制造企业SAP系统下存货管理问题研究

周群

摘要：存货作为制造业中重要流动资产，其管理涵盖企业研发、生产、销售、采购、质量、财务等各个环节，如果企业存货管理不当，会严重降低资金使用效率，因此，存货管理的质量高低一定程度上反映公司运营管理水平，也直接影响到企业生产经营效率。文章介绍了存货管理的基本方法，以制造企业Y公司为研究对象，分析该公司在SAP系统下存货管理存在的主要问题，并结合实际工作经验，提出优化存货管理的对策建议。

关键词：SAP系统;制造企业;存货管理

目前，“中国制造2025”已经升级为国家战略，说明制造业在国家经济发展中的重要性，而存货作为制造业中重要流动资产，存货管理涵盖企业经营的方方面面，管理好存货可以提升公司整体管理水平，如何分析和解决存货管理中出现的问题，亟需加以研究。

一、存货管理概述

（一）存货管理的内涵

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料或物料等，包括各类材料、在产品、半成品、产成品或库存商品以及包装物、低值易耗品、委托加工物资等。

存货管理是指企业对存货进行控制、分析及决策，实现维持一定数量和结构的存货能够最大程度降低资金占用成本、提高资产周转效率、提升公司管理水平，最终达到提高企业整体经济效益的目的。

（二）存货管理的方法

1. 准时制生产方式（JIT）。它通过实行“适时、适量、适物”的生产，可以实现零库存并实現最大的节约，优点明显，但缺点是对公司整体管理水平及供应商要求较高，对物料运输及时性的要求也较高，若没有完整成熟的供应链，很难实施此种库存管理方法。

2. ABC重点控制法。该方法是将企业的全部存货分类管理。用该方法分类可以有效防止存货过剩或缺货的情况发生， 并且能够减少不必要的保管成本，降低库存的管理成本，整体提高企业存货水平。

3. 经济订货批量（EOQ）。本方法通过平衡采购进货成本和保管仓储成本，以实现总库存成本最低的最佳订货量。经济批量法的应用有一定限定条件，即分析对象的使用或减少必须是均衡的。

4. 物资需求计划（MRP）。根据市场需求、组成产品的材料结构表、库存状况，通过计算机计算所需物料的需求量和需求时间，从而确定材料的加工进度和订货日程的一种实用技术。目前很多大型生产制造企业依靠计算机技术运用这种方法来管理存货。

5. 供应商管理法（VMI）。这种库存管理策略打破了传统的各自为政的库存管理模式，以实现双方库存最低成本为目的，体现了供应链的集成化管理思想。

二、SAP系统下存货管理现状——以Y公司为例

Y公司是一家投资额上百亿的大型制造企业，库存种类多、价值高，Y公司依托SAP系统，运用MRP技术来管理存货。SAP是一种ERP系统，可以将公司运营信息集成，在既定的产销策略下，根据产能制定生产计划，根据现有库存情况、物料采购周期等制定采购计划。近年来，公司的存货周转速度持续放缓，存货管理存在一些问题。

（一）存货积压情况比较严重

Y公司所在行业为液晶面板行业，近些年来市场产能已经供过于求，公司为了开拓市场，增加研发投入，不断开发新产品甚至非标产品。新产品从原材料备料到生产入库的周期一般为2～3个月，一旦新产品在客户端导入延迟，或者客户端需求缩减，公司的生产及采购计划需要跟着调整，计划往往调整不到位，导致产能利用率下降，库存增多及物料呆滞。

（二）存货管理缺乏监督考核机制

存货管理涉及公司各个部门，采购部门希望大批量的采购原材料，避免断料影响;生产部门希望持有高库存的原材料和维修备耗件，以满足连续生产需要;而销售部门希望产成品库存量大且种类丰富，以满足客户各种需求;财务部门希望存货占用资金成本越小越好。存货管理目标不一致，缺乏相应的监督考核机制来协同管理目标，导致存货管理难度较大。

（三）存货管理信息系统衔接不完整

公司存货管理涉及的信息系统有计算机集成制造系统（CIM）、企业资源管理系统（SAP系统）等，但系统之间并不对接，无法实现信息实时共享，比如CIM系统记录的成品产出数需依靠人工定期录入SAP系统，一旦录入不及时或者错误，则无法及时提供准确的库存信息以供决策管理;生产管理部门掌握CIM系统所有产品的投入产出数据，为了达到自身投入产出的考核目标，可能会粉饰输入SAP系统的数据。

（四）存货盘点制度执行不到位

首先，由于财务部门对生产业务流程不熟悉，Y公司的部分存货物理位置堆放不合理，导致盘点有时流于形式;其次，存货物料过多，财务部门监盘人力有限，为了减少停线盘点造成产能损失，通常无法全部监盘存货，部分监盘则无法核查整个盘点数据的真实性;然后，盘点方法不够精细，Y公司原材料中含有大量气体液体等化学品，此类原材料盘点需依靠读刻度、测压力和温度等方式，通过公式换算出来实际库存，受限于当时环境，盘点数据可能失真;最后，Y公司领导层对于盘点结果不重视，导致盘点差异未能及时入账处理，差异也越来越大，库存报表信息失真，给生产成本的核算带来影响。

