高职院校学籍档案利用价值影响因素分析及对策

摘 要：本文探讨了高职院校学籍档案具有内容多样性、形成周期性、资料真实性和利用频繁性等特点，并且学籍档案在就业、校园文化宣传中发挥着凭证、参考、激励及服务价值作用。此外，还提出了影响高职院校学籍档案利用价值的影响因素，即完整度、真实度和安全度，并针对高职院校学籍档案的这些特点，提出了做好高职院校学籍档案管理的对策措施，对提升高职院校学籍档案工作具有积极的参考意义。

关键词：学籍档案;档案利用价值;高职院校

概述

据统计，截至2020年末，我国专科层次职业教育在校生达到1480万人。高职院校是我国教育的重要组成部分，肩负着为经济社会建设与发展培养技能型、应用型人才的使命。2019年以来，党中央、国务院高度重视职业教育工作，鼓励高职院校大力培养具有“工匠精神”的应用型技能人才。高职院校学籍档案是指高职院校学生通过考试，达到指定学校录取条件并被录取的过程记载，以及学生入校后德、智、体、美、劳全方面真实的情况。高职院校学籍档案在就业、校园文化宣传中发挥着凭证、情报、教育及服务的价值作用。

1 高职院校学籍档案特点

1.1 内容多样性

高职院校学籍档案包括学生的个人基本信息、在校期间的学业完成情况、在校期间获得荣誉，还包括后期社会实践等重要资料[1 ]。具体来说，包括高职院校学生报名注册登记表、个人基本情况、注册学习专业、学习课程，以及考试成绩表、学籍异动情况登记表，就业协议书，等等，内容十分丰富、多样，成为全面评价高职院校学生的重要来源。

1.2 形成周期性

高职院校分为三年制、五年制，学生的学籍档案根据其学制年份的差异，在内容形成上表现出明显的周期性特点[2 ]。这就要求档案工作者立足高职院校招生、培养的特点和实际，做好周期性学籍档案资料的收集、分类、管理和归档，增强高职院校學生档案管理的科学性。

1.3 管理动态性

高职院校学籍档案是一个不断累积的动态发展过程。相应的资料都应做到随时收集、随时记载，确保学籍档案中的重要资料内容的完整性，准确反映高职院校学生的全面情况。

1.4 资料真实性

高职院校学籍档案所记载的主要是反映学生基本情况，以及奖励和惩处等情况的原始资料，这些原始资料常需要教务处、学工处等履行相关审批手续，如“优秀学生”资料审批，需要教务处学工对高职各个系（部）上报学生表现进行鉴定，并经审核后才能给予认定。因此，学籍档案资料真实、可靠。

1.5 利用频繁性

据统计，学籍档案是高职院校各种档案利用中最为频繁的一类档案资料，约占利用人次的85%以上。高职院校学生毕业后就业，以及升学深造等，都需要频繁应用到学籍档案资料。

2 高职院校学籍档案价值

2.1 凭证价值

凭证价值是档案的一项最基本价值，也是学籍档案形成及特点所决定。高职院校学籍档案记录了学生从入学至毕业期间的学习历程，客观真实地反映了学生德智体美劳等综合素能[3 ]。高职院校学生毕业后或就业，或深造，或参军等，此时，学籍档案将发挥法律凭证作用，证明学生的学历、经历和能力。

2.2 参考价值

学籍档案真实记录了高职院校学生在学校期间学习，以及社会实践活动的原始记录，通过学籍档案资料的信息统计分析，能够及时掌握专业就业情况、专业求学情况，根据学籍档案信息的分析统计，分析高职专业的社会需求，从而为高职院校在专业的设置、修订、完善，以及专业教学内容的改革等方面提供重要参考价值。

2.3 激励价值

高职院校学生毕业后采取的是自主择业，以及企业择优录取的双向选择，学籍档案真实记录了高职院校学生在校期间德智体美劳等情况信息，以及获得荣誉和成果。学籍档案中的这些重要信息，激励在校学生刻苦学习、积极向上，具有教育、激励和引导价值。

2.4 服务价值

高职院校的学籍档案服务价值功能十分明显。一方面，为高职院校的学科建设和改革提供参考，另一方面，也为广大用人单位在选人用人等方面提供服务，帮助用人单位更加全面、准确地做好人员选聘工作。此外，学籍档案还能够为学生毕业深造提供辅助服务，根据要求提供高职院校学生的学籍卡、成绩单等相关资料。

