医院如何完善档案管理制度

古力扎尓·赛来

摘 要：为更直观地显现医院历年经营的状况以及管理各部门的工作，妥善保管医院私密文件和重要资料，加强档案的管理。因此，需要医院相关人员根据《档案法》具体完善档案管理制度。

关键词：创建体系;加强培训;重视开发;具体管理

一、创建原因

目前，许多大型医院的纪律档案保护管理工作都非常不规范，其中也就存在了许多的问题。因此，医院应该要加强健全档案的管理体系，使得医院各个部门的管理更加地制度化、专业化。实现医院的档案管理体系制度化、专业性建设非常必要。利于规范本单位及部门的基础性工作。明确了档案管理人员的责任职务，提高了医院人员的专业素养。

二、适用范围

此系统包括医院行政部门档案、人事档案、财会计档案、照片档案，科研项目档案、病员病例档案、医院设备档案等档案的管理工作。

三、管理工作现状

1.制度不健全，收集率不高

在医院管理方面，档案的管理没有一个科学统一的系统。随着科学技术的发展，医院设备水平的提高。旧制度已无法全面概括如今医院所有部门工作的全部内容，并且大多数人员不重视档案的收集，导致收集率很低，造成医院工作人员档案不全、病员档案丢失等情况。因此，使病员无法及时就医以至于耽误病员时间造成不必要的麻烦。

2.人员意识不强，档案利用率太低

一些档案管理人员在工作中，他们对于档案保护方面的意识较为淡薄，思想观念和管理水平都跟得上了新的时代进步，因此，不太重视这份工作。究其根源就在于没有从根本上正确地认识到了档案管理工作的意义和重要性。正是由于这种态度，造成档案信息开发不完全，档案利用率太低。不利于医院档案的综合利用与分散管理。

3.界定不清，范围不明

随着医院人员的增加，档案也随之增多。由于医院档案管理没有具体统一的系统，界定不清，范围不明。因此，医院档案管理工作者会按自己的意愿给各类档案分类整理，造成档案整理不规范，纳入不完整。例如：行政部门档案归类到人事部门中，不知道将病员档案归到哪一方面。

四、管理工作对策

1.创建档案管理体系

为了促进档案规范管理，健全档案管理制度，创建科学统一的管理体系。在遵守国家和公司的保密规定及相关规程以此管理体系为标准，重新规划管理工作。各个机关、各个部门等组织具体实行此项管理体系即管理工作需具体到每个管理工作者。让管理体系真正发挥作用，使档案根据每个部门、每种类型正确归档。

2.集中学习《档案法》，加强人员培训

《档案法》规定档案工作实行统一领导、分级管理的原则。宣传和实行国家有关档案管理工作的政策和方针。集中档案管理工作者共同学习《档案法》表明了对医院制度完善的决心，使医院领导、管理工作者都认识到档案管理的重要性。

管理人员的整体素质决定工作时的态度。有些管理工作者在工作中无组织无纪律，对待工作也是侃侃而谈。因此造成医院管理工作不到位，档案分类不明确的现象。因此，医院需设立专门课程，加强人员培训。从工作人员出发，切实提高管理工作的能力。

3.档案整理与鉴定

医院所有部门人员具有的档案数量还是一个很大的数据，在收集是大多都是无理无序的，这就需要档案管理员体现其作用，花费大量的时间整理档案并将其编目、排列，形成档案目录，同时还需要根据每个人员的具体情况进行核查与鉴定，以防有些小部门的人员利用伪造的假档案为了蒙混过关而滥竽充数。有利于保护有实际意义的档案而筛选并删除无用档案，解决仓库档案量过多的问题。

定期对各类档案信息资料进行全面的检查，资料不完整的要及时地进行填写和补全、对于破损档案则要运用复印等技术进行档案的抢救和修复，并切实做好各类档案信息的保护和维修。

4.重视开发、加强利用

档案信息资源开发是根据档案信息建立信息研究与数字化统计。随着时代的发展，档案的开发显得格外重要。档案是跟随人的一生的，是一个人一生中最重要的标签。在任何单位、任何部门都需要档案的扶持。这就需要档案管理工作者需要重视档案开发，为每个部门整理好个人档案，加强档案利用。

5.档案妥善保管

档案的收集、管理、统计、分类等工作都是妥善保管档案的必要步骤。有时，在人员外出与其他外来人员交流工作时可能会用到档案。为了防止档案在此过程中遗失，在人员完成任务时，及时将自己的档案交予档案管理部门归档。或者档案管理员将医院各部门人员档案先进行备份，就算人员外出遗失档案也不至于造成不必要的损失。档案管理员需要定时检查档案，在档案出现意外时及时发现并联系相关人员及时补档。安全保管的工作精神要做到位，档案保管条件需要严格执行，另外档案工作人员要做到防盗和防火以及防潮的准备，随时打扫灰尘，而且要防失密，保持通风以及严禁存放易燃和易爆物品。保证档案的完整性。

6.档案定期清理

管理工作者负责档案借调工作。做到提供准确、及时主动。用后及时清退，按时入库归位。例如：有些重要档案涉及病员隐私内容，在为他们完成治疗后要定期清理、在每次开完重要会议后需将会议报告入档，在经过长时间后，这些档案将降低利用率变成无用文档，既占用空间，又会在档案管理员整理档案时增加不必要的麻烦。因此，在每次整理档案是在经过相关部门的同意时，将不必要的档案定时清理。

五、结束语

档案本身便是国家机构、组织以及个人来进行相关信息和内容记录的载体，對于搞好档案资源管理与利用非常有意义。无论是什么行业都会对其进行一个记录，它所要记录的内容也是比较广泛。在现代社会中人们在生活中碰到一些困难和疑惑的时候，可以利用档案资料的查看和分析方法来帮助他们了解一些相关问题，并且能够找到有效地解决问题的方法和策略。所以，我们必须充分地认识和考虑到档案保存管理工作对于开展的意义和重要性，并进一步做好与此相关的准备和工作，切实地提高自身的档案保存管理工作的效率和质量。