文书档案鉴定工作问题分析

摘 要：文书档案鉴定虽然是档案管理的一项基础工作，却能将档案管理的整个过程有机连接起来。当前文书档案鉴定工作存在一些问题，直接影响档案工作的正常开展。本文试对文书档案鉴定工作的几个问题做一些分析，供参考。

关键词：鉴定;文书档案;问题;分析

文书档案是单位各项工作的真实记录，不仅能查考单位工作的一些历史情况，还能对未来的决策起到较好的指导借鉴作用。鉴定是文书档案管理工作的一项重要内容。加强文书档案鉴定工作，能够优化馆藏档案资料，促进档案管理工作整体水平的提升。本文试对文书档案鉴定工作的几个问题做一些分析探讨。

1 文书档案鉴定的现实意义

1.1 优化馆（室）藏档案结构，提高资源利用效率

随着工作的发展，各单位馆（室）藏档案数量不断增加，与有限的库房容量之间的矛盾日益明显。推进档案鉴定工作，能够及时地对档案的性质和价值进行鉴别，区分出优质档案资源和一般的档案资源，根据不同档案资源自身不同的价值，采取不同的方式进行管理。还可以对馆（室）藏档案质量进行优化，使其结构更加清晰合理，提升档案资源管理工作的整体效率和利用率。

1.2 决定文件是否成为档案与档案存毁

在进行文件资料的收集工作后，文件资料是否能够成为档案，需要通过鉴定工作来甄别。一些文件资料经过鉴定工作的甄别之后，能够确定其具有保存价值，符合档案的要求，才能对其进行整理和归档，并且还要根据档案管理业务的实际需求，对档案进行分类、排列、编号以及上架等。另外档案保管的期限满了之后，需要进行鉴定，以确定这些档案是否还有继续保管的必要，一旦没有保管价值，就要对档案进行销毁。所以，鉴定工作对于档案管理的开始以及结束都能够造成直接的影响，档案鉴定工作的质量能够直接决定档案存续及其作用的发挥。

1.3 发挥档案功能，提升档案利用价值

档案的实际价值在于利用，对后续的工作起到依据、参考和凭证作用。只有通过科学的鉴定，才能有效地认定文书档案的实际价值，确保档案管理人员能够根据档案的不同价值，对于档案的内容进行及时的开发利用。比如为了对某一阶段的养老保险政策实施效果进行统计，相关的人员就可以通过档案查询的方式，对各个阶段相关政策落实情况进行分析和对比，从而发掘出文书档案的社会价值。如果馆藏文书档案没有经过鉴定，虽然有存在价值，但容易被埋没在众多的档案之中，无法发挥应有的作用。

2 文书档案鉴定应遵循的原则

2.1 全面分析的原则

指在文书档案鉴定过程中，需对档案的各个方面进行评估与分析，而不能仅仅从某一方面作出决定。或者说，在进行鉴定时，应通过文件材料的来源、档案材料的内在联系和实际价值，进行全面综合分析与评价，然后作出相应的鉴定结论。如在文书档案的损毁鉴定之中，可通过档案的来源及事情经过和时间，以及档案之间的关系等进行分析判断，确定档案是否具有保存利用价值。

2.2 尊重历史的原则

指在文书档案鉴定工作中需根据文书档案自身的原始记录的特征与属性进行判断，使档案鉴定人员能够更加客观地对文书档案的应用以及实际价值进行判定，以确定是否需要保存。在实际工作中，应将文书档案的价值放在当时的历史条件中进行分析和判断，结合单位发展的需求，确定是否有保存价值。此外，在鉴定工作中，还要用历史的眼光对档案进行分析，以发现其历史价值所在，最终判断档案是否应该保存或者销毁。

2.3 坚持发展的原则

指文书档案在自身发展的逻辑轨道以及运动过程中所产生的价值判断。辩证唯物主义强调事物是在不断的发展以及运动的。文书档案是从文书转化而来的，文书是档案的前身，文书档案是文书归档转化的结果。因此，在文书档案鉴定过程中，应以发展的眼光去看待文书档案内容，进行分析和评判，确定其价值。另外，档案管理工作随着社会的发展也在不断进步，因此鉴定文书档案工作的标准方式也在不断地发展变化。所以档案工作者在开展文书档案鉴定工作时，既要看到文书当前存在的社会价值，也要用发展的眼光去看待它的价值。