3 影响高职院校学籍档案价值因素

3.1 档案完整度

高职院校学籍档案能否发挥其应有的价值和功能，其中，很重要的一项影响因素，便是高职院校学籍档案资料收集、整理、归档的完整度。完整度是评价高职院校学籍档案的一个重要指标[4 ]。如果学籍档案资料收集不完整，有缺项，或者有遗漏，尤其是重要学籍档案资料有缺失，将会给后期的档案利用带来不利影响，出现查询不到所需档案资料的窘况。

3.2 内容真实度

虽然学籍档案真实性较高，相关的档案资料也通过校内各个系、部、处（室）的审核，但依然存在一些影响学籍档案内容真实的情形存在。一旦学籍档案资料真实性得不到有效保障，其相应的凭证、参考和服务价值势必会大打折扣。

3.3 保管安全度

高职院校学籍档案保管的安全因素较高，不仅需要保证档案自身的保存安全，也要防止因后期的查询利用过程中发生缺失、篡改等。如果安全保管难以保障，相关的安全保管条件、制度等存在短板，势必会导致高职院校学籍档案后期的查询、利用的效率和效果也难以保障，甚至会出现学籍档案丢失等严重事故。

4 高职院校学籍档案价值实现路径

4.1 提升学籍档案管理认识

高职院校学生学籍档案事关学生、学校、用人单位等多方利益，是学生权益的重要保障，也是学校发展重要成果，更是用人单位选人用人的重要参考。因此，作为高职院校档案工作者及管理者，要在思想上高度重视学生学籍档案管理工作，树牢“四个意识”，增强“四个自信”，做到“两个维护”，把学籍档案管理工作与日常教学工作摆在同等重要位置，强化人财物保障力度。

4.2 严格学籍档案管理规范

高职院校学籍档案管理有其自身特点，且档案资料繁杂、多样，又表现出突出的周期性特点。因此，要始终把规范摆在重要位置，包括规范学籍档案收集、整理的时间、责任部门，以及档案资料整理的具体标准和要求，还包括学籍档案原始表的规范填写，档案资料纸张、照片的规范等要符合国家及教育部门相关规定。

4.3 完善學籍档案管理制度

高职院校学籍档案管理需要严格遵守相关的规章制度，尤其是《档案法》《普通高等学校学生管理规定》《高等学校档案管理办法》等法律法规。要加强制度执行考核力度，自上而下出台高职院校学籍档案管理制度及相应的考核制度，并在高职院校官方微博微信公众号平台推送，在学校招生或就业指导中加大学籍档案管理知识手册宣传，增强执行学籍档案管理制度的行为自觉，使高职院校学籍档案管理制度化、落实制度化。

4.4 强化学籍档案管理流程

针对高职院校学籍档案管理的动态性特征，要注重从学籍档案资料建立、收集、整理、归档、立卷、录入和信息化等各环节做好学籍档案全流程管理。如：新生学籍档案管理，需要在新生报到后规定时间内将采集的数据信息录入完整，签字并交教务处学籍科，毕业前领取原始档案及高职期间档案资料，组织装档并审核封档，招生就业指导处统一收取封档档案加盖公章，毕业典礼结束后交由系、科统一领取。针对学籍异动的，首先要登录学校网站或者在教务处领取学籍异动表，由学生填写并签字，之后分别由教务处、校长或分管校长签字，按要求返回各部门。

4.5 注重学籍档案管理安全

在学籍档案管理过程中，要做好学籍档案安全，既要注重学籍档案管理系统平台的安全，也要注重内容信息的安全，防止被篡改等。在此基础上，要打通教务处、学工处、财务处等多方信息壁垒，实现学籍档案信息资源共享，发挥学籍档案在高职院校学生、教学和管理中的应有作用，为学生、学校和用人单位提供优质高效服务。

参考文献：

[1]汪恩萍.完善高职学籍档案管理实现学籍档案价值[J].科技资讯，2013（11）：223.

[2]孙童.基于高职学籍档案“五化管理”的分析[J].智富时代，2019（2）：132.

[3]王娜.互联网背景下加强高职院校学籍档案信息化管理探析[J].兰台内外，2021（4）：4—6.

[4]王婧.高职院校学生学籍档案管理工作的思考[J].城建档案，2021（3）：63—64.

作者简介：黄丽萍，大学学历，广西卫生职业技术学院档案室管理员，主要从事综合档案管理研究。