档案管理归档整理操作方法和技巧

2021-08-10王海波

探索科学(学术版) 2021年7期

王海波

海伦市卫生健康宣传服务中心黑龙江海伦 152300

随着社会的发展，各个领域也形成了更多的档案资料，这些资料对于行业发展十分重要，需要做好管理保存工作。而是随着档案管理规党整理资料的提高，整理模式需要在传统整理方法基础上引入现代技术，为归档整理操作创新奠定了基础。在此基础上，通过综合分析实际档案和资料管理特征优化传统的归档整理方法，提高档案管理操作水平。

一、档案管理归档整理操作现状

通过研究传统的档案管理环节中归档整理操作可以发现，实际整理时我国档案管理人员要结合实际档案管理情况总结与相符的归档整理模式，其尽管可以满足人们的档案管理需求，但是随着社会发展，其中的问题也凸显出来。根据以往归档整理经验，其中的问题主要体现在以下几方面:

一方面，管理人员在档案管理上的认识不够。档杆管理工作基本都是服务型岗位，该工作性质会导致档案管理工作难以创造经济效益，这也使管理人员对于档案管理的认知存在问题。同时，大多数管理者认为档案整理就是简单的分类整理档案，工作简单，因此招录人员时并没有限定专业技能，从业能力专业素质薄弱，对档案整理和归档质量产生了影响[1]。

另一方面，档案管理机制不完善。由于领导者不够重视档案管理工作导致相关制度也不够完善。在档案资料管理时，缺乏完善的管理机制作为指导，导致管理混乱。而有些单位尽管建立了档案管理制度，但是执行不够到位，流于形式，影响了整理和归档质量、效率。

二、档案管理归档整理操作方法和技巧

从上述分析发现，要想归档整理关键资料，需要从以下几方面进行:

1.收集档案资料。以往进行档案管理工作时，收集归档资料是归档整理基础工作，而实际档案管理时，需要收集相关单位运行所有信息，确保资料归档中所用资料能够为单位管理、决策、发展提供参考，以实现归档整理目标，确保资料相对完整，有利于应对突发事件，分析监测不利因素。

2.判断档案资料保存性。随着档案管理体系逐渐完善，管理标准逐渐提高，因此，实际在对档案资料归档前，操作人员需要系统判断资料的保存价值，并严格遵循国家规定确定保管范围和期限，进而提高归档整理效果[2]。首先，根据归档条件筛选所收集资料，避免资料重复，其次剔除全责外归档资料，最后去除不具有实效性的资料，保证资料完整，提高归档资料效果。

3.装订不同类型资料。在归档整理档案资料时，需要装订整理后资料，遵循以下原则整理:第一，根据资料产生单位整理。档案实际管理时，需要将关系紧密的资料归档装订成一部分，有利于查阅资料。第二，装订文档时，按照传统的装订经验，遵循正文在前、附件在后、转发在线、被转发灾后这一原则为后续查阅提供便利，最终实现归档整理目的[3]。第三，装订档案资料时为了能够使装订美观，需要保证文件整齐，优化装订和使用，进而达到预期整理目标。若是资料较多，则需要采用三孔一线方式装订。

4.分类归档。在归档整理档案资料时，需要根据时间标准归档分类资料，首先，根据时间对资料分类，基于资料落款时间进行分类，若是时间较长，则需要以实际完成时间确定，进而达到预期管理目的。其次，根据第一次资料时间分类资料，进而实现归档目标。

5.排序资料。实际档案管理时，根据传统归档整理模式，与实际资料类别结合排列资料。首先，档案资料根据同一时间和同一保管年度资料排列，其次需要完善同一报关时间内的资料，进而使归档整理时比较固定，以便查找后续资料。最后，需要将同一部分资料根据资料不同时间对其综合排序，进而达到预期效果。

6.编号档案。以往昂安管理时，操作人员需要对资料编号进行归档，要想达到预期目的需要采用编号方式归档整理资料，进而为档案后续使用奠定基础。例如，该环节中的操作人员需要按照档案实际情况归档单份文件，并按照年度将档案资料统一移交给管理部门，进而优化归档效果[4]。

7.登记资料信息。档案管理归档时，需要完善登记档案基础信息。首先，需要按照档案室资料件号进行综合等级，其次根据归档资料编写者、收集者来标注，确定档案管理责任，同时需要等级档案发文序号，确定资料发表年度等信息。并等级归档档案名称，由操作人员按照实际内容完善资料，为后续资料使用提供保障。最后，编写归档资料页数、时间等信息，为后续使用提供便利，并简要阐述归档资料内容。

8.打包文书资料。归档管理在以往归档整理操作时，需要打包整理归档资料，对此，在操作时需要根据顺序将归档完成的资料放在文件盒内，同时记录在盒面上记录资料信息。归档整理时，根据时间和分类等不同因素分类档案盒。装盒打包时，要想实现该环节需要遵循装盒原则完善装盒，先要按照文件编码装载，并按照档案流程整理资料，以便后续使用[5]。选择打包盒时，最佳材料是无酸纸档案盒，不仅可以安全保存资料，也具有良好耐用性，可以长时间保存。标注档案盒表面时，一般需要将归档宗号、年度、期限、类别等信息标注清楚。