基于“SWOT”分析视角下的秘书学专业档案管理课程研究与实践

刘雯雯

[摘           要]  在“SWOT”视角下分析秘书学专业的档案管理课程发展现状，总结其内部与外部的优势、劣势所在，提出相适应的提升途径，为更好地促进高校秘书学专业健康、可持续发展提供参考意见。

[关    键   词]  秘书学;档案管理;课程研究

[中图分类号]  G642                   [文献标志码]  A                      [文章编号]  2096-0603（2021）15-0076-02

SWOT分析法（也称TOWS分析法、道斯矩阵）即态势分析法，20世纪80年代初由美国旧金山大学的管理学教授韦里克提出来，是一种能够较客观而准确地分析和研究一个单位现实情况的方法。SWOT分别代表：strengths（优势）、weaknesses（劣势）、opportunities（机遇）、threats（威胁）。将“SWOT分析法”应用于秘书学专业档案管理学课程，有利于准确地把握档案管理学课程现阶段的特点，从而使研究思路和建设目标更具针对性、可行性和科学性。

一、秘书学专业档案管理学的“SWOT”分析

（一）strengths：内部优势

1.基础性。档案管理学是秘书学专业的核心课程，是为机关、企事业单位培养从事文秘、档案、办公室文员、行政助理为目标的应用型课程。作为秘书学专业的学生，一方面要学习档案管理学的基础知识、基本理论、基本方法;另一方面要能够较为娴熟地将所学理论知识应用到实际工作中去，具备从事秘书工作的素质和技能。

2.实践性。一是使学生在理论学习的基础上能更熟练地掌握文书处理以及档案管理的系列职业技能，并能熟悉国家对文书处理、档案管理所颁布的有关法律法规，使之能更科学、合理合法地处理文书、档案的相关工作，为其从事文秘工作奠定一定的基础;二是掌握现行机关和其他社会组织通用的公务文件的特点与功能、种类与文种选择规范要求等基本知识;三是掌握现代办公环境中组织、控制和开展文件工作的基本理论、原则、制度、方法技能以及最新操作规范，培养具有复合型知识结构的高素质办公、办文人才;四是通过学习掌握秘书文档与信息管理的基本理论，了解本学科理论前沿知识、不同的学术观点以及最新发展动态和研究成果。

3.系统性。档案管理学课程是一门系统性很强的课程，课程主要内容包括：文书的处理、文书立卷与归档、档案与档案工作、档案的收集、档案的整理、档案的鉴定工作、档案的保管等。从前期文件的形成到文件结束使用周期转变为档案，每一阶段是一环套一环，循序渐进，要求学生对档案的来龙去脉有清楚的认知，并能系统把握档案流程。

（二）weaknesses：内部劣势

1.教材内容的偏差性：从现行关于档案管理教材来看，一是整体呈现出版时间早现象，以“十一五”“十二五”系列教材居多，教材内容的与时俱进性有所欠缺;二是多为职业教育规划教材，本科规划教材较少;三是以对纸质档案管理的阐述为主，电子文件管理比重较低。

2.学生认知的趋同性。一是学生不重视，尽管档案管理课是秘书学专业的核心课程，但是学生对档案管理的认知大部分停留在简单的“收拾文件”层面，觉得档案管理没有技术含量，没有挑战性，从而对档案管理缺乏探索的求知欲;二是学生不喜欢，学生不愿意接受自己毕业后从事档案管理工作，认为档案管理工作过于枯燥，只与“物”打交道，是“冷门”，群体不喜欢倾向明显。以笔者所在学校2020届秘书学专业学生为例，56人中，仅2人毕业论文方向选择了档案管理，占比3.6%;仅1人就业直接选择了档案管理工作，占比1.8%。

3.教师队伍的不稳定性。档案管理课程的教师队伍参差不齐，档案管理课程教师非科班出身的现象比较普遍，部分高校聘用具有档案管理工作经验的学校教辅管理类人员或校外人员担任授课老师，尽管这类教师的实践经验比较丰富，但是他们工作流动性比较大。

4.实训场地的严重欠缺。秘书学专业的实训室主要是满足会务管理、办公自动化、秘书礼仪等需求，鲜少会建立档案管理实训室，学生基本上没有实训机会。值得一提的是，随着办公自动化的发展，档案管理偏信息化管理的趋势也愈发明显，档案馆在以接收纸质档案为主向电子化档案为主的工作方式转变中。电子化档案的接收、鉴定、入库、保管等过程必须建立在实操的基础上，才能培养学生对档案管理由浅入深的认知。

（三）opportunities：外部机遇

1.文秘人员需求量大。文秘人员的市场需求大，一是由于部分岗位门槛相对较低，往往是学历不高或急于就业学生的首选;二是文秘岗位需求比较均衡，不同领域、不同行业都有文秘人员需求，公司（企业）文化需要文秘人员从“点”到“面”上建设和串联;三是文秘岗位对口专业的需求意识抬头，公司（企业）愈发倾向直接招聘到专业技能强、培训期短、适应快的员工，经过专业培训的文秘专业学生往往更具竞争力，也更受青睐。

2.设置秘书学专业的高校不断增加。全国设置有秘书学专业的高校目前是152所，根据教育部公布的全国普通高等学校现为2688所（含独立学院266所），设置秘书学专业的高校占比6%，而152所高校中的师范类院校为53所，占比35%，预计师范类院校开设秘书学专业的还会有量的增加。

