探究文书档案数字化路径探析

葛琼

摘 要：伴随区块链、大数据、云计算等高新技术不断发展，文书档案管理中可供使用的信息技术进一步增加，文书档案管理的模式发生了转变。过去一段时间内，部分单位文书档案数字化进程缓慢，对于相关信息技术的应用仍然处于一个初步阶段，难以进一步提升文书档案传输的便捷性以及准确性。故此，本研究从加强文书档案数字化管理必要性为切入点，结合文书档案数字化管理存在的问题，提出有效的管理方法，旨在更好地指导文书档案管理工作。

关键词：文书档案;数字化;管理策略

引言

网络信息技术的发展推动了数字化技术在各个行业和领域的应用，传统纸质文书档案管理的劣势凸显出来。面对这一情况，有必要改变文书档案的管理模式，将网络信息技术和数字化技术用于其中，构建文书档案数字化管理模式，建立归档文件目录和全文数据库，从而快速地进行信息管理和利用，保障文书档案信息的完整性和准确性。

1 文书档案数字化管理的必要性

第一，满足新时代社会发展需求，有效提高文书档案的使用效率。将信息技术手段融合到文书档案管理工作中，并在此基础上构建完善的数字化信息平台，以线上操作的方式监测整个文书档案管理流程，有助于最大限度地提高文书档案管理工作的效率和水平。与此同时，在当前社会各行业领域的交叉性愈发密切的前提下，社会公众逐渐将重心转移到其他行业的数据信息的获取方面，而数字化管理模式的有效应用，不但能加强各个部门之间的互动交流力度，促使各部门主管人员实时共享与传输所需信息，还能真正意义上提高整个档案信息的利用率。第二，完善档案管理工作模式，推动文书档案管理工作趋于数字化和智能化方向。在现代各行业领域快速发展的背景下，文书档案管理工作正面临着全新的机遇与挑战，积极创新数字化管理模式已成为顺应新时代文书档案管理工作改革趋势的必然结果。因此，在现代化管理改革过程中，相关工作人员应及时转变传统管理理念，充分利用各种先进的技术手段创新与优化新型管理模式，从而为整个文书档案管理体系的实效性提供可靠保障。

2 文书档案数字化现状

2.1 数字档案的法律效力得到认可

《中国人民共和国民法总则》《中华人民共和国电子商务法》《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国行政诉讼法》等都已明确承认电子数据（包括电子文件）的证据地位。国家档案局14号令《电子公文归档管理暂行办法》规定“符合有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档”。《国务院关于在线政务服务的若干规定》规定“符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力”。在2019年11月公布的《档案法（修订草案）》中，明确指出“电子档案应当符合来源可靠、程序规范、要素合规的要求，不得仅因为电子档案采用电子形式而否认其法律效力。”在法规政策层面，电子文件、电子档案的证据地位已得到认可。

2.2 各地对文书档案的数字化管理给予了高度重视

2016年，国家档案局联合国家发改委遴选了33家单位开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，目前共有13家企业完成所选业务系统的电子文件归档和电子档案管理试点工作，并通过验收。在实践层面，部分机构、领域、行业、地区积极探索。可以看见，我国正逐步加快推进文件档案管理的数字转型。

3 文书档案数字化管理策略

3.1 建构完善的数字化管理平台，实时共享文书档案资源

在文书档案管理过程中，相关工作人员应结合实际情况积极建构完善的数字化信息管理平台，有效发挥互联网技术的实用性价值，进一步强化档案管理工作的数字化程度。在文书档案数字化信息平台运行过程中，还应针对其管理工作的内部结构进行合理细分与优化，从整体上保障档案管理工作的有效性。另外，在数字化管理过程中，还应将档案管理软件与计算机硬件进行有机融合，以此为各个部门搭建良好的沟通交流平台，实现档案管理资源合理配置目标。

