人多好办事之Word协作篇

2021-07-30

电脑报 2021年28期

一、Word 2019的协作

Word的协作主要是通过Windows 10自带的OneDrive网盘实现，而协作的用户使用微软账号就可以轻松参与协作。

接着在Word2019新建一个需要协作的文档，假設为“1.docx”，完成后点击“文件→另存为”，将需要协作的文档保存到“OneDrive-个人”，此时会自动打开OneDrive网盘，按提示选择保存位置保存（图2）。

启动Word 2019后点击“文件→账户”选项，然后在弹出的窗口中使用自己的微软账户登录，在左侧窗格的“已连接服务”下，确保Word2019可以成功连接到OneDrive网盘，否则请点击“添加服务”进行连接（图1）。

这样当我们需要和同事协作文档的时候，返回Word 2019窗口点击“文件”菜单中的“共享”选项，单击“邀请他人”。这样在Word 2019窗口的右侧窗格会打开共享的设置界面，按提示输入邀请需要协作的员工的电子邮件（可以直接使用Windows 10登录的微软账户）、协作备注、自动共享更改选择“总是”，最后点击“共享”（图3）。

如果暂时没有协作同事的微软账号，也可以点击下方的“创建共享链接”，接着按提示创建编辑链接（对于无需编辑的文档也可以创建仅供查看的链接），然后将链接通过微信、QQ等发送给协作同事即可（图4）。

二、在线Office协作

这样参与协作的同事在其账户邮箱中就会收到共享的请求，打开邮箱后按提示点击其中的链接，在打开的页面登录他们的微软账号后就可以看到共享的文档了。当然Word也支持在线打开协作文档，按提示在浏览器中打开https：∥www.office.com，然后使用自己的微软账户登录，成功登录后点击页面左上角的“应用启动器→Word”，接着在打开的在线Word页面，切换到“与我共享的内容”，在这里就可以看到同事发送给我们的协作文档（图5）。

按提示点击打开需要协作的文档，如果协作者有编辑文档的权限，在打开的页面中就可以根据协作的要求对文档进行编辑（如果没有编辑权限可以向文档发送者申请权限，图6）。共享的文档也支持使用桌面应用打开，在上图按提示点击“在桌面应用中打开”，就可以调用本机安装的Word 2019进行编辑了。对于文件的发送者，在Word 2019中如果有多人同时编辑，在文档下方会显示正在编辑的用户数以及文档更新情况。如果下方有“可用更新”时，说明有人修改了文档，点击“立即更新”可以保存这些更新到本地Word中。

不过由于共享的文档需要连接到微软的OneDrive网盘服务器，国内用户有时会无法连接。此时可以先使用管理员身份启动记事本打开“C：＼Windows＼System32＼drivers＼etc＼hosts”，在其后增加“134.170.108.26 onedrive live.com”和“134.170109.48 skyapi.onedrive.live.com”，保存后就可以访问OneDrive网盘服务了。