医院档案管理工作创新策略分析

摘 要：作为医院文化、医院历史的传承和记载资料，医院档案在科研、教学、医疗、人事、行政等领域发挥了重要的作用。新形势下，要确保档案管理效率进一步提升，除了要对传统的档案管理内容、管理方式进行创新，还需要转变医院档案管理人员的管理思想，营造重视档案管理的氛围。鉴于此，文章对医院档案管理工作创新的必要性进行分析，阐述当前存在的主要问题，并结合实践经验与理论知识提出自己的观点，旨在进一步促使医院档案为医院发展提供有力支撑，帮助档案管理人员找到适合医院档案管理的路径。

关键词：创新;档案管理;必要性;策略;问题

1 医院档案管理工作创新的必要性

1.1 确保档案管理工作长远发展的必然要求

一个医院档案管理的效率会一定程度上反映出该医院的整体建设水平。一方面，加快医院档案管理工作的创新步伐，努力实现档案管理队伍素质、依法治档水平、档案服务能力、档案业务建设全面提升，能够形成现代化、精细化、科学化的档案管理新格局[1 ]。另一方面，随着医院档案资料不断增加，日常管理档案的难度也不断增加。在这种形势下，只有切实革新档案管理的内容以及方式，逐步建立档案网络管理模式，才能减轻档案管理人员的工作压力，确保档案管理规范化，减少档案丢失、损坏现象。

1.2 全面发挥医院档案资料价值的内在要求

由于档案资源是医院一切活动的原始记录，能够反映医院工作所留下的痕迹。因此，医院必须要建立一个规范且完整的档案管理体系，确保日后能够做到有证可查、有据可依。尤其是在大力推进医疗卫生体制改革的现阶段，医院须频繁面临相关主管部门的督导检查，院内各项工作均急需规范化、程序化管理。在这种背景下，创新医院档案管理工作，充分管理好档案资源，能够便于相关主管部门调档查阅，确保医院工作有序开展。除此之外，医院档案资源是一个医院的文化沉淀，能够反映出一个医院的文化元素[2 ]。创新医院档案管理工作，进一步发挥档案的凭证价值、参考价值、决策咨询价值，能够提升医院领导对档案管理工作的重视程度，营造良好的管理氛围。

2 医院档案管理工作中常见的问题

2.1 档案管理基础工作薄弱

当下，部分医院对于档案管理工作没有给予足够的重视，忽视档案管理基础建设。典型表现在如下方面：一是档案收集工作薄弱。部分醫院档案收集工作与医院业务脱轨，缺乏收集重点，无法真正挖掘医院档案资源的潜在价值，导致利用效率低下。二是档案收集体系不完善，未从制度层面明确档案收集的种类、范围、保管期限，无法确保档案资料收集的完整性、保管的时限性、范围的全面性[3 ]。三是制度建设滞后，未就医院档案管理工作配套以相应的制度，档案管理过程中出现职责交叉、职责不明、效率低下、质量参差不齐等问题。四是档案库房管理不规范，档案资料在管理过程中较为混乱，甚至出现随意堆积的现象。

2.2 医院档案基础设施建设滞后

部分医院在档案基础设施建设领域未投入足够的人、财、物，难以优化档案管理环境，不利于提升档案管理效能。一方面，必备的硬件设施和用品缺失，档案库房及其他场所难以满足“八防”要求[4 ]。此外，部分医院在采购档案基础设施的过程中缺乏针对性，所采购的设施容易被淘汰，且难以应用到具体的工作当中。另一方面，部分医院档案信息化建设缓慢，未结合未来档案管理趋势以及本单位需求，购置并引进相应的信息技术，难以实现档案管理由传统型向现代型转型的目标。

2.3 档案数字化信息建设不科学

一是部分医院转型步伐较慢，未充分应用数字压缩技术、OCR技术以及数字扫描技术，导致纸质类档案无法转化为数字类档案，影响后期档案管理、开发及利用，难以满足数字转型背景下档案数字化的要求。二是数字型档案知识库建设缓慢。典型表现为：未结合医院的重点业务对数字类档案进行建设，所形成数据库缺乏利用价值;档案资源格式未统一，后期处理难度大，不利于档案数据库建设;档案管理系统无法兼容声像、图像等形式的文件;档案资料自动识别、自动提取、自动检索领域仍然存在缺陷。三是档案安全管理滞后。一方面，事后备份不足。部分医院云储存技术的应用水平低，一旦出现档案系统崩溃、硬盘损毁的情形，无法及时有效地对数字类档案资源予以恢复。另一方面，事前防控能力不足。计算机及档案管理系统容易受到病毒的威胁。