3 文书档案鉴定工作中应解决的难点

3.1 数量庞大

由于文书档案涉及单位管理工作的各个方面，包括单位印发的各类通知、针对特定事项制定出的决定以及请示报告等文书资料，也包括单位内部各个年度的工作计划与总结、各类决策性会议记录、各种会议文件材料以及工作经验分析、情况报告等。跟其他的档案内容相比较来说，文书档案的数量较为庞大，并且种类成分复杂。因此，需要纳入鉴定范畴的文书档案，数量十分庞大，需要花费很长的时间才能够完成，所以无形之中增加了文书档案鉴定的难度。

3.2 程序复杂

文书档案鉴定工作是需要档案管理人员一页一页进行，根据文书内容以及来源和可靠程度等进行多方面的审查完成的，一般情况下需要經历多个程序步骤。首先是在归档时要确保文档是否属于归档范围内的，将那些没有保存价值的文档资料交由其他部门保存一定时间后统一销毁。其次针对已经归档的具有保存价值的文档资料，需要确定其保管期限，通常这一部分是由文书立卷人员负责。再次是在文书档案归档达到一定年限之后，对于文书档案的价值再次进行复核。尤其是在后期阶段到期后的复审工作，需要对一些文书档案拆卷重新整理以及重新编号等，无形之中使鉴定工作的难度更大。

3.3 标准差异

文书档案所涉及的文件材料种类较多，并且涉及各个部门，也包括业务部门形成的文书资料。因此，科技档案或者专业档案鉴定工作，无论是档案的实际工作任务量，还是鉴定的数据内容都很多。当前的文书档案鉴定工作，需要依据有关部门制定的相关规定开展，但是在工作中如果涉及某一领域的文书保管期限以及范围，存在一定的不确定性，就会使鉴定工作的难度增加。

4 文书档案鉴定的主要节点及要求

4.1 文书档案收集环节的鉴定

文件资料的收集工作，是確保文书档案鉴定工作开展的前提条件。文件的形成者以及使用者凭借自身的档案意识，能够对于档案资料是否需要归档做出一个大致的判断。因此，这一判断也称为文书档案收集环节的前端鉴定。在此基础上，档案管理人员需要按照文件实际的形成、流转以及存档的整个过程，对文书档案进行归档工作，并且对文件资料进行进一步的鉴别，以确保收集后的文件资料齐全完整、真实准确，能够在后续发挥出较大的作用。

4.2 文书档案归档环节的鉴定

在文书档案的归档环节鉴定工作中，档案管理人员移交文件资料也是文件成为档案的一个重要环节。在工作中，档案管理人员需要根据有关部门的相关规定，特别是文书档案归档范围的规定确认文书档案是否需要归档，并且是否能够符合立卷标准，移交手续是否完备。通过工作人员鉴定，确认档案符合归档标准的，才可以对档案进行接收，否则需要提出整改意见和建议。

4.3 文书档案保管环节的鉴定

在文书档案保管的时候开展鉴定工作，需要对于档案管理的实际利用安全性进行鉴定。鉴定人员首先应对馆藏的档案信息资源能够充分掌握，并且定期到库房查看档案资源，以确保档案的保存环境能够符合于档案保管的实际要求。在档案管理工作中，应加强对电子文书档案以及数字化文书档案的安全工作的重视度。工作中还应注意文书档案在借阅时的手续，是否能够符合借阅规定，以及借阅者所持的手续是否符合密级档案的借阅规定，以确保文书档案信息的安全保密。

4.4 文书档案到期时的鉴定

在文书档案保管期限到期之后，需要对到期的档案进行价值鉴定，以确保其是否有保存利用价值，是否需要继续保管，并且对一些涉密的文书档案，要确定档案是否需要解密。工作中应加强对档案保存价值的鉴定判断，避免出现不必要的损失。应通过到期档案鉴定工作的开展，逐步减轻馆藏文书档案保管压力，进一步优化馆藏档案资源结构，形成档案接收、保管、利用和处置的良性循环。

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作者简介：曾德宏（1978— ），中国工程物理研究院科技信息中心馆员。