相关档案管理部门在实际工作过程中，可从档案专用服务器与备份软件的安装角度着手，科学实施OA与档案信息的交接工作，进一步加强档案管理工作的数字化建设力度。另一方面，在档案管理软件控制过程中，还应确保其与扫描仪和高拍仪的适应性，以此直接将纸质档案扫描为电子档案，并将其安全存储到相应的软件空间中。与此同时，相关工作人员还可以在指定的存储系统中完成档案资料的打印与检索操作，通过搜索关键词的方式高效检索数据信息，真正为相关管理人员提供良好的便利服务。在计算机硬件设施建设过程中，相关档案管理部门应结合实际情况成立专门的档案管理工作室，在此基础上对文书档案、照片信息进行数字化加工，进而为社会公众提供良好的档案管理服务。但需要注意的是，在档案管理软件采购过程中，应严格遵循质量优先原则，并指派专门的工作人员定期更新与检查档案管理软件中存在的漏洞问题，从源头上降低电子文档发生隐私泄露风险的可能性，有效解决文书档案管理工作中存在的各种常见问题。

3.2 加大资金投入力度，构建系统的电子文档安全防护体系

档案管理部门对文书档案信息进行管理时，应在资金允许的前提下适当加大资金投入力度，充分认识到有序开展文书档案管理工作的重要性，并在此基础上构建系统的电子文档安全保护体系。结合文书档案管理工作的实际需求，应将大数据技术作为整个管理工作的核心，及时调整与改进管理工作中存在的问题。在档案管理工作实际开展过程中，极易受各种主观与客观因素的影响，在一定程度上增加了档案信息被外来人员删除或篡改的可能性，无法真正意义上保障文书档案资料的安全性与可靠性。因此，在文书档案数字化管理过程中，应安装杀毒软件、防火墙等安全防护系统，确保整个档案管理系统处于相对安全的运行环境下。相关工作人员还应有意识地限制档案文件的浏览权限，认真落实重要档案文件的防护工作。

在开展文书档案管理工作时，可以将相应的档案管理系统融合到具体的工作环节，实现档案管理、存储以及应用一体化建设，并通过国产软件与硬件的有效整合，提高电子文书档案管理的安全性与可靠性，最大限度地推动档案数字化管理的可持续发展。与此同时，依托于以数字化为基础的档案管理平台，推动云计算与大数据等技术手段的融合发展，还能更深层次地挖掘出档案数据中隐含的实效性价值，从而在一站式管理模式的支持下提高70%左右的集成效率，真正意义上实现档案管理工作的全过程监督与防护目标，在提高電子档案数据安全性的基础上将数据泄露的风险控制在合理范围内。

3.3 强化档案人才队伍建设，提升管理人员的职业素养

在现代信息化进程不断加快的背景下，文书档案管理工作人员应及时转变传统信息化建设理念，不断提高自身职业素养与专业化操作能力。在实践过程中，相关管理人员还应及时调整档案管理方案，在现有管理体系的支持下实现信息资源合理配置目标，真正意义上实现档案管理数字化的战略发展目标。另一方面，相关档案管理部门还应定期组织管理人员参与培训活动，通过再教育的方式提高档案管理工作人员的核心素养，促使其熟练掌握工作岗位中必需的基本技能，以此为文书档案数字化管理模式的有效应用提供人力方面的支持。例如，在培训过程中，相关培训人员应带领档案管理工作人员了解文书档案的分类方式，促使其正确看待文书档案管理的重要性，以此提高各归档单位对档案管理工作的重视度。此外，相关档案管理工作人员还应重点关注现代信息技术的应用情况，灵活运用数字化技术优化归档流程，从文书归档范围、操作流程以及电子文档交接等角度着手，帮助档案管理人员熟练掌握各个环节的基本技能。

结语

文书档案数字化管理具有较强的综合性和实践性特点，要求相关档案管理人员充分认识到落实档案管理工作的重要意义，在满足现代化档案管理需求的同时推动数字化进程长远发展。在开展文书档案管理工作时，可通过积极建构完善的数字化管理平台，实时共享文书档案资源;加大资金投入力度，构建系统的电子文档安全防护体系;强化档案人才队伍建设，提升管理人员的职业素养等措施，全面保障文书档案数字化管理工作的质量。

参考文献：

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[4]李卫华.文书档案管理实现数字化的意义及措施[J].办公室业务.2020（13）.

（作者单位：山东省枣庄市山亭区人力资源和社会保障局）