3 医院档案管理工作创新的策略

3.1 完善档案管理基础工作，树立整体思维

档案管理的各个环节不是相互割裂的，而是具有整体性。为此，医院必须要完善档案基础管理工作，统筹全部环节进行综合考量。一是要做好档案收集工作。要围绕医院档案管理重点对相关资料进行收集、整理和汇编，以不同渠道实现对原始资料的整合。二是要从制度层面明确档案收集归档的内容，合理划分收集归档的种类，明确收集归档的范围以及相关材料的保管期限，严格按照“资料齐全、应归尽归”的基本原则对资料进行收集，实现档案管理工作良性发展。三是要从制度层面确保档案管理各个环节能够有效衔接，理清各个环节的责任人员，保证档案管理工作的流畅性。四是要进一步加强档案库房管理制度建设，并将制度公布上墙，明确档案保管、利用、移交、销毁等方面的规范与流程，为管理工作提供明确指引，提升档案管理的透明度。

3.2 加快档案管理设施建设，提升工作效能

从长远看，医院只有加大投入，加强领导，抓好档案管理基础设施建设，才能更好地实现对各种载体和门类档案的集中统一管理，提升工作效能。为此，一是要进一步结合档案管理需求，配备并更新计算机、打印机、扫描仪、保密柜、防磁柜、防虫药剂、温湿度计、窗帘、气体灭火器、档案密集架等必备设施，确保档案硬件设施能够符合“八防”要求，实现科学管理目标。二是要进一步结合当前信息化建设的要求，引进并购置相应的档案管理系统、大数据技术、云储存库，促进档案管理质量有效提升。

3.3 推动档案数字化信息建设，实现技术赋能

为更好地丰富档案管理的内容和形式，实现对档案管理空间的扩充，医院必须要推动档案数字化信息建设，将信息技术应用至各个环节，打造现代化的数据管理平台。一是要充分应用数字压缩技术、OCR技术以及数字扫描技术，对纸质型档案进行数字化转化的同时，构建数字化管理体系。二是要以医院业务链为核心，探索构建数字型档案知识库，更好地发挥档案资源在医院各项业务中的作用，全面挖掘医院档案的潜在价值。首先，要进一步借助数据挖掘、知识图谱、机器学习等工具对医院档案进行深挖，理顺档案知识间的相关关系，确保数据库建设符合一定的逻辑。其次，做好档案利用需求调研工作，确保数据库建设的可行性和针对性，满足不同主体多元化的档案需求。最后，依托于档案管理系统、大数据技术，实现对档案资源的字节检索，切实提升检索和查阅效能，实现“一套档案、多次利用”。三是要做好档案安全管理工作。就医院档案而言，保密性、安全性是其核心属性。在应用信息技术的同时，医院不能忽视安全建设。一方面，要充分利用云共享技术以及云储存终端，实现档案资源实时传输备份，提升醫院档案工作的抗风险能力。另一方面，进一步做好安全环境管理工作，充分利用防火墙技术、病毒查杀技术、区块链技术、数字水印技术对医院档案文件、计算机操作系统、档案管理系统进行加密处理，做好信息技术应用于安全防范并重。

4 结束语

新医改背景下，信息技术、新型档案管理理念对医院档案管理工作的影响进一步加深，医院档案管理改革已成趋势。由于医院档案建设系统性强，涉及面广，管理方式、内容都会影响档案管理的成效，所以档案管理人员要培育自身全局意识、创新意识以及责任意识，用新思维解决医院档案建设中存在的问题，确保档案资源齐全、规范、完整、安全、有效、真实。具体而言，一是要完善档案管理基础工作，树立整体思维;二是要加快档案管理设施建设，提升工作效能;三是要推动档案数字化信息建设，实现技术赋能。相信在医院档案管理人员的切实努力下，档案管理转型步伐会进一步加快，档案管理工作会呈现出崭新面貌。

参考文献：

[1]吴正荣.新时代背景下档案管理在医院管理中如何发挥新作用[J].科技经济导刊，2021，29（09）：219—220.

[2]马真.大数据时代公立医院档案管理工作创新思路研究[J].中国卫生标准管理，2021，12（06）：1—3.

[3]李伟，王允波.浅析医院办公室档案的应用及管理特点[J].办公室业务，2021（06）：139—140.

[4]史东萍.大数据时代医院档案数据管理[J].办公室业务，2021（06）：141—142.

作者简介：曹妍，大学学历，天津市胸科医院副研究馆员，研究方向：档案专业。