集团型企业对子公司档案业务指导工作的实践与探索

卜鹤

摘 要：企业面对瞬息万变的社会经济发展形势，企业档案为企业改革创新发展提供了强有力的信息支撑，企业档案管理工作的良性发展对企业改革创新发展起到了至关重要的作用，做好集团型企业档案管理工作的业务指导工作是企业档案管理为企业提供效能服务的重要关键工作。新颁布的《中华人民共和国档案法》（以下简称“新《档案法》”），增加“监督检查”专章对集团型企业档案业务指导工作从法律层面进行了要求。因此，集团型企业档案业务指导工作必须探索出适合新时代发展的工作策略。

关键词：档案工作;业务指导;企业

1 研究背景

企业档案作为企业研发、生产、经营、管理等各项活动的原始记录，是企业资产的载体和证据，是企业研发、生产、经营、管理不可缺少的依据。面对新发展格局下企业管理的创新发展，企业档案管理工作也处在了转型和高质量发展的重要历史时期，企业档案管理工作必须适应现代化经济建设和推进国家治理体系和治理能力现代化的要求，加快走向依法管理、走向开放、走向现代化。多元化经营的集团型企业档案管理工作中的业务指导工作是一项至关重要且有效提高档案管理效能的工作。2020年6月新《档案法》颁布，新增加的“监督检查”专章中明确了机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。这为企业档案工作变革与转型、创新与发展提供较为充分的法律保障以及较高的工作要求。做好集团型企业档案的业务指导工作也是提升集团档案管理水平，促进企业档案工作更好地为企业改革发展稳定和企业研发、生产、经营、管理服务的必然要求，如何做好此项工作值得我们研究探讨。

2 集团型企业档案业务指导工作中存在的问题分析

2.1 集团型企业的档案管理机制限制业务指导工作有效开展

在中国特色社会主义市场经济条件下，集团型企业发展壮大，下属企业数量、层级也不断增加，所在地域和行业的不断扩充，部分企业档案业务指导工作开展的层级有限。集团型下属企业面对激烈的市场竞争压力，很多企业会出现重视追求经济效益，轻视档案管理工作的现象。由于档案业务指导工作很难直接给企业带来明显的效益，很多企业并不重视档案业务指导中发现的整改问题，制约了企业档案业务指导工作的有效开展。

2.2 新时期档案业务指导的内容和范围是业务指导工作的新挑战

由于企业档案管理工作的复杂性和严谨性，一直以来，集团型企业的档案管理工作业务指导的内容和范围主要集中在档案管理工作中的“收、管、存”等方面的保障和提升，仅仅满足企业的档案管理工作做好“档案资料库”的保障功能。没有意识到随着新时代档案工作的转型创新发展，企业档案管理工作需要变成“资源文化库”，不能有效地促使企业的档案管理工作根据企业发展主动融入企业经营中心服务企业发展大局，没有通过在业务指导工作中提升企业档案管理工作中的档案资料开发利用方面的创新能力。由于社会经济的迅猛发展，企业改革发展过程有大量的企业资产与产权变动涉及档案处置问题，事关企业资产安全和职工权益问题，处置不当后果严重。由于档案部门无法参与改革协调，企业档案业务指导工作难以实现在此项工作的监督指导作用，直接影响企业档案管理效能的体现。

2.3 企业档案管理人员综合素质能力影响业务指导工作开展效果

企业的档案管理工作的范围涉及企业管理工作的各个方面，因此档案人员需要具备较高的业务知识水平，熟悉企业经营、生产、技术、管理等过程中的各个业务流程和环节。但是很多企业因为编制、绩效、资金等方面原因，企业很难吸引到综合素质较高的档案管理人员，甚至档案管理人员配备不足，兼职或频繁更换等现象大量存在，档案管理人员的业务培训和能力提升出现短板，无法适应企业发展的需要，直接影响档案业务指导工作的有效开展以及业务指导工作后期的整改落实。

3 集团型企业档案业务指导工作的改进方向和策略

时任浙江省委书记习近平视察浙江省档案局馆，对档案工作在经济社会发展中的重要地位和作用作了深刻阐述，提出了今后一个时期档案工作要走向依法管理、走向开放、走向现代化“三个走向”的要求。集团型企业档案业务指导工作也应该贯彻“三个走向”的理念，立足企业档案管理工作业务指导职能的实际，采取有针对性的、切实可行的策略，不断改进集团型企业档案业务指导工作的方法，从而提升企业档案管理效能，发挥企业档案融入中心服务经营的能力价值。

