率计算公式访问量（人/天）=（访问人数2-访问人数1）/两次访问间隔天数[7]，统计了上海档案信息网、浙江档案网、安徽省档案馆网站从2021 年1 月10 日至1 月23日的访问率，结果按四舍五入原则，精确到个位，如表1所示。从结果可以看出，上海档案信息网的网站访问率约是浙江档案网的12 倍，这与浙江档案网网站计数器设置方式有关，当笔者重复在同一天同一设备点击浙江档案网站时，访问统计量不会增加。另外两个档案网站则会增加，存在重复计算访问量的情况，造成此次网站访问率统计存在一定的误差。除了上海档案信息网与浙江档案网访问量超过1 千万，安徽省档案馆网站访问量相对较低。造成这一结果的原因在于，长期以来公众对档案信息资源利用意识相对比较薄弱，缺乏对档案的了解和认识。

表1 沪苏浙皖档案网站信息服务效率（统计时间：2021 年1 月23 日）

3.网站互动交流。档案网站的用户互动交流功能是指档案网站为档案工作者与用户之间提供双向交流的平台，同时，建立完整的反馈评价体系，方便用户及时将咨询问题、建议与投诉提交到平台上，方便档案馆及时掌握用户需求，优化馆藏资源配置[8]。同时，档案网站通过设立微信公众号、微博、档案APP 等社交媒体扩大受众面，吸引更多用户群体，提高用户参与度。笔者通过调查发现，浙江档案网与用户互动交流方式相对较多，包括电话、领导信箱、网上咨询与专家答疑、投诉、建议、举报、视频信访、微信公众号、“掌上查档小程序”、微博、社交网站分享等方式。江苏档案信息网设有咨询建言模块，以收集用户咨询的问题及建议，通过开设微博及微信公众号定期推送消息与用户互动。上海档案信息网则另外提供了如“档案论坛”“档案博客”等特色栏目。但笔者点击档案博客栏目发现，最新的更新时间是2014 年1 月20 日，距今已经有7 年时间，缺乏及时的更新与维护。

4.网站有效链接。在网站有效链接率方面，上海档案信息网提供的网站链接有国内档案网站、国外档案网站、上海市内所有档案馆网站、上海市政府部门档案网站、上海市所有区县档案网站、上海市重要部门网站等，一共提供网站链接多达211 个，网站有效链接率达到了79.1%。而四个档案网站有效链接率最高的是江苏档案信息网，提供国外档案网站链接达到45 个，但是江苏档案信息网提供的国内档案网站还包括本网站链接，链接质量有待提高。

三、沪苏浙皖档案网站信息服务优化建议

从总体上看，长三角地区三省一市四个档案馆在档案信息服务方面各有优劣。四个档案馆应抓住长三角一体化档案服务资源共享的契机，全面提升档案网站信息服务质量，互相取长补短。

1.构建以用户为核心的档案信息服务模式。档案网站作为档案馆为用户提供档案信息服务的平台，应构建以提供优质档案信息服务为宗旨，以用户为核心的档案信息服务模式，建立用户反馈机制，争取发挥出档案资源的最大价值。重点建设用户重点关注的档案服务，如档案检索、档案咨询、档案资源利用等。英国国家档案馆充分利用档案馆藏资源建设了众多档案信息数据库，如历史档案数据库、照片档案数据库、数码载体数据库、英国政府在线档案库等[9]。英国国家档案馆提供了丰富多样的在线档案信息资源，为沪苏浙皖档案网站的建设提供了借鉴。

2.加强档案网站的维护工作。笔者在调查四个网站时发现，网站存在链接失效、内容陈旧、页面空白的情况。这也是造成档案网站访问率低的原因之一。从档案网站长期发展的角度看，应聘请专业人士利用大数据、云计算等信息技术,定期维护档案网站，建立安全防护体系，丰富档案网站的内容，从而提高档案网站的访问率。澳大利亚国家档案馆网站通过RSS 订阅、电子邮件、论坛以及社交媒体（如推特、脸书）等途径，向用户推送档案网站的最新讯息，让用户以最快速度了解档案领域的最新趋势，使得澳大利亚档案网站保持充满活力的状态[10]。沪苏浙皖档案网站建设应借鉴澳大利亚国家档案馆网站的建设经验，及时更新档案网站的内容，提高档案网站的内容服务水平。

3.丰富档案网站档案信息资源形式及内容。笔者调查的这四个档案网站中，只有上海档案信息网和浙江档案网实现了档案全文浏览，而安徽省档案馆网站和江苏档案信息网还停留在建设档案目录数据库的阶段。档案网站应加快档案信息资源数字化建设速度，为用户提供档案全文浏览服务。开展档案网站在线课堂建设，提供丰富多样的档案信息资源形式，如照片档案、声像档案、多媒体档案等[11]，方便公众接触档案信息资源，提高档案网站信息服务效率，发挥档案传承历史、资政惠民的作用。

4.与社交媒体实现融合发展。社交媒体具备天然的群体传播属性，其影响十分广泛。档案网站通过搭载社交媒体能够实现档案网站公开信息的广泛传播。2019年9 月21 日，中央档案馆公布开国大典彩色视频，在社交媒体中获得了上万的转发与点赞，形成了极大的社会反响。档案网站借助微博、微信等社交媒体平台，实现局馆政务信息发布、微信小程序查档、岗位培训与考核、档案知识普及、档案文化宣传以及学术交流等信息。可以使档案网站与社交媒体平台的优势互补，扩大了档案网站的信息服务范畴。

通过对沪苏浙皖三省一市档案网站的调研，可以总结出目前档案网站在信息服务形式、内容、效率上还存在链接失效、内容陈旧、检索功能不完善、档案信息资源数字化建设程度不高等问题。档案网站作为档案部门向公众提供档案信息服务、传播档案信息资源的平台，还有广阔的完善发展空间。