3.秘书学专业办学层次的提升。目前暨南大学、首都师范大学等都有秘书學方向的研究生招生。办学层次的提升对秘书学专业的学生而言有了更好的发展途径，也为其他考生报考秘书学专业提供了更广阔的选择空间。

4.用人单位对用人的择优条件转变。用人单位选择文秘人员的优先条件由以往的侧重对写作基础和办公软件等方面关注，开始增加对档案管理等方面的条件要求。

（四）threats：外部挑战

1.传统观念与档案管理工作的专业性不一致。传统观念中一个认知误区就是档案管理只是熟能生巧的工作，对文档管理人员的专业性不作硬性要求。而实际上档案管理中的全宗鉴定、全宗分类、立卷整理、档案编目、保管期限确定等都需要经过系统的专业学习。

2.档案管理竞赛少。尽管高校学生竞赛种类多、赛事繁，但是官方主办的文秘类学生竞赛鲜见，以档案管理为主体的学生竞赛几不可见。将档案管理作为文秘类竞赛的子项目范围，在非官方举办的竞赛中偶有出现，如中国对外贸易经济合作企业协会连续十年举办的“全国商务秘书职业技能大赛”，这也是目前连续举办时间最长、届数最多、规模最大、影响力持续增长的全国性秘书专业大学生职业技能竞赛。

3.“互联网+”对档案管理工作提出新要求。随着互联网技术的发展，对档案纯实物的管理到“实物+电子版”的档案模式渐成体系。一方面是提交电子文件归档，另一方面是库房既有文档又在进行电子信息化处理中，“无纸化”办公是大势所趋，数字档案室建设是未来档案管理的主阵地。这就要求档案管理人员要掌握相关信息业务系统，如OA（办公自动化）、CAD（计算机辅助设计）、ERP（企业资源规划系统）、HR（人力资源管理系统）、CRM（客户关系管理）、PDM（产品数据管理）等。

二、提高秘书学专业档案管理课程成效的途径

（一）加大实训课时比重

档案管理课是一门操作性较强的课程，要坚持以社会需求和就业为导向进行课程整合，适当削减理论课时比重，给实践教学课时让路。在理论教学“基本够用”基础上，将重心放在实训室的“动手+思考”模式上，让学生通过实训发现问题、解决问题，从而掌握档案管理技能技巧和夯实理论认知。当然，这也要求学校要加大对档案管理实训场地的投入，文档实务实训室和计算机实训室不可偏废，实现实训场地与教学要求相匹配。

（二）开发第二课堂

发展档案管理课程第二课堂，课外组织学生走出教室、走出校门，进档案馆、进博物馆、进企业，看历史档案，看实物档案，看企业文化。在参观与交流过程中，让学生直接感受理论与实践的求同存异，感受档案管理的科学性和必要性，感受档案管理现状的与时俱进，鼓励学生大胆谈，仔细写，有争锋，有美篇。充分发挥第二课堂的教育功效，让第二课堂教学成为传统课程建设的重要辅助力量。

（三）积极组织学生参加技能竞赛

在技能竞赛的前期准备过程中，学生自己找主题、做方案、模拟场景等，经过反复练习和强化记忆，学生对业务流程和业务标准会形成更清晰、准确的认识。组织参赛的过程中实质是学生主动看、自主学、寻差距、促提升的过程。参加校内、校外的秘书职业技能竞赛既是提升专业品牌、彰显学生素质的重要渠道，又是提升学生专业归属感的重要途径。

（四）提升教师队伍的专业技能

一是档案管理课教师要主动走出去多学习，把档案管理最新知识和技能技巧引进来，改变教学手段，改善教学效果;二是教师要主动对标新时期档案管理信息化建设需求，在教育信息化大背景下，立足信息技术发展，主动掌握文档管理系统基础功能设置如元数据配置、著录界面配置、目录配置、模板配置、流程配置、数据恢复和备份等，积极上好档案管理课;三是加大对兼职与专职教师队伍群的管理，鼓励教师走“双师型”道路，以多技能“授渔”，精准对接学生兴趣点。

（五）改变考核方式

应改变传统考核方式，不再以考核教材知识的把握程度为重心，取而代之的是要对学生思考能力、动手能力、自主学习能力等全方位的考量。建议通过现场模拟、3D实训平台、项目赛等方式进行多样化考核，达到考核学生综合能力和素质的目的，也为教师探索教学模式，改进教学方式，实现教学效果最大化创造条件。

档案管理既可以是文秘工作中的中間环节，又可以是专攻领域的整体业务，性质灵活，应用广泛。然而我们必须看到，秘书学专业的档案管理课在现行课程体系下没有得到足够的重视，同时市场对档案管理技能要求又在不断提高，我们亟待档案管理课发展与市场需求同向而行，紧密结合，档案管理课程改革既迫在眉睫又任重道远。

参考文献：

[1]李春亭，纪腾虹.秘书学专业实践教学体系的探索与优化：基于云南X大学Y学院秘书学专业的个案分析[J].秘书，2019（5）.

[2]田新.谈文书档案管理在秘书人才培养中的重要性[J].新课程研究，2016（5）.

[3]冯莉.现代大学课程发展的两难困境与路径选择[J].江苏高教，2014（3）.

[4]曾剑.构建档案管理实务实践教学体系的探索与实践[J].潍坊教育学院学报，2011（6）.

◎编辑 马燕萍