3.1 貫彻走向依法管理的理念，提高意识，完善企业档案业务指导体系

企业档案在企业产品的研发、生产和销售以及提高效率、开拓市场、降低成本等方面起到不可或缺的作用，企业档案不仅具有重要的信息价值，还具有极高的证据价值，事关企业核心竞争力、职工群众的切身利益，档案业务指导工作又是决定企业集团档案工作整体水平和质量的一项实质性工作。新《档案法》已经从法律责任的层面要求企业在坚持统一领导、分级管理原则的前提下，指导以资产关系为纽带的所属企业的档案业务工作。所以对于集团型企业在企业管理过程中必须切实增强法律意识和大局意识，将档案工作纳入考核检查，分管领导定期听取档案工作汇报，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，完善本企业档案制度体系，完善激励和责任追究机制，要根据新《档案法》赋予的档案管理和业务监督指导两种职能设置优化本企业档案管理岗位和配备人员，通过培训提高档案管理人员综合业务素质和履职能力，为档案工作融入业务提供体制机制保障，确保企业档案工作与企业其他管理工作共同发展、协调推进。进一步完善档案业务指导体系档案管理业务指导工作体系，对于集团公司层面，对档案管理工作统筹规划，依据资产关系逐级建立档案业务指导工作管理网络，严格落实档案业务指导工作，保证企业业务拓展到哪里，档案工作就延伸到哪里，档案业务指导工作效果就渗透到哪里。所属企业层面也应该密切关注并积极配合上级公司档案管理的精神和要求，建立高效规范的档案管理体系，提高企业档案工作效能，服务企业做强做大长久发展。

3.2 贯彻走向开放的理念，与时俱进，提升档案管理工作发挥价值能力

新《档案法》明确要求加大档案开放力度，提升档案的服务便利性和覆盖面。为了适应新形势发展，企业档案管理工作向主动服务经营寻找着力点，作为集团型企业档案业务指导工作重点也应该从传统的业务指导内容和范围向如何主动服务经营工作方向转移，可以通过广泛的调查研究，提升档案管理人员主动服务意识，敢于创新意识，积极发掘并及时推广企业档案信息资源开发利用的新技术、新途径、新方法，指导企业在档案管理工作中，改进服务方式，充分利用信息化平台，有针对性地建立档案专题数据库，确保“档案资料库”发挥档案的凭证作用，还要创新工作思路和方法主动为本企业经营决策提供准确的、高质量的档案参考信息，为企业文化建设主动梳理并显现企业发展过程中的历史档案信息。关注并加强企业资产与产权变动中档案的处置工作，加强企业资产与产权变动中档案工作的领导及业务指导工作，指导企业档案处置工作与资产和产权变动工作同步推进。“有为才有位”，主动寻求企业档案工作融入中心服务大局的新机会和落脚点，使企业档案工作可以从被动服务的“档案资料库”转变成主动参谋的“资源文化库”，在企融入市场开拓、产品的研发、企业的数字化转型、科技的创新，以及供给侧过结构性改革和“走出去”战略实施等方面有心的突破，从而推动企业档案管理工作迎来新的工作局面。

3.3 贯彻走向现代化的理念，创新思路，推进业务指导工作提质增效

在企业数字化转型的机遇期，从集团层面开展数字档案馆（室）建设，推进集团型企业档案数字转型，实现监督指导工作的信息化，使企业档案管理工作为企业的数字化转型和创新发展提供更加优质高效的服务。根据集团型企业发展需要，以守住档案安全底线，创新发挥档案服务价值为导向的原则，兼顾所属企业所在行业的特殊性和差异性，灵活合理科学设置对所属企业档案工作检查指标，体现档案业务指导工作的科学化、专业化。探索参与其他部門组织的业务检查组成合并联合检查组的方式开展业务指导工作，通过整改、“回头看”等方式确保问题整改达到实效。通过组织“走出去”与“请进来”等多元化的业务培训，提高档案管理人员的综合素质能力，解决业务指导过程中发现的档案管理工作的共性问题;通过有针对性地对个别企业开展具体分类指导解决个别企业开展档案管理工作中遇到的个性问题。通过座谈交流、协作组会议等方式组织下属企业交流经验，取长补短，共同提高。档案业务指导工作也要做好日常的调查研究工作，对于发现的优秀先进之处加以推广，对于发现的新问题，深入探讨研究，制定切实可行的指导办法，研究操作性强的实施细则，采取科学合理的业务指导措施，使档案业务指导工作有的放矢切实解决企业档案工作问题，提升企业档案管理工作效能。

参考文献：

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（作者单位：中国华录集团有限公司）