（五）未设置安全库存警戒线

Y公司未对存货设置安全库存警戒线，无法衡量库存冗余多少，很多货源稳定的大宗原材料仅靠经验来判断采购量，随着非标产品的增多，原材料类型也越来越多，个人经验不足时采购员往往多采购避免缺货风险，非大宗材料库存受客户交期、价格谈判水平、物流不稳定等多方面影响导致库存月度波动较大。另外，Y公司没有存货库龄分析表，呆滞料问题无法展现出来，尤其难以定量说明这些问题。

（六）存货核算不健全

首先，盘点差异以及呆滞料没有及时处理，导致报表潜亏;其次，存货跌价准备计提不足，导致存货资产虚增，按照会计准则，每一会计期末要对存货按照“成本与可变现净值孰低”进行存货价值评估，但是，存货种类繁杂，特别是半成品和原材料，要获取其可变现净值需要耗费大量人力，月度结账时间紧迫，准确计提存货跌价准备存在很大难度，从而导致报表无法客观体现存货价值。最后，对于客户售后退换货业务没有会计核算，无法及时体现退换货损失。

三、优化企业存货管理的对策建议

（一）健全存货管理制度

首先，完善《存货内部控制手册》。对存货采购、验收、入库、出库、退换货等流程进行完善，规范每一环节责任主体及其权责，制定每个环节的操作规范文件，结合SAP系统特性设定规则逻辑，最大化利用SAP系统。其次，完善存货现场管理相关规范。例如，对存货的区域划分及标识管理做详尽说明;对在库存货保管期和有效期出具管控细则。再次，完善存货管理办法。针对管理办法中缺失的“冷冻品”、“危化品”等特殊存货制定管理制度，由于新产品开发增多，不良品报废及退换货数量增加，也应制定相应的管理规范，避免管理脱节。最后，制定存货岗位定期轮岗制度，避免一人长期从事一项岗位业务，减少舞弊风险。

（二）制定存货考核目标

首先，按照年度预算目标，制定存货周转率目标，设置为领导层的考核目标;其次，制定主要原材料安全库存警戒线，企业应结合采购周期、生产计划、供应商关系、物流运输条件等制定主要原材料安全库存，一旦触碰安全警戒线，仓储及采购部门作为责任单位需要分析原因;对于半成品，要依据生产周期和产能预估其安全库存，并作为生产部门的考核目标;对于产成品，根据淡旺季制定不同的产成品库存上限目标，通过激励手段促使销售部门降库存，避免存货占用资金。

（三）完善信息管理系统

Y公司尽管拥有先进的ERP系统，但各系统间并不集成，不能充分利用信息管理系统来开展存货管理。公司首先要解决制造系统（CIM）和资源管理系统（SAP）信息无法共享的问题，实现生产数据、采购数据、财务数据共享，有利于生产部门及时获取物料消耗情况，计划部门可以完全依托SAP系统制定滚动的产销存计划，销售部门能准确掌握实时库存信息，精准调配发货，财务部门可以从信息管理系统获取各类基础数据，更好地进行存货精细化分析。

（四）健全存货核算

第一，确保存货账目及时处理，每个月及时处理存货盘点差异，及时对生产过程中报废的物料和产品账务处理，一旦出现呆滞料及时出具处理方案;第二，完善存货跌价准备计算模型，半成品和原材料的可变现净值难以获取，除了某些定制物料和半产品应单独计提跌价准备外，其他物料和半产品跌价比例可以参照产成品跌价比例，按照产品类型分类计算。在市场下行情况下，应定期计提存货跌价准备。第三，改变已售产品退换货业务核算模式，已售货物退回来后应分为报废处理、重新上线修理、品质降级待售这三个方面进行会计处理，重新给客户换货时应将退换损失计入售后质量成本。

（五）加强存货盘点管理

第一，成立由公司领导任组长，公司财务部、运营管理部、审计部、采购部为组员的存货清查领导小组，定期对公司存货进行全面清查盘点，提高全员重视程度;第二，参入盘点人员必须熟悉生产车间基本的工作流程，了解存货流转环节;第三，成立专项小组，找出车间不停线但能确保一定准确率的盘点方法;第四，及时找出盘点差异原因，对管理疏忽造成的盘亏损失追究相关责任人，盘点差异及时入账，确保存货价值的真实性;第五，存货清查领导小组定期出具存货盘点报告，及时督促相关部门对暴露问题进行整改。

总之，加强存货管理需从企业的自身实际情况出发，切实提高管理层对存货的管理意识，制定科学的存货管理制度和考核激励制度，优化存货管理内控流程，充分利用ERP系统解决存货管理中的问题，以促进企业更好地发展。

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（作者单位：南京中电熊猫液晶显示科技